Які є передплати

0 Comments

Передплата-2022: оформлюємо та обліковуємо

Наразі передплатна кампанія на 2022 рік йде повним ходом. Тому саме час оформити передплату на наступний рік. А завдання бухгалтера — правильно відобразити такі операції в бухгалтерському обліку. Нагадаємо, як це слід робити.

Отримуємо дозвіл

У цьому році для здійснення попередньої оплати при закупівлі періодичних видань немає жодних законодавчих перешкод. Принаймні, до закінчення карантину (п. 15 1 постанови № 641 1 ). А тому ви можете оформити році передплату на вітчизняні друковані видання та послуги з їх доставки на 2022 рік з урахуванням вимог, визначених постановою № 1070 2 . Про які вимоги йдеться?

1 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 № 641.

2 Постанова КМУ «Деякі питання здійснення розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 04.12.2019 № 1070.

По-перше, це наявність положення про попередню оплату, затвердженого головним розпорядником. На обов’язковій наявності такого документа наголошувало Казначейство у листі від 21.05.2020 № 16-06-06/8833. Зокрема, у такому документі має бути зазначено конкретні строки та розмір попередньої оплати. Його копію розпорядники бюджетних коштів повинні надавати до органу Казначейства разом із переліком підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань.

За відсутності положення про попередню оплату, затвердженого відповідним головним розпорядником, доведеться отримувати дозвіл на здійснення кожної такої операції.

Ця вимога також стосується й передоплати періодичних видань.

УВАГА!

Для попередньої оплати періодичних видань заборони немає

По-друге, попередню оплату при закупівлі періодичних видань дозволено здійснювати на строк не більше 12 місяців. Звісно, ви можете передплатити періодику й на менший період (місяць, квартал, півріччя).

Плануємо видатки

Для оформлення передплати на періодичні видання на наступний рік установа повинна мати в кошторисі відповідні бюджетні асигнування. Але, щоб запланувати видатки на такі потреби за «правильним» КЕКВ, необхідно знати, з якою метою установа придбаває періодичну літературу: для отримання оперативної професійної інформації або для поповнення бібліотечних фондів. Які КЕКВ слід застосовувати для планування та здійснення видатків на передплату періодики, читайте у статті «КЕКВ та КПКВК: відповіді на цікаві запитання » цього номеру.

Оформлюємо документи

При реєстрації укладеного договору в органі Казначейства головна проблема, яка може виникнути у розпорядників, — це відсутність на момент укладання такого договору відповідних бюджетних призначень у кошторисі на 2022 рік.

Як наслідок — отримання відмови органу Казначейства при реєстрації бюджетних зобов’язань за таким договором. Підстава — норма п. 2.10 Порядку № 309 3 .

3 Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.

Аби уникнути такої ситуації, слід переглянути умови укладеного договору зі своїм контрагентом. Зокрема, у договорі має бути прописано, що виникнення договірних зобов’язань залежить від реального фінансування та постачання товару у наступному році. Причому таку умову договору слід неодмінно погодити зі своїм головним розпорядником (див. лист Держказначейської служби від 24.11.2020 № 16-10/21169).

Пам’ятка замовникам

При оформленні документів на попередню оплату за періодичні видання варто врахувати вимоги закупівельного законодавства.

Основні правила такі:

• визначайте предмет закупівлі за ДК 021:2015 4 . Зокрема, підійде код 22200000-2 — Газети, періодичні спеціалізовані та інші періодичні видання і журнали;

4 Національний класифікатор «Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015», затверджений наказом Мінекономрозвитку від 23.12.2015 № 1749.

• додайте таку закупівлю до річного плану та оприлюдніть його через електронну систему Prozorro. Строк — 5 робочих днів з дня затвердження річного плану;

• залежно від очікуваної вартості предмету закупівлі укладайте прямий договір (вартість — до 50 тис. грн) або застосовуйте спрощену закупівлю (вартість — від 50 тис. грн до 200 тис. грн);

• у разі укладення прямого договору не забудьте оприлюднити звіт про його укладення. Строк оприлюднення звіту — 3 робочих дні з дня укладання прямого договору. А ось сам укладений договір оприлюднювати не обов’язково.

Відображаємо в обліку

Існує кілька варіантів відображення операцій з передплати періодичних видань в бухгалтерському обліку.

Розглянемо їх в таблиці та пояснимо застосування кожного з них.

Варіанти обліку періодичних видань

Варіант обліку

Особливості застосування

Витрати майбутніх періодів

Передплата на періодичні видання оформлена у поточному році на наступний рік. Наприклад, у листопаді чи грудні 2021 року установа оформлює передплату на будь-який період 2022 року.

У такому разі вартість передплати у 2021 році відносимо до складу витрат майбутніх періодів (Дт 2911).

У 2022 році рівномірно розподіляємо та включаємо ці витрати до складу витрат відповідного звітного періоду. Щоразу робимо запис: Дт 8013 — Кт 2911.

Установа самостійно визначає періодичність списання витрат майбутніх періодів. Головне правило — робимо це поступово та на підставі підтвердних документів щодо отримання періодики.

Вартість передплати, віднесена до витрат майбутніх періодів, відображаємо у фінансовій та бюджетній звітності:

• сальдо субрахунку 2911 — рядок 1200 Балансу (форма № 1-дс);

• дебіторська заборгованість за КЕКВ 2210 (2240) — за кодом рядка 110 (140) у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7д, № 7м)

Витрати звітного періоду

Передплату на періодичні видання оформлено у січні або лютому 2022 року на будь-який період 2022 року (місяць, квартал, півріччя, рік).

Вартість періодики списуємо на витрати звітного періоду записом: Дт 8013 — Кт 2113.

Такі періодичні видання на баланс не оприбутковуємо

Бібліотечні фонди

Передплата на періодичні видання з метою поповнення бібліотечних фондів. У такому разі періодичні видання для установи є бібліотечними фондами. Облік таких видань слід вести на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди» незалежно від вартості одного примірника

Розглянемо всі варіанти бухобліку періодичних видань на конкретних прикладах.

Приклад 1. Бюджетна установа у листопаді 2021 році оформила редакційну передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на І півріччя 2022 року. Вартість передплати за місяць — 390 грн. Передплату за І півріччя 2022 року перераховано в сумі 2340 грн у листопаді 2021 року. Оплату проведено за КЕКВ 2210.

Згідно з умовами договору установа один раз в квартал отримує Акт приймання-передачі періодичних видань. Цей документ підтверджує факт отримання таких видань бюджетною установою.

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн

№ м/о

дебет

кредит

2021 рік

Здійснено передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на І півріччя 2022 року

Витрати на передплату, здійснені у 2021 році, віднесено до витрат майбутніх періодів

2022 рік

Списано на витрати І кварталу витрати, раніше враховані у складі витрат майбутніх періодів (390 грн х 3 міс.)

Закриття рахунків витрат в кінці І кварталу

Приклад 2. Бюджетна установа у січні 2022 року оформила передплату на комплект «Бюджетна бухгалтерія» + «Оплата праці» на січень, лютий та березень 2022 року. Згідно з умовами договору до вартості передплати включено вартість послуги з приймання передплати. Вартість передплати за місяць — 495 грн. Кошти в сумі 1485 грн перераховано у січні 2022 року. Оплату здійснено за КЕКВ 2210.

Також договором передбачено надання установі один раз на місяць Акта приймання-передачі періодичних видань. Цей документ підтверджує факт отримання таких видань бюджетною установою.

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн

№ м/о

дебет

кредит

2022 рік

Здійснено передплату періодичних видань на січень, лютий та березень 2022 року

Віднесено вартість передплати на витрати в кінці звітного кварталу

Закриття рахунків витрат в кінці І кварталу

Приклад 3. Працівник установи за власні кошти в жовтні 2021 року оформив через відділення «Укрпошта» передплату на газету «Бюджетна бухгалтерія» на І півріччя 2022 року. Вартість передплати за місяць — 395 грн. Також працівник оплатив послуги з приймання передплати — 10 грн. Загальна сума витрачених коштів — 2380 грн (395 грн х 6 міс. + 10 грн).

Відразу після здійснення оплати працівник надав на розгляд керівнику установи доповідну записку з обґрунтуванням здійснених витрат за власні кошти та авансовий звіт разом з оригіналом документа, що засвідчує понесені витрати (квитанція про оплату). На підставі затвердженого керівником звіту працівнику було відшкодовано суму фактично витрачених коштів шляхом перерахування на його картковий рахунок.

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн

№ м/о

дебет

кредит

2021 рік

Здійснено передплату періодичного видання за рахунок власних коштів працівника

Відображено послуги з приймання передплати на періодичні видання

Отримано асигнування на відшкодування витрат працівника

Відшкодовано понесені витрати працівнику на підставі авансового звіту

Віднесено витрати на передплату, здійснені у 2021 році, до витрат майбутніх періодів

2022 рік

Списано на витрати І кварталу витрати, раніше враховані у складі витрат майбутніх періодів (395 грн х 3 міс.)

Закриття рахунків витрат у кінці І кварталу

Приклад 4. Обласна дитяча бібліотека в листопаді 2021 року за рахунок загального фонду оформила передплату на різні періодичні видання на І півріччя 2022 року на загальну суму 117000 грн. Оплату здійснено за КЕКВ 3110. Витрати на передплату періодики для поповнення бібліотечних фондів не визнано витратами майбутніх періодів.

У січні 2022 року до бібліотеки надійшли періодичні видання на суму 19500 грн. У тому ж місяці бібліотечні фонди передано у використання.

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн

№ м/о

дебет

кредит

2021 рік

Отримано асигнування для оформлення передплати на І півріччя 2022 року

Перераховано передплату за періодичні видання

2022 рік

Надійшли періодичні видання (бібліотечні фонди) до бібліотеки в січні

Зменшено суму дебіторської заборгованості на вартість отриманих періодичних видань

Передано бібліотечні фонди в експлуатацію

Одночасно відображено зміни в капіталі

Нараховано амортизацію в розмірі 50 % первісної вартості (19500 грн х 50 %)

Віднесено на фінансовий результат звітного періоду нараховану амортизацію

ВИСНОВКИ

• При оформленні передплати на вітчизняні друковані видання на 2022 рік та оплаті послуг із їх доставки керуємось постановою № 1070

• Попередню оплату за періодичні видання здійснюємо на строк не більше 12 місяців

• Передплата періодики на наступний рік — це витрати майбутніх періодів → субрахунок 2911

• Якщо оформлюємо передплату у 2022 році на будь-який період цього ж року — це не витрати майбутніх періодів. У такому разі вартість періодики списуємо на витрати звітного періоду

Матвєєва Вікторія

Бюджетна бухгалтерія, листопад, 2021/№ 41

Умови оплати товару: за і проти

Умови оплати – це важлива складова будь-яких комерційних відносин. Тому для особи, яка збирається пов’язати свою діяльність із торгівлею, необхідно обов’язково знати про всі нюанси, що виникають у тих чи інших випадках. Умови оплати товару бувають різними. Найпоширеніші це: передоплата, оплата за фактом, післяплата, відстрочка платежу і оплата після продажу. Водночас варто засвоїти, що будь-які з них передбачають попередню обопільну домовленість сторін процесу купівлі-продажу – продавця і покупця. Учасники такої угоди можуть домовитися між собою в усній формі, яка, звичайно ж, не має ніякої гарантії виконання зобов’язань.

Можна також скласти офіційний договір, де ретельно прописати кожен пункт, який передбачає відповідальність і наслідки невиконання угоди. Однак не можна стверджувати, що договір є стовідсотковою гарантією виконання зобов’язань обома сторонами. Його сила і нейтральність стосовно продавця і покупця залежить від грамотності складення. Очевидно, що цим повинні займатися кваліфіковані юристи, як і перевіряти документ перед підписанням. Якщо не дотримуватися цього правила, будь-яка зі сторін може потрапити у ситуацію, яка загрожує серйозними фінансовими втратами.

У будь-якому разі документальне оформлення договору використовують лише офіційні організації, діяльність яких цілком легальна. Певно, що в інших ситуаціях про жодну документацію не йдеться, принаймні про її законність. Тому тут лишається тільки розраховувати на добропорядність опонента, а ще краще взяти з нього розписку про отримання у борг певної суми грошей на конкретний термін. Це єдина зачіпка, яка може допомогти повернути свої фінанси у непередбачених ситуаціях.

Розглянемо докладніше найпопулярніші умови оплати, щоб наочно переконатися у тому, скільки «підводних каменів» вони можуть приховувати.

Передоплата

Передоплата – це попереднє передавання покупцем грошей за товар продавцеві за обопільною згодою. Вона може бути повною (уся сума) або частковою (визначений мінімум). Це досить ризикований вид оплати, тому за його здійснення слід бути дуже уважним.

Найчастіше передоплата для продавця стає певною гарантією того, що клієнт не відмовиться від замовлення. Також аванс можуть попросити як оплату виробничих витрат, якщо продукція замовлена під виготовлення, або логістики (гроші, які будуть витрачені на відсилання товару). Це в ідеалі, коли йдеться про сумлінних постачальників. Однак ніхто не заважає шахраям під таким же приводом просто виманювати гроші у довірливих покупців.

Чим може керуватися замовник, погоджуючись на передоплату? Зазвичай це ексклюзивна пропозиція, яка передбачає великі знижки, стабільну вартість товару, його своєчасне отримання. Звичайно ж, усе це може запропонувати і цілком серйозна компанія, налаштована на плідну співпрацю. Проте у будь-якому разі діє правило: довіряй, але перевіряй. Не завадить зайти на офіційний сайт постачальника. Він має бути презентабельним, зручним і змістовним. Шахраї не будуть витрачатися на створення якісного інтернет-порталу. Велике значення мають також реальні контактні дані. Клієнт має право знати, кому він переводить гроші. І, звичайно ж, не варто забувати про час діяльності компанії, наявність відгуків і їхній зміст.

Оплата за фактом

Оплата за фактом – це передавання грошей з рук у руки за фактом отримання товару. Замовник може розрахуватися просто на місці здійснення угоди (самовивезення) або заплатити за товар після його доставки у вказане місце. Яку небезпеку можуть приховувати ці, здавалося б, цілком прийнятні умови для обох сторін?

З позиції покупця можна отримати неякісний товар, за який вже заплатив гроші. Особливо, якщо йдеться про великі партії. Дуже складно відразу ж на місці перевірити якість усієї продукції. Тому тут має бути попередня домовленість із приводу того, як саме постачальник компенсує брак або помилкове вкладення (не та продукція, яку замовляв). Поважні компанії ретельно стежать за своєю репутацією і завжди обумовлюють такі випадки.

Що стосується продавця, то за таких умов він може витратитися на доставку, а покупець просто відмовиться від товару. Тому у такому разі слід працювати тільки з перевіреними клієнтами. Новачкам краще спочатку відправляти невеликі обсяги, якщо оплата за фактом неминуча.

Післяплата

Післяплата – розрахунок відбувається за фактом прийому товару у пункті доставки (покупець оплачує товар після отримання посилки). Для покупця такі умови оплати мають низку переваг. Насамперед, це надійно (платить за те, що вже тримає у руках). Однак і у цьому разі не виключений ризик отримати неякісний товар або не той, який замовляв. Тому посилку слід уважно оглядати на місці, перш ніж за неї розрахуватися. Післяплата зручна і мінімальними витратами часу, оскільки не передбачає відвідування будь-якої фінансової установи для здійснення оплати. Певним недоліком для покупця можна вважати збільшені витрати за рахунок вартості доставки.

Що стосується постачальника, то він знову-таки ризикує, що відправлений товар не заберуть, тому йому доведеться самому компенсувати вартість доставки. У цьому разі він може якраз домовитися про передоплату за логістику, тоді ризики будуть зведені до мінімуму. Якщо не враховувати, той факт, що продукція певний час залишиться непроданою, а значить, може взагалі не принести прибутку, або він виявиться набагато нижчим від запланованого. Наприклад, у разі, коли йдеться про трендовий товар.

Відстрочка платежу

Відстрочка платежу – своєрідна поступка від компанії продавця. Оплата здійснюється через конкретний проміжок часу в повному обсязі. Для клієнта переваги передбачають відкладений термін оплати за можливості отримати і деякий час користуватися товаром (зокрема й отримати прибуток), а також можливість повернення непроданого товару. Водночас до низки недоліків можна зарахувати відсутність бонусів і знижок навіть у разі великих замовлень, уповільнений розвиток бізнесу, а також ризик загрузнути у боргах.

Зі свого боку постачальник може просто не отримати своїх грошей за товар. У кращому разі покупець поверне продукцію. Але тут теж з’являється безліч нюансів: чи правильно зберігався товар, не знизилася його вартість і актуальність.

Для постачальника відстрочка платежу несе великі ризики, тому її слід всіляко уникати. В іншому разі, варто розраховувати на репутацію і сумлінність замовника, попередньо обумовлюючи всілякі аспекти.

Оплата після продажу

Оплата після продажу (відповідальне зберігання) – постачальник передає свій товар на зберігання компанії, яка стягує за це окрему плату. Водночас підприємство має бути обладнаним відповідно (приміщення, технічне устаткування). Посередник (реселер) може здійснювати продаж товару просто зі свого складу (за умови попередньої домовленості) і після цього сплачувати постачальнику вартість продукції. Варіанти співпраці:

  • Продажі відбуваються за участю офіційного представника постачальника. Він перевіряє кількість і якість товару, оформлює супровідну документацію.
  • Реалізація товару без офіційного представника постачальника. Необхідно укласти договір про доручення на реалізацію вказаної продукції.

Такі умови оплати, як і багато інших, прийнятні лише у разі надійності реселера. Оскільки трапляються випадки, коли недобросовісні партнери невчасно віддають гроші за проданий товар або віддають постачальнику продукцію, яка неправильно зберігалася, втратила зовнішній вигляд, знецінилася. Якщо співпраця передбачає укладання офіційного договору, то варто докладно описати кожен момент.

Насамкінець слід сказати, що немає абсолютно безпечних умов оплати, як для продавця, так і для покупця. У будь-якому разі необхідно ретельно зважувати всі за і проти, знати, з ким ти збираєшся співпрацювати, і пам’ятати, що не завжди все залежить від самої людини. Іноді обставини складаються не так, як припускав, навіть коли працюєш із сумлінним партнером. Тому завжди варто розраховувати свої сили і можливості. У певних випадках можна скористатися послугою страхування.

Приєднуйся та обирай тисячі товарів для опту (гурту) і дропшипінгу від українських постачальників, розширюй свій бізнес, здійснюй завантаження товарів у свій інтернет-магазин!