Рятуємося від рутинної роботи за допомогою функції ВПР в Excel

Напевно багатьом активним користувачам табличного редактора Excel періодично доводилося стикатися з ситуаціями, в яких виникала необхідність підставити значення з однієї таблиці в іншу. Ось уявіть, на ваш склад зайшов якийсь товар. У нашому розпорядженні є два файли: один з переліком найменувань отриманого товару, другий – прайс-лист цього самого товару. Відкривши прайс-лист, ми виявляємо, що позицій в ньому більше і розташовані вони не в тій послідовності, що в файлі з переліком найменувань. Навряд чи комусь із нас сподобається ідея звірити обидва файли і перенести ціни з одного документа в інший вручну. Зрозуміло, в разі, коли мова йде про 5-10 позиціях, механічне внесення даних цілком можливо, але що робити, якщо число найменувань перевалює за 1000? В такому випадку впоратися з монотонною роботою нам допоможе Excel і його чарівна функція ВПР (або vlookup, якщо мова йде про англомовної версії програми).

ВПР дозволяє працювати з великими таблицями, переносячи дані з однієї в іншу

• 1 Що таке ВВР і як нею користуватися?
• 2 Важливий момент
• 3 Як порівняти дві таблиці в Excel?
• 4 Можливість роботи з декількома умовами

Що таке ВВР і як нею користуватися?

Отже, на початку нашої роботи по перетворенню даних з однієї таблиці в іншу буде доречним зробити невеликий огляд функції ВПР. Як ви, напевно, вже встигли зрозуміти, vlookup дозволяє переносити дані з однієї таблиці в іншу, заповнюючи тим самим необхідні нам осередки автоматично. Для того щоб функція ВПР працювала коректно, зверніть увагу на наявність в заголовках вашої таблиці об’єднаних осередків. Якщо такі є, вам необхідно буде їх розбити.

Припустимо, нам необхідно заповнити «Таблицю замовлень» даними з «Прайс листа»

Отже, перед нами стоїть завдання – перенести ціни наявних товарів в таблицю з їх найменуваннями і розрахувати загальну вартість кожного товару. Щоб це зробити, нам належить виконати наступний алгоритм:

1. Для початку приведіть таблицю Excel в необхідний вам вид. Додайте до заготовленої матриці даних два стовпці з назвами “Ціна” і “Вартість”. Виберіть для осередків, що знаходяться в діапазоні новоутворених стовпців, грошовий формат.
2. Тепер активуйте перший осередок в блоці “Ціна” і викличте “Майстер функцій”. Зробити це можна, натиснувши на кнопку “fx”, розташовану перед рядком формул, або затиснувши комбінацію клавіш “Shift + F3”. У діалоговому вікні відшукайте категорію “Посилання та масиви”.Тут нас не цікавить нічого крім функції ВПР. Виберіть її та натисніть “ОК”. До речі, слід сказати, що функція VLOOKUP може бути викликана через вкладку “Формули”, в випадаючому списку якої також знаходиться категорія “Посилання та масиви”.
3. Після активації ВВР перед вами відкриється вікно з переліком аргументів обраної вами функції. В поле “Шукане значення” вам буде потрібно внести діапазон даних, що міститься в першому стовпчику таблиці з переліком товарів, що надійшли і їх кількістю. Тобто вам потрібно сказати Excel, що саме йому слід знайти в другій таблиці і перенести в першу.
4. Після того як перший аргумент позначений, можна переходити до другого. У нашому випадку в ролі другого аргументу виступає таблиця з прайсом. Встановіть курсор миші в поле аргументу і перейдіть в лист з переліком цін. Вручну виділіть діапазон з осередками, що знаходяться в області стовпців з назвами товарної продукції і їх ціною. Вкажіть Excel, які саме значення необхідно зіставити функції VLOOKUP.
5. Для того щоб Excel не плутався і посилався на потрібні вам дані, важливо зафіксувати задану йому посилання. Щоб зробити це, виділіть в поле “Таблиця” необхідні значення і натисніть клавішу F4. Якщо все виконано вірно, на екрані повинен з’явитися знак $.
6. Тепер ми переходимо до поля аргументу “Номер сторінки” і задаємо йому значення “2”. У цьому блоці знаходяться всі дані, які потрібно відправити в нашу робочу таблицю, а тому важливо привласнити “інтервальними перегляду” помилкове значення (встановлюємо позицію “БРЕХНЯ”). Це необхідно для того, щоб функція ВПР працювала тільки з точними значеннями і не округляла їх.

Внесіть формулу для першого стовпця

Тепер, коли всі необхідні дії виконані, нам залишається лише підтвердити їх натисканням кнопки “ОК”. Як тільки в першій клітинці зміняться дані, нам потрібно буде застосувати функцію ВПР до всього Excel документу. Для цього достатньо розмножити VLOOKUP по всьому стовпцю “Ціна”. Зробити це можна за допомогою перетягування правого нижнього кутка осередки зі зміненим значенням до самого низу стовпця. Якщо все вийшло, і дані змінилися так, як нам було необхідно, ми можемо приступити до розрахунку загальної вартості наших товарів. Для виконання цієї дії нам необхідно знайти твір двох стовпців – “Кількості” і “Ціни”. Оскільки в Excel закладені всі математичні формули, розрахунок можна надати “рядку формул”, скориставшись вже знайомим нам значком “fx”.

Важливий момент

Здавалося б, все готово і з нашим завданням VLOOKUP впоралася, але не тут-то було.Справа в тому, що в стовпці “Ціна” як і раніше залишається активною функція ВПР, свідченням цього факту є відображення останньої у рядку формул. Тобто обидві наші таблиці залишаються пов’язаними одна з одною. Такий тандем може привести до того, що при зміні даних в таблиці з прайсом, зміниться і інформація, що міститься в нашому робочому файлі з переліком товарів.

Подібної ситуації краще уникнути за допомогою поділу двох таблиць. Щоб це зробити, нам необхідно виділити комірки, що знаходяться в діапазоні стовпчика “Ціна”, і клацнути по ньому правою кнопкою миші. У віконці виберіть і активуйте опцію “Копіювати”. Після цього, не знімаючи виділення з обраної області осередків, знову натисніть праву кнопку миші і виберіть опцію “Спеціальна вставка”.

Активація цієї опції приведе до відкриття на вашому екрані діалогового вікна, в якому вам потрібно буде поставити прапорець біля категорії “Значення”. Підтвердіть вчинене вами дії, клікнувши на кнопку “ОК”.

Повертаємося до нашої рядку формул і перевіряємо наявність в стовпці “Ціна” активної функції VLOOKUP. Якщо на місці формули ви бачите просто числові значення, значить, все вийшло, і функція ВПР відключена.Тобто зв’язок між двома файлами Excel розірвана, а загроза незапланованої зміни або видалення прикріплених з таблиці з прайсом даних немає. Тепер ви можете сміливо користуватися табличним документом і не хвилюватися, що буде, якщо “Прайс-лист” виявиться закритий або переміщений в інше місце.

Потягніть маркер в правому нижньому кутку комірки для застосування формули до всієї таблиці

Як порівняти дві таблиці в Excel?

За допомогою функції ВПР ви зможете в лічені секунди зіставити кілька різних значень, щоб, наприклад, порівняти, як змінилися ціни на наявний товар. Щоб зробити це, потрібно прописати VLOOKUP в порожньому стовпці і заслати функцію на змінилися значення, які перебувають в іншій таблиці. Найкраще, якщо стовпець “Нова ціна” буде розташований відразу за стовпцем “Ціна”. Таке рішення дозволить вам зробити зміни прайса більш наочними для порівняння.

Можливість роботи з декількома умовами

Ще одним безсумнівним достоїнством функції VLOOKUP є його здатність працювати з декількома параметрами, властивими вашого товару. Щоб знайти товар за двома або більше характеристикам, необхідно:

1. Створити два (або, при необхідності, більш) умов для пошуку.
2. Додати новий стовпець, в який в процесі роботи функції додадуться всі інші стовпці, по яким відбувається пошук товару.
3. В отриманому стовпці, по вищеописаного алгоритму, вводимо вже знайому нам формулу функції VLOOKUP.

На закінчення варто сказати, що підтримка Excel такої функції, як ВВР, значно спрощує роботу з табличній інформацією. Не бійтеся використовувати VLOOKUP в роботі з величезною кількістю даних, адже як би вони не були оформлені, принцип роботи функції завжди один і той же. Все, що вам необхідно зробити – правильно визначити її аргументи.

Семь правил, которые помогут успешно написать ВПР

1) Соблюдай режим дня. Во время подготовки чередуй занятия и отдых. Питайся правильно. Вечером накануне ВПР постарайся высыпаться. На сон удели минимум 8 часов.

2) Сосредоточься. Перед тем как вписать ответ, перечитай вопрос дважды и убедись, что ты правильно понял, что от тебя требуется.

3) Пропускай трудные задания. Можешь пропустить задания, если испытываешь трудность. Затем вернись к ним, после того как решил остальные задания.

4) Используй черновик. Он поможет тебе решить задание, проверить себя и безошибочно переписать в бланк для ответов.

5) Читай задание до конца. Старайся понять условие задания и внимательно читай концовку и вопрос задания. Когда ты торопишься, то можешь совершить досадную ошибку.

6) Проверяй. Оставь время для проверки своей работы, хотя бы, чтобы успеть пробежать глазами и заметить ошибки.

7) Успокойся. Если чувствуешь волнение, то примени дыхательные упражнения. И помни, что задания рассчитаны на максимальный уровень трудности, и количество решенных заданий вполне может оказаться достаточным для хорошей оценки.

Що буде якщо написати ВПР погано

ВПР в самом разгаре, и любой родитель мечтает, чтобы его ребенок принес домой пятерку за этот экзамен. «Афиша Дети» попросила психолога, автора курсов по стрессоустойчивости и эксперта онлайн-школы для детей и подростков Skysmart Анну Костюкевич — поделиться практическими советами о том, как помочь ребенку сдать ВПР на отлично и сохранить при этом нервы всей семье.

Не сравнивать ребенка со сверстниками

Во время подготовки к экзамену ни в коем случае не говорите ребенку, что у других получается лучше. Даже если у вас благие намерения и вы хотите замотивировать ребенка, получите обратный результат: он закроется от мира, потеряет уверенность в себе, начнет чувствовать себя глупым и бездарным, а любые слова о предстоящем экзамене будут вызывать ужасную тревогу и стресс.

Лучше сравните текущие результаты ребенка с тем, что было раньше: «Сегодня ты решаешь это задание на полчаса быстрее, чем месяц назад, — так держать!»

Привыкнуть к экзамену заранее

Наш мозг не любит новизну и неизвестность и реагирует на них максимальными переживаниями. Поэтому ваша задача — сделать ВПР чем-то понятным и привычным для ребенка. Словно это проверочная работа, которая бывает в школе каждую неделю.

Max Shilov / Unsplash

Чем больше у вас будет информации о предстоящем экзамене, тем более расслабленно и комфортно будет чувствовать себя ребенок. К чему конкретно здесь важно привыкнуть?

• Формат экзамена. Не каждый день ребенок сталкивается с кучей бланков, которые нужно заполнять определенным образом. Обязательно потренируйтесь в этом дома перед ВПР.
• Структура экзамена. Каждое задание ВПР посвящено конкретной теме и имеет свой алгоритм решения. Чем лучше ребенок будет с ним знаком, тем выше вероятность, что он не допустит ошибок. Здесь спасут жизненные примеры и аналогии. Например, дроби можно запомнить, разделяя пиццу на всех друзей, а площадь прямоугольника — делая ремонт в квартире.
• Продолжительность экзамена. На волне стресса ребенок может забыть о времени и получить низкую оценку только потому, что не успел. Заранее узнайте, сколько будет идти экзамен, и договоритесь с ребенком, когда он полностью заканчивает решать задания и начинает переписывать все ответы в бланк. Также стоит потренироваться в тайминге дома.

Если ребенок не успел решить какие-то задания, но до конца экзамена есть еще пара минут, стоит записать любой ответ, который подходит по здравому смыслу. Это забавно, но в некоторых случаях это действительно прокатывает, ответ совпадает с правильным и счастливый балл оказывается у ребенка в кармане. А ведь иногда именно такие баллы и спасают оценку.

Подавать пример

Бесполезно ждать от детей успехов на экзамене, если у самих родителей вечные проблемы на работе. Покажите ребенку, что с трудностями в жизни сталкивается не только он и что у любой задачи есть решение. Делитесь за ужином своими рабочими успехами, которые поначалу казались недостижимыми. Например, как вы закрыли сделку с серьезным заказчиком или до конца заполнили огромный финансовый отчет.

Alissa de Leva / Unsplash

То же самое касается и стресса: если нервничают родители — нервничают и дети. Ежедневно говорите ребенку, что вы уверены в его силах и что он точно все сдаст, и он сам поверит в себя.

Планировать подготовку

Один из законов работы мозга в том, что для достижения спокойствия и уверенности ему нужны конкретные и достижимые задачи. Тут помогут планирование и целеполагание. Во-первых, важно ставить конкретную цель. «Хорошо сдать экзамен» — это плохая цель, потому что мозг ее не понимает. Что такое экзамен? Что означает «хорошо»? Куда лучше звучит цель: «Сдать ВПР по математике на 85 баллов».

Следующий шаг — декомпозиция цели. Поскольку до самой цели еще далеко, достижение мелких успехов поможет сохранить мотивацию на всем пути. Например, на этой неделе нужно выучить, что такое производная, а на следующей — как по ней строить графики функций.

Придумать систему мотивации

Нашему мозгу важно видеть эффект от действий прямо сейчас. В противном случае он не поймет, ради чего стараться дальше, и сдастся. Чтобы сохранить мотивацию ребенка перед ВПР, предложите ему визуализировать успехи. Это может быть дерево или лестница достижений, космос с загорающимися звездочками, летящая ракета с определенной траекторией — вы можете вместе придумать инструмент, который будет соответствовать возрасту и интересам ребенка, и отмечать на нем этапы, которые вы уже прошли.

Angelina Litvin / Unsplash

Другой отличный способ провести рефлексию и заметить успехи, которые сперва казались самыми обычными действиями, — это дневник достижений. Он состоит из 4 столбцов. Первые три — когда, где и что произошло, а четвертый — благодаря чему удалось достичь этого результата. Например, если вчера ребенок рассказал стихотворение на «5» перед всем классом, потому что учил его целую неделю и тренировался перед родителями, смело предлагайте ему записать такой кейс в свой дневник достижений!

Кстати, подобный подход поможет не только хорошо сдать предстоящий экзамен, но и научит ребенка ценить свои достижения и сформирует у него здоровую самооценку.

Снизить уровень внешнего стресса

В каждой второй статье об экзаменах говорится про стресс, но никто не объясняет, что в нем плохого. Все дело в законе Йеркса-Додсона. Он гласит следующее: в небольшом количестве стресс полезен, потому что подстегивает нашу мотивацию, но при достижении определенной границы приводит к ухудшению результатов. Сам экзамен как нечто новое и незнакомое и без того вызывает жуткий стресс у ребенка, поэтому задача родителя — защитить чадо от других внешних факторов стресса. Например, чаще обнимать ребенка, организовать для него уютную обстановку дома, давать ему высыпаться, не ругаться при нем с другими домочадцами.

Еще один способ снизить стресс ребенка — дать ему возможность выговориться. Пусть он расскажет о своих чувствах и переживаниях, а вы покажете, что понимаете и поддерживаете его. Это формирует крепкую связь в семье и помогает легче справляться со сложными ситуациями в жизни.

Фокусироваться на пользе

Очень часто мы воспринимаем экзамен как некую проблему. А в проблемах нет ничего приятного: это то, что вызывает напряжение и от чего хочется избавиться. Но можно изменить позиционирование экзамена в своих глазах и в глазах своего ребенка и сфокусироваться на его пользе. Чему же на самом деле учит экзамен?

• Планировать время.
• Расставлять приоритеты и формировать ценности.
• Соблюдать правила.
• Развивать психологическую гибкость и устойчивость.
• Проживать свои эмоции, и негативные в том числе.
• Хвалить правильно

Негативных эмоций перед экзаменом и так достаточно, поэтому стоит использовать метод зеленой ручки: фиксировать внимание ребенка не на ошибках, а на успехах. На том, что получилось лучше. Именно так ребенок научится видеть свои маленькие победы и в дальнейшем будет невольно стремиться повторить положительный опыт.

Debby Hudson / Unsplash

Также поддержка не должна быть абстрактной. Фразу «Ты молодец!» ребенок воспримет как фоновый шум и вряд ли порадуется. Чтобы похвала оказалась полезной, добавьте в свои слова качество личности ребенка или навык, который у него хорошо прокачан. Например: «В этой задаче очень много деталей, но со своей внимательностью ты точно ничего не упустишь из виду!» Ребенок будет чувствовать, что вы не просто рядом, а что вы осознаете его сильные стороны и разделяете с ним радость успехов.

И последнее — это эмоциональные сюрпризы. Мы дарим их, когда неожиданно хвалим, говорим какой-то маленький комплимент или просто приятные слова. Например, если вы находитесь с ребенком в одной квартире в течение всего дня и случайно пересекаетесь на кухне, скажите ему: «О, привет!». Так ребенок поймет, что он вам важен и вы рады ему всегда.

Не забыть про отдых перед экзаменом

За неделю до экзамена точно не стоит пытаться объять необъятное. Материал уже освоен в определенном объеме, теперь оставшиеся силы лучше потратить на его повторение: пусть импульсы пробегутся по уже существующим нейронным связям и закрепят изученное.

Также ребенку важно сосредоточиться на своем состоянии и настроении. Как родитель вы можете помочь — погладьте ему любимую одежду, включите любимую музыку, приготовьте любимую еду на завтрак, купите ручки с любимыми супергероями.

Ну и самое главное — здоровый сон накануне экзамена (и вообще всегда). Мы биологические роботы, и от этого никуда не деться.

Скидки, подарки, акции и другие новости, которые приятно узнавать первыми, — в наших социальных сетях