Чим інвойс відрізняється від рахунку

0 Comments

Інвойс – що це простими словами

Торгівля на міжнародному рівні зобов’язує учасників надавати інформацію про товари та послуги у належному вигляді, а саме через такий платіжний документ як інвойс. Давайте докладно розберемося, що таке комерційний інвойс та які дані мають бути враховані документом. Деталі далі.

Що таке інвойс?

По суті инвойс – це розрахунково-платіжний документ, необхідний міжнародної торгівлі, саме для виставлення рахунки продавцем покупцю, і навіть ключовий діловий папір для митного оформлення товарів.

Для обох сторін угода інвойс означає таке:

  • для продавця, що товар відвантажений, відповідно до затверджених умов постачання;
  • для покупця, що в нього з’явилися зобов’язання сплатити отримані продукти відповідно до зазначених умов.

На підставі інвойсу підтверджується вартість товару, що декларується, розраховується ПДВ, що сплачуються імпортером, а також митні збори та мита. Також комерційний інвойс може виступати як накладна і бути посвідченням походження товару (згідно зі статтею 43 п. 5 Митного Кодексу України). Відповідно, правильне та безпомилкове заповнення документа гарантує швидке проходження митного контролю.

Що таке інвойс Україна?

Інвойс використовується у міжнародній практиці та є найважливішим елементом бухгалтерського контролю, у тому числі і на території України. Документ заповнюється двома мовами (українською та англійською одночасно), надається в оригіналі, з підписом та печаткою, хоча затвердженої форми інвойсу законодавством України не передбачено.

Цілі та призначення документа инвойс

  • Фіксація переліку експортованих товарів та їх вартості.
  • Свідчення факту постачання певних матеріальних цінностей.
  • Документація зобов’язань, виставлених покупцю, щодо оплати вантажу, відповідно до умов договору.
  • Доказ походження товару.
  • Отримання підстав для проходження митного контролю та сплати зборів.
  • Впровадження однаковості звітної форми у міжнародній торговельній практиці.

Важливо! Якщо ви проігноруєте документ інвойсу або відправите його несвоєчасно, ризикуєте отримати штраф у розмірі до 100% від суми угоди. Причина санкцій – порушення валютного законодавства та правил митного контролю.

Форми інвойсу

Розрізняють дві форми інвойсу:

  • Комерційний інвойс (рахунок-фактура), який можна назвати різновидом товаросупровідної документації для фактичної оплати товару та декларування експорту.
  • Проформа інвойс (proforma invoice) або попередній рахунок на оплату, що виписується продавцем. У проформі вказуються дані про товар (кількість, вартість, ціна,), але в ній не виставляється вимога про оплату. Тому цей формат документа не є платіжним. Тоді, коли затверджується остаточна сума договору, оформляється комерційний інвойс.

Проформа інвойс виписується у таких випадках:

  • під час продажу товару/послуги з часткової передоплати;
  • під час продажу відвантаженого, але з реалізованого товару, і навпаки;
  • при безоплатних операціях, таких як гуманітарна допомога, аукціонна діяльність, участь у виставках.

Приклад invoice: іноземний онлайн-бізнесмен замовив українському дизайнеру редизайн свого сайту. Оскільки робота вимагає серйозного попереднього аналізу, сторони не могли відразу домовитися про повну вартість та обсяг робіт. При цьому замовник готовий підтвердити своє бажання працювати з дизайнером: він надсилає заявку та переказ авансу (передоплати) у розмірі N доларів. Документ – підстава для передачі грошей для отримання послуги буде proforma invoice, яку надіслав дизайнер. Проформі не характерні наявність чіткої умови про оплату та строки виконання робіт. Тільки після того, як сторони затвердять усі нюанси угоди, вони оформлять підсумковий рахунок – комерційний інвойс.

Яку інформацію має містити інвойс?

Вкрай важливо дотриматися правильність заповнення інвойсу. Ось дані, які повинні бути обов’язково відображені в invoice:

  • Дата складання;
  • Номер документа;
  • swift код (унікальний код ідентифікації);
  • реквізити продавця/відправника (адреса, найменування організації або підприємців);
  • реквізити покупця/одержувача;
  • дата та номер контракту;
  • список товарів;
  • назва продукту, включаючи опис кожного виду, моделі та артикула;
  • кількість одиниць товару чи перелік послуг;
  • вага/маса;
  • назва матеріалу;
  • ціна за штуку вантажу;
  • загальна вартість партії товару (суму інвойсу);
  • код ТН ЗЕД;
  • відомості про країну-виробника та країну-експортера (у разі, якщо вони відрізняються);
  • інформація про країну-одержувача;
  • мета експорту вантажу;
  • термін зберігання (not for resale);
  • податкову ставку ПДВ;
  • найменування валюти, у якій проводитиметься розрахунок;
  • умови постачання відповідно до Інкотермс 2010;
  • підпис уповноваженої особи, яка фігурує в інвойсі;
  • штамп/друк (за наявності).

Також документ повинен містити у собі реквізити банківського рахунку для оплати та термін платежу. Інвойс-фактура передбачає опис порядку передачі предмета угоди, умови якої покупець та продавець відобразили у договорі.

Важливо! Для оформлення документів не можна вдаватися до скорочень та виправлень. Invoice вимагає деталізації, особливо якщо йдеться про послуги: які роботи будуть здійснені, в якому обсязі, кількості, яка вартість одиниці (послуги загалом або години роботи). Некоректно зазначені дані можуть загальмувати процедуру митного оформлення. Будьте уважні.

Хто оформляє документ?

Інвойс заповнює сторону продавця товарів чи постачальника послуг. Правовий статус відправника може бути будь-яким: підприємства, індивідуальний підприємець, фізична особа. Покупцеві залишається лише прийняти документ та товар/послуги.

У документі допускається таке оформлення:

  • на аркуші формату А4, а по можливості на фірмовому бланку компанії-відправника;
  • від руки або у друкованому вигляді;
  • на кожній сторінці має бути підпис відправника;
  • незважаючи на наявність графи для друку, її може і не бути (оскільки з 2016 року юридичні особи звільнені від необхідності використовувати печатки/штампи).

Також доцільно вказати номер телефону, щоб у разі потреби зробити дзвінок та уточнити деталі.

Як вирушає комерційний інвойс?

Інвойси складаються та вирушають у 6-ти примірниках, з них один оригінал та п’ять копій.

Чому так багато? Кожен екземпляр має своє місце та призначення, а саме:

  • один із документів вкладається всередину вантажу;
  • відвантажувальний інвойс разом із транспортною накладною поміщається у спеціальну кишеньку для авіавідправлень;
  • третій варіант залишається у відправника;
  • четвертий вирушає покупцю;
  • номер п’ятий та шостий мають залишитися у перевізника.

Якщо предмет договору (товар) вирушає над комерційної метою, то інвойсі потрібно уточнити причину переміщення. Потрібно прописати кількість та додати напис «Товари не для комерції. Оплата не потрібна», «Заміна шлюбу. Вартість вказана лише для митного оформлення» та інше.

Перевірка документа

Щоб уникнути ряду бюрократичних митних зволікань, складений вводі необхідно перевірити ще раз. Отже, на що слід звернути увагу:

  • Наявність 6-ти інвойсів (1 оригінал +5 копій).
  • Порядковий номер.
  • Повноту опису параметрів. Товари мають бути детально описані. Документи повинні містити в собі ціну за одиницю, порядок оплати, включаючи загальну вартість продукції та валюту для розрахунків.
  • банківські реквізити відправника.
  • Наявність підпису відправника вантажу.

Як товаросупровідний документ інвойс є важливим елементом міжнародної торгівлі. Він містить у собі перелік важливих показників, включаючи ціну. Згідно з отриманим інвойсом, одержувач набуває зобов’язання на оплату, а відправник – гарантію оплати. Будьте уважні під час заповнення, перевіряйте кожен рядок, а в разі потреби звертайтеся до фахівців для підготовки інвойс.

Інвойс зразок 2023

Особи, які провадять зовнішньоекономічну діяльність, щодня мають справу з інвойсом. Мінфін визнає його первинним документом. А податківці вимагають додатково складати до інвойсу акт про виконаних робіт, податкову накладну чи рахунок-фактуру. Чия позиція в пріоритеті та що робити на практиці? Усе пояснить експерт

Господарські операції відображають у бухобліку на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-ХІV, даліЗакон про бухоблік).

Інвойс як первинний документ

Первинний документ містить відомості про господарську операцію (абз. 11 ч. 1 ст. 1 Закону про бухоблік). Як електронний, так і паперовий первинний документ має містити такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):

  • назву документа (форми);
  • дату складання;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст, обсяг і одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за проведення і оформлення господарської операції;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.

Перелік обов’язкових реквізитів первинки продубльовано і в пункті 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджено наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Тож робимо висновок: інвойс (рахунок) набуває статусу первинного документа, якщо він містить:

  • усі обов’язкові реквізити первинки;
  • відомості про господарську операцію.

Господарська операція — це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства (абз. 5 ч. 1 ст. 1 Закону про бухоблік).

Однак оплату підтверджує не інвойс (рахунок), а проведене обслуговуючим банком платіжне доручення. Адже проведення Дт-31 «Рахунки в бaнках» — Кт-36 «Розрахунки з покупцями тa замовниками» робимо не на дату рахунку, а на дату платіжного доручення.

Не спростовують цього й контролери (листи Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 і ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22; далі — Лист № 6964).

Отримання товарів/надання послуг класичний рахунок теж не підтверджує. Цю функцію виконують накладна чи акт.

Інвойсом постачальник лише інформує покупця, скільки та на який рахунок переказати гроші за товар/послугу (див. нижче). Тобто первинним документом інвойс є лише за формальними ознаками. Оплату й оприбуткування товару/надання послуги він не підтвердить.

Зразок інвойсу

Чи може інвойс замінити накладну чи акт

Інвойс може замінити накладну/акт лише тоді, коли це буде гібридний документ. Окрім обов’язкових реквізитів первинки, він має містити інформацію про те, що продавець відвантажив товар (надав послугу), а покупець (замовник) його (її) отримав (прийняв). На практиці, гібридним формам первинних документів присвоюють подвійні назви. Наприклад, рахунок-накладна, рахунок-акт тощо.

Фіксація в інвойсі факту відвантаження товару/отримання послуги — не примха, а вимушений запобіжний захід. Пояснимо чому.

Активи — це ресурси, від використання яких підприємство планує отримати економічні вигоди (п. 3 НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»). Воно контролює активи доти, доки не передасть їх покупцеві. Разом з правом власності на активи до покупця переходять і пов’язані з ними ризики і вигоди. Дата зарахування активів (товарів) на баланс — це дата, на яку до покупця переходять ризики й вигоди, пов’язані з правом власності на придбані (отримані) активи (лист Мінфіну від 21.04.2009 № 31-34000-20-27/11292). Саме на цю дату на підставі відповідних первинних документів і показують вартість товарів у бухобліку.

Увага: звичайний (не гібридний) інвойс не фіксує факту переходу права власності на товар або факту надання послуги.

Умови переходу права власності на товар регулює відповідний договір. Обидві сторони договору зацікавлені у тому, щоб коректно зафіксувати в ньому умови (зокрема, дату) переходу права власності на товари чи отримання послуги. Адже від цього залежить, чи правильно вони визнають доходи і витрати, тобто чи застосують принцип обачності. Згідно з яким методи оцінки, що застосовують в бухобліку, мають запобігати заниженню оцінки зобов’язань і витрат, завищенню оцінки активів і доходів підприємства (абз. 9 п. 6 р. ІІІ НП(С)БО 1).

Зрештою виставлений постачальником рахунок покупець може і не оплатити. Адже рахунок — це документ, який не має зобов’язального характеру. Та навіть якщо покупець і оплатить рахунок, то має право передумати й змінити призначення платежу. Наприклад, спрямувати сплачені кошти в рахунок оплати послуги або взагалі розірвати домовленість.

Тож класичний (не гібридний) інвойс не може документально підтвердити, чи дотримали ви умов оприбуткування активів і визнання доходу (витрат) від реалізації (отримання) товарів (послуг).

  • Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
  • Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
  • Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
  • ПДВ: від азів до майстерності ⏩
  • Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
  • РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
  • ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
  • Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Хоча, на думку Мінфіну, на підставі рахунку-фактури (інвойса) можна відображати в бухобліку господарську операцію з постачання товару (робіт, послуг) без складання акта приймання-передачі. Але за умови, що оплату товару підтверджує відповідний платіжний документ (листи Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339, від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658). Цей підхід можна застосувати хіба що до послуг. Оскільки, на відміну від постачання товарів, результат надання послуг немає матеріалізованого чи об’єктивованого змісту. Адже у цьому разі продається не результат, а дії, які до нього призвели.

Практика податкових перевірок змушує обережно ставитися до роз’яснень органів контролю про статус інвойсу. Тому що податківці вимагають, щоб були накладні чи митні декларації, а також акти, що підтверджують реальність господарської операції та дати визнання доходу/оприбуткування ТМЦ.

У Листі № 6964 читаємо, що рахунок-фактура (інвойс) входить до переліку документів, що підтверджують митну вартість товарів згідно із частиною 2 статті 53 Митного кодексу України. Але інвойс — документ, за яким оплачують товар. Він не фіксує господарської операції, розпорядження чи дозволу на її проведення, а має лише інформаційний характер. Тому імпортований товар потрібно оприбутковувати за інформацію із вантажної митної декларації.

А в листі ДФС від 14.11.2017 № 2608/О/99-99-13-01-02-14/ІПК зазначено, що рахунок-фактура не відповідає ознакам первинного документа, тому факт отримання послуг потрібно підтверджувати актом.

Якою мовою оформлювати інвойс

Компанії, які ведуть зовнішньоекономічну діяльність, зазвичай працюють із іншомовними інвойсами, переважно англомовними. Але усі первинні документи у нас складають українською мовою (п. 1.3 Положення № 88). Податківці наголошують: документи, які є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову (ЗІР, категорія 102.21).

Тому інвойс або одразу складайте двома мовами (українською і, наприклад, англійською), або забезпечуйте автентичний переклад іншомовного документу на українську.

Інвойс замінить накладну чи акт лише за умови, якщо зазначите в ньому дані про перехід права власності на товари або надання послуги й узгодите це з відповідним договором.

Якщо використовуєте інвойс у комерційній діяльності як інформаційний документ, не забувайте складати накладні на товари та акти про надання (отримання) послуг.