Де проводиться план

0 Comments

Зміст:

Планування закупівель. Відповіді на запитання

Процес планування складається з кількох етапів, а саме:

1) Визначення потреб підприємства (коли підприємство з огляду на певні моменти як: щорічні обов’язкові витрати, витрати, пов’язані з минулорічними закупівлями, витрати згідно з потребами для забезпечення діяльності підприємства та інші)

2) Визначення параметрів закупівлі (по кожній із згрупованих позицій запланованих закупівель визначають предмет закупівлі, у документі-плані є перерахування предметів закупівлі та орієнтовна очікувана вартість по кожному з них). Залежно від типу вашого підприємства та очікуваної вартості закупівлі визначається вибір процедури для кожної із закупівель.

3) Затвердження річного плану (тендерним комітетом або Уповноваженою особою залежно від вартості закупівлі)

4) Публікація річного плану закупівель в Прозорро (в кабінеті на майданчику натиснути «Створити план закупівель» і заповнити форму. Інформацію про те, як це робити, можете знайти в статті Планування закупівель )

Саме після внесення річного плану в електронну систему процес планування вважається завершеним.

Детальніше про етапи та інші аспекти планування закупівель можете прочитати в статтях: Планування закупівель, Річний план закупівель. Практичні поради щодо планування закупівель.

А тепер перейдімо до актуальних запитань щодо планування закупівель.

Підкажіть, чи існує тепер додаток до річного плану?

У новій редакції Закону відсутнє поняття додатку до річного плану. Всі закупівлі відображаються у плані.

Хто повинен виконувати закупівлі до 50 тис грн за кодом дк від планування до викладення звіту про договір про закупівлю, якщо немає тендерного комітету? Від якого імені чи посади потрібно робити протоколи?

Це може робити Уповноважена або відповідальна особа.

Закупівлю з 19.04 2020 рекомендовано проводити відповідно до потреб. Які документи мають бути для підтвердження потреби?

Немає чіткого набору документів. Планування в цьому не зміниться. Ви, наприклад, робите протокол ТК, УО, яким запитуєте, які потреби є у ваших підрозділів, далі вони надають вам певні потреби листами тощо і ви на підставі цього створюєте річний план.

Чи можливе проведення процедури відкриті торги, якщо річна вартість предмета закупівлі складає 160 000 грн?

Ні. Замовники можуть здійснювати процедуру закупівлі шляхом відкритих торгів, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт — до 1, 5 мільйона гривень. Тож, якщо у вас на рік по якомусь предмету закупівлі є 160 000 гривень, то ви повинні проводити не відкриті торги, а той вид закупівлі, який передбачений Законом. В даному випадку це спрощена закупівля.

Чи правомірно скасувати річний план, внесений в систему, який не є використаний (немає договору)?

Звісно. Ви можете скасувати план або внести зміни до нього до моменту оголошення по ньому тендеру.

Чи правильно зазначити в положенні про ТК, що він здійснює планування закупівель, складання та затвердження річного плану, а УО, яка буде проводити виключно спрощені закупівлі – планує та оприлюднює спрощені закупівлі. Чи ТК зараз може планувати лише процедури? І хто в такій ситуації затверджує річний план?

УО, яка буде проводити спрощені закупівлі — планує та оприлюднює спрощені закупівлі відповідно до нової редакції Закону. Інші типи закупівель може планувати та проводити ТК.

Чи змінилась форма Річного плану після 19 квітня 2020 року?

Так, дещо змінилась. Додались нові поля, тепер відсутні додатки до річного плану, оскільки всі закупівлі відображаються у плані. Перелік наявних в новій формі плану полів, наведений в частині 2 статті 4 Закону. А саму форму можна знайти в кабінеті на майданчику, натиснувши « Створити план закупівель ».

Как Составить План Проекта и Оправдать Ожидания Команды и Стейкхолдеров

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта . Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта . Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта:

  • CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути).
  • WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
  • PERT-диаграмма.

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

  • Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.
  • Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками.
  • Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
  • Работы с возможными рисками.
  • Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла.

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

  • Требованиях к проекту.
  • Его сроках.
  • Объемах работ.
  • Заинтересованных сторонах.
  • Выделенном бюджете.
  • Задействованных ресурсах.
  • Потенциальных рисках на проекте.

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

  • Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
  • Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
  • Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
  • Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами . Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO .

С помощью инструмента вы сможете:

  • Создавать задачи и подзадачи.
  • Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
  • Управлять виртуальными ресурсами.
  • Задавать стоимость ресурсам.
  • Создавать зависимости и вехи.
  • Следить за прогрессом каждой задачи.
  • Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
  • Создавать персональные календари.
  • Делиться графиком с помощью ссылки.
  • Создавать отчеты.
  • Работать с портфелями проектов.
  • Экспортировать график в популярные форматы.
  • Создавать персональные рабочие календари.
  • Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы
  • и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта , которые подойдут многим профессиональным индустриям:

  • Разработка ПО.
  • Строительство.
  • Организация мероприятий.
  • Маркетинг.
  • Торговля.
  • Производство.
  • Дизайн
  • и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

  • Обозначает конечный результат.
  • Определяет длительность проекта.
  • Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
  • Выбирает методологию управления проектом.
  • Определяет технические требования и ограничения.
  • Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами , а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

  • Дополнительные расходы.
  • Привлечение сторонних специалистов.
  • Задержка выполнения задачи или нескольких.
  • Болезнь или увольнение сотрудника.
  • Срочные командировки,
  • и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.