Як зберігати регістри бухгалтерського обліку

0 Comments

Зберігання документів

Заключним етапом документообігу є передача документів в архів. Зберігання документів має бути організовано так, щоб можна було забезпечити їх повне збереження, а при необхідності – використання.

Документи необхідні при документальних ревізіях господарської діяльності, для складання різних довідок, при вирішенні спірних питань і т.д.

Протягом звітного року первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси зберігаються в поточному архіві бухгалтерії. Це, як правило, пронумеровані папки, укомплектовані документами, розташованими в хронологічному порядку, переплетені. Окремі види документів (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися не переплетеними, але підшитими в папках щоб уникнути їх втрати або зловживань.

Документи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності підлягають зберіганню в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, дозволяють забезпечити їх збереження.

Після закінчення звітного року документи передаються в загальний архів.

Організація зобов’язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п’яти років.

Конкретні терміни зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності визначені наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 “Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання”.

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією не менше п’яти років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз.

Головна книга і основні бухгалтерські регістри (журнали-ордери, відомості) зберігаються 10 років, документи з оплати праці – до 75 років.

Після закінчення термінів зберігання документи знищують.

Збереження бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер організації. Відповідальність за організацію зберігання несе керівник організації.

За будь-які порушення в галузі архівної справи на посадових осіб організацій, а також на юридичних осіб може бути накладено штраф.

Згідно ст. 120 Податкового кодексу РФ (НК РФ) відсутність первинних документів є грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об’єктів оподаткування. За нього передбачений штраф у розмірі:

  • • 10000 руб. – Якщо ці діяння вчинені протягом одного податкового періоду;
  • • 30000 руб. – Якщо вони вчинені протягом більше одного податкового періоду;
  • • 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб. – Якщо вони спричинили заниження податкової бази.

Згідно ст. 15.11 КоАП РФ за порушення термінів зберігання облікових документів передбачений адміністративний штраф на посадових осіб у розмірі від 2000 до 3000 руб.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та архіву організації працівникам інших структурних підрозділів організації, як правило, не допускається. В окремих випадках вони можуть видаватися тільки за розпорядженням головного бухгалтера.

Первинні документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими органами на підставі їх постанов відповідно до законодавства РФ. Постанова про вилучення повинно містити перелік документів, що вилучаються і вказівка причин їх вилучення, тобто підставу, що дає привід припускати, що дані документи містять відомості про порушення організацією чинного законодавства. Вилучення документів “на перевірку” чинним законодавством не передбачено. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі організації.

Головний бухгалтер чи інша посадова особа організації вправі з дозволу та в присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з них копії із зазначенням підстави і дати вилучення.

Якщо вилучаються недооформлені томи документів (непідшиті, непронумеровані і т.д.), то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи організації можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, завірити своїм підписом , печаткою).

У разі пропажі чи загибелі первинних документів незалежно від причини втрати вони повинні бути відновлені.

Послідовність дій по відновленню документів наступна:

  • – По-перше, якщо встановлено відсутність будь-яких первинних облікових документів або їх неправильне оформлення (відсутність чи незаповнення обов’язкових реквізитів), то керівник організації повинен своїм наказом призначити комісію з розслідування причин пропажі, загибелі документів. У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду;
  • – По-друге, комісія повинна зажадати письмові пояснення в осіб, які відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу є відповідальними за створення і зберігання відсутніх документів;
  • – По-третє, після з’ясування причин втрати документа комісія повинна вжити заходів по його відновленню;
  • – По-четверте, результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником організації.

Згідно ст. 29 Закону про бухоблік № 402-ФЗ первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність підлягають зберіганню економічним суб’єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п’яти років після звітного року.

Документи облікової політики, стандарти економічного суб’єкта, інші документи, пов’язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, у тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню економічним суб’єктом не менше п’яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз.

Економічний суб’єкт повинен забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін.

Стаття 9. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку

1. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

3. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на кінець останнього дня кожного місяця.

Права і обов’язки сторін, які виникають за результатами здійснення господарської операції, оформленої первинним документом відповідно до вимог цього Закону, не залежать від факту відображення її в регістрах та на рахунках бухгалтерського обліку.

4. Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

5. Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

6. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

7. Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

8. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

9. Копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.

Вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні

  • Стаття 1. Визначення термінів
  • Стаття 2. Сфера дії Закону
  • Стаття 3. Мета бухгалтерського обліку та фінансової звітності
  • Стаття 4. Принципи бухгалтерського обліку та фінансової звітності
  • Стаття 5. Валюта бухгалтерського обліку та фінансової звітності
  • Стаття 6. Державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності в Україні
  • Стаття 8. Організація бухгалтерського обліку на підприємстві
  • Стаття 9. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку
  • Стаття 10. Інвентаризація активів і зобов’язань
  • Стаття 11. Загальні вимоги до фінансової звітності
  • Стаття 12. Консолідована фінансова звітність
  • Стаття 12-1. Застосування міжнародних стандартів
  • Стаття 13. Звітний період
  • Стаття 14. Подання та оприлюднення фінансової звітності
  • Стаття 15. Контроль за додержанням законодавства про бухгалтерський облік та фінансову звітність

Аналізуйте судовий акт: Інформація, що міститься в базах даних контролюючих органів – не доводить порушень податкового законодавства. (ВС КАС №200/2903/22 від 21.08.2023 р.)
Товариство оспорювало ППР (податкові повідомлення-рішення) від податкової, якими збільшено суму грошового зобов’язання за платежем податок на прибуток приватних підприємств у сумі 49 680 000,00 грн; зменшено розмір від’ємного значення суми податку на додану вартість на суму 1 978 480,00 грн; збільшено суму грошового зобов’язання за платежем податок на додану вартість на загальну суму 55 026 900,00 грн, у тому числі за податковим зобов’язанням – 44 021 520 грн, за штрафними санкціями – 11 005 380,00 грн.

В обґрунтування позовних вимог позивач посилається на те, що відповідач за результатами проведеної перевірки, дійшов хибних висновків про відсутність реального здійснення господарських операцій Товариства з його контрагентом ТОВ «Хайсбенрай Альянс», оскільки поставлений товар був фактично отриманий, а за результатом таких операцій у позивача відбулись зміни в структурі активів, зобов’язань та у власному капіталі. Вважав, що висновок податкового органу про нереальність господарських операцій з вищевказаним контрагентом ґрунтується виключно на припущеннях, що не відповідає вимогам чинного законодавства України.

Обидві інстанції (як перша, так і апеляційна), підтримали платника податків і задовольнили позов, скасувавши ППР, оскільки позивач надав як до перевірки, так і до суду належним чином оформлені первинні документи, які в сукупності з іншими доказами свідчать про факт вчинення реальної господарської операції, яка стала передумовою для формування позивачем витрат та податкового кредиту, тоді як доводи контролюючого органу є невмотивованими, такими що ґрунтуються на недоведених припущеннях про порушення податкової дисципліни з боку третіх осіб по ланцюгу постача, а не позивача.Такої ж думки був і ВС КАС, який пояснив:

Аналіз реальності господарської діяльності повинен здійснюватися на підставі даних податкового, бухгалтерського обліку платника податків та відповідності їх дійсному економічному змісту. При цьому в первинних документах, які є підставою для бухгалтерського обліку, фіксуються дані лише про фактично здійснені господарські операції. Читати повністю

Так, на обґрунтування своїх вимог позивач (ТОВ) послалося, зокрема, на те, що висновки податкового органу в акті перевірки щодо нереальності господарських операцій є неправильними та спростовуються змістом господарських операцій, досягненням економічного ефекту; господарські операції оформлені відповідними первинними документами.

Рішенням суду першої інстанції позовні вимоги задоволено частково, апеляційний суд в задоволенні позову відмовив.

Апеляційний суд вказав, що за спірними операціями з контрагентами лише оформлялися окремі первинні документи та податкові накладні без фактичного виконання обумовлених операцій. Читати повністю

На підприємстві пройшла позапланова податкова перевірка. В акті перевірки ревізор-інспектор зазначає про нереальність господарських операцій із деякими контрагентами, внаслідок чого порушено ст.198 ПКУ та невірно сформовано податковий кредит.

Ситуація класична: якщо немає реальних помилок у податковому обліку, то нереальність господарських операцій можна «приписати» будь-якому підприємству. Якщо в нього всі контрагенти-партнери «благонадійні», то партнери партнерів по ланцюгу вище точно будуть десь співпрацювати із «ризиковим» підприємством.

А далі за звичною схемою: трудових ресурсів замало для виконання робіт, основних фондів не вистачає (орендують лише офіс без складів), віддалене місцезнаходження контрагентів, і не дай Боже їм не знаходитись за місцем реєстрації.

Висновок: господарські операції фіктивні, насправді товари (послуги, роботи) були прийняті, але від інших невстановлених осіб.

Після проведення податкової перевірки контролюючим органом було прийнято податкове повідомлення-рішення, з яким платник податків не погодився та звернувся до суду із вимогами про визнання його протиправним та скасування.

Суди перших двох інстанцій дійшли висновку, що доводи податкового органу не підтвердились, оскільки зміст первинної документації відповідає ст. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», докази фактичного виконання підтверджують рух активів між підприємствами та відповідають економічній меті їх здійснення, а тому, позов задовольнили.

Розглядаючи касаційну скаргу ВС зазначив, що норми податкового законодавства не ставлять у залежність достовірність даних податкового обліку платника податків від дотримання податкової дисципліни його контрагентами, якщо цей платник (покупець) мав реальні витрати у зв`язку з придбанням товарів (робіт, послуг), призначених для використання у його господарській діяльності. Порушення певним постачальником товару (робіт, послуг) у ланцюгу постачання вимог податкового законодавства чи правил ведення господарської діяльності не може бути підставою для висновку про порушення покупцем товару (робіт, послуг) вимог законодавства щодо формування об`єкта оподаткування податком на прибуток та податкового кредиту, тому платник податків (покупець товарів (робіт, послуг)) не повинен зазнавати негативних наслідків, зокрема у вигляді позбавлення права на формування витрат та податкового кредиту, за можливу неправомірну діяльність його контрагентів за умови, якщо судом не встановлено фактів, які свідчать про обізнаність платника податків щодо такої поведінки контрагентів та злагодженість дій між ними.

Крім того, ВС вкотре наголосив, що податкова інформація містить лише загальну оцінку господарської діяльності контрагентів позивача та їх постачальників, без оцінки їх спільної діяльності, зокрема, щодо реальності здійснення досліджуваних господарських операцій.

Доводи щодо відсутності трудових ресурсів та основних фондів, незнаходження за юридичною адресою в контексті висновків про нереальність господарських операцій є лише припущеннями податкового органу та не відповідають принципу індивідуальної відповідальності платника податків.

У даній справі ВС також повторив свою позицію, щодо доводів податкової про наявність відкритих кримінальних проваджень, стосовно контрагентів та зазначив, що внесення до Єдиного реєстру досудових розслідувань відомостей по кримінальному провадженню не спростовує фактичного здійснення операцій між позивачем та його контрагентами, адже наявність досудового розслідування не дає підстав для автоматичного висновку про нереальність господарських операцій, внаслідок чого є нагальна необхідність перевіряти доведеність кожного податкового правопорушення і здійснювати комплексне дослідження усіх складових господарських операцій, з врахуванням обставин. Належними доказами можуть бути лише встановлені вироком суду обставини, у тому числі щодо причетності або обізнаності позивача у цьому.

Результат касаційного розгляду думаю вже передбачуваний – ВС залишив в силі рішення судів на користь платника податків.

Отже, цим рішенням ВС фактично зібрав в одному місці всі правові позиції суду, стосовно найчастіших доводів податкової та засвідчив принципово неправильний підхід контролюючого органу до дослідження господарських операцій та доказування у справі.

До уваги пропонується актуальна позиція ВС щодо критеріїв реальності господарських операцій.

Позивач звернувся до суду з позовом про скасування податкових повідомлень – рішень.

Контролюючим органом було зазначено, що господарські операції позивача з його контрагентами не спричинили настання реальних правових наслідків.

Такий висновок зроблений оскільки:

1) згідно інформації наданої іншими контролюючими органами та інформації, що міститься в інформаційних базах ДФС неможливо підтвердити факт постачання товарів на користь позивача та подальше постачання таких товарів від позивача, оскільки його контрагенти не знаходять за юридичною адресою, змінюють місце обліку в контролюючих органах, не мають трудових, матеріальних ресурсів для проведення господарської діяльності, не звітують до контролюючих органів;

2) надані позивачем товарно-транспортні накладні оформлені з недоліками, не містять інформації щодо навантажувально – розвантажувальних робіт, не вказані конкретні адреси.

Позивач зазначив, що висновки контролюючого органу про порушення позивачем вимог податкового законодавства базуються виключно на припущеннях, натомість у позивача наявні всі первинні документи, які підтверджують здійснення господарських операцій з контрагентами та свідчать про відсутність порушень податкового законодавства з боку позивача.

Позивачем в підтвердження реальності здійснення господарських операцій було надано копії документів, зокрема, договори, специфікації, видаткові накладні, податкові накладні, товарно-транспортні накладні, виписки по рахунку у банку, довіреності, книга обліку виданих довіреностей, оборотньо-сальдові відомості.

Позиція ВС:

У цій справі ВС підтримав позицію платника податків щодо незаконності податкового повідомлення-рішення та зробив ряд висновків, зокрема:

– деякі помилки в документах чи неточності у їх оформленні, не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних випливає, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі чи зобов`язаннях платника податків у зв’язку з його господарською діяльністю мали місце (відбулися).

– підтримано позицію щодо того, що норми податкового законодавства не ставлять у залежність достовірність даних податкового обліку платника податків від дотримання податкової дисципліни його контрагентами. Порушення певним постачальником товару (робіт, послуг) у ланцюгу постачання вимог податкового законодавства чи правил ведення господарської діяльності не може бути підставою для висновку про порушення покупцем товару (робіт, послуг) вимог законодавства щодо формування об’єкта оподаткування податком на прибуток та податкового кредиту.

– відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій на підтвердження фактичного здійснення господарських операцій, враховуючи специфіку операцій та договорів, що їх регламентують, підприємство повинно мати відповідні належно оформлені первинні документи, які в сукупності мають свідчити про беззаперечний факт реального вчинення господарських операцій, що є підставою для формування платником податкового обліку.

  • не зазначення в товарно – транспортних накладних певної інформації, зокрема щодо проведення навантажуваньно – розвантажувальних робіт, не може свідчити про відсутність самого факту перевезення придбаних позивачем ТМЦ.
  • висновки про відсутність реальності господарських операцій з огляду на відсутність у контрагентів трудових та матеріально – технічних ресурсів контролюючим органом зроблено виключно на підставі аналізу наданої іншими контролюючими органами податкової інформації та опрацьованої узагальненої податкової інформації наявної в базі даних ДФС, зокрема і щодо неподання контрагентами податкової звітності, проте така податкова інформація, носить виключно інформативний характер. Посилання контролюючого органу на таку інформацію, як критерій оцінки реальності господарських операцій, є безпідставними оскільки, фактично будь – які первинні документи платника податків не використовуються та не аналізуються.

Судова практика у кредитних правовідносинах, стягненні заборгованості за договорами займу наразі дотримується позиції необхідність наявності доказів щодо передачі кредитором грошових коштів боржнику.

Обов’язковою умовою для прийняття позитивного для кредитора рішення є надання останнім документу, який підтверджує вказаний факт.

Наприклад для вирішення такого спору між фізичними особами позивачу необхідно суду надати розписку, яка повинна містити усі необхідні реквізити (дату передачі коштів, їх суму тощо).

Але з банками все виглядає дещо інакше.

У даній справі банківська установа звернулась до суду із позовом про стягнення з боржника та його поручителів боргу за кредитом.

Ураховуючи те, що суди більш ніж лояльно ставляться до банків – вимоги банку було задоволено.

Справа дійшла до Касаційного цивільного суду.

В обґрунтування своїх доводів боржники вказали те, що розрахунок заборгованості за кредитним договором не відповідає вимогам первинного документу, встановленим ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність». Окрім того, вказаний розрахунок заборгованості підписано представником позивача, яка не мала на те відповідних повноважень. Відтак, наданий позивачем розрахунок заборгованості, не може бути доказом безспірності заборгованості та її розміру.

Суд вирішуючи доводи скарги послався не те, що такі зводяться до переоцінки доказів і, нажаль, у задоволенні скарги відмовив, але поряд із цим зробив досить цікаві висновки.

За аналізу положень ч. 1 ст. 76, ст. 80, ч. 1 ст. 81 ЦПК України випливає те, що належним чином дослідити поданий стороною доказ (в даному випадку – розрахунок заборгованості), перевірити його, оцінити в сукупності та взаємозв`язку з іншими наявними у справі доказами, а у випадку незгоди з ним повністю чи частково – зазначити правові аргументи на його спростування і навести у рішенні свій розрахунок – це процесуальний обов`язок суду.

У даній справі банк на підтвердження наявності заборгованості та її розміру подав до суду розрахунок заборгованості та виписку по кредитному договору.

Згідно з положеннями ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі.

Разом з тим, відповідно до пункту 5.6 Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затвердженого Постановою Правління Національного банку України від 18 червня 2003 року № 254 (в редакції, чинній на час звернення до суду з позовною заявою), виписки з особових рахунків клієнтів є підтвердженням виконаних за день операцій і призначаються для видачі або відсилання клієнту.

Отже виписки за картковими рахунками ( по кредитному договору) можуть бути належними доказами щодо заборгованості по тілу кредиту за кредитним договором.

У даній справі виникнення заборгованості по боргових зобов`язаннях та їх розмір підтверджується розрахунком заборгованості та випискою по кредитному договору, що свідчить про те, що судами досліджувались первинні документи.

Судом апеляційної інстанції було належним чином перевірено розрахунок заборгованості та оцінено його в сукупності та взаємозв`язку з іншими наявними у справі доказами, зокрема первинним документом – випискою по кредитному договору.

Відтак суд апеляційної інстанції дійшов правильного висновку відносно того, що наданий банком розрахунок заборгованості є належним та допустимим доказом в розумінні ст.ст. 77, 78 ЦПК України.

Актуальна постанова ВС, яка роз’яснює, яким чином правильно використовувати факсиміле для підписання документів у господарському обороті, і ілюструє як легко можна заперечувати проти дійсності первинних документів, які роками підписувалися між сторонами за допомогою факсиміле, а тепер виявляються недійсними. Все ж таки складно бізнесу без грамотного та принципового юриста, бо збитки рахуються іноді на мільйони.

Нібито все просто. Є пункт 3 ст. 207 ЦК України, зміни в який внесли у 2015 році, який передбачає, що « Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.»

Та є ст. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», зокрема частина 2, яка передбачає серед іншого для первинних документів такий реквізит як «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.»

Проте на практиці навіть наприклад у великих торгових мережах ніхто серйозно до цього не підходить, і багато цього підписується як завгодно та незрозуміло ким. Ну просто «оптимізують витрати» мудрий топ-менеджмент, і вважає що дешевше позвільняти відповідальних працівників та щось втрачати у випадку спорів, ніж платити їм заробітну плату і вести документооборот належним чином.

І ось ВС і розповів, що дешевше. Читаємо справу і рахуємо….

Суд касаційної інстанції підкреслив, що усна домовленість про факсиміле неможлива, а існування усталеної практики щодо використання факсиміле в порушення ч.3, ст. 207 ЦК України «не впливає на вирішення питання щодо правомірності його використання у випадках, коли інша сторона заперечує юридичну силу підписаного таким чином документу

Тобто, відповідачу достатньо лише заперечити проти підписання його представником юридичних та первинних документів за допомогою факсиміле, і доказувати суму боргу вже треба іншим незрозумілим для позивача чином.

суб’єкт господарської діяльності звернувся до адміністративного суду з позовом про скасування податкових повідомлень-рішень мотивуючи це тим, що первинні бухгалтерські документи на підставі яких сформовано податковий кредит відповідають вимогам діючого законодавства та мають усі необхідні реквізити.

Проте, суд, відмовляючи у задоволенні позову в своїй постанові вказав, що зазначені первинні документи фактичноє фіктивними, такими, що дійсним намірам сторін щодо набуття цивільних прав і обов’язків та свідчить про намір сторін ухилитися від оподаткування доходів, отриманих внаслідок виконання договору або приховування дійсного об’єкта оподаткування, зменшення бази оподаткування, створення штучних підстав для незаконного відшкодування сум сплачених податків за рахунок коштів бюджету, отримання незаконних пільг з оподаткування.

Ухвалою апеляційного суду, з рішенням якого погодився і ВАСУ, постанову суду першої інстанції залишено без зміни.

Натомість, ВСУ скасовуючи ухвали судів апеляційної та касаційної інстанцій вказав, що згідно ст. 1 Закону України “Про бухгалтерський облік та звітність” визначальною ознакою господарської операції є те, що вона має спричиняти реальні зміни майнового стану платника податків. Водночас, при аналізі норм ст. 9 вказаного Закону, яка кореспондується з нормами Податкового кодексу ВСУ визначив, що для бухгалтерського обліку та, відповідно, формування податкового кредиту мають значення лише ті документи, які підтверджують фактичне здійснення господарських операцій.

Отже відповідно до норм пунктом 138.2 статті 138, підпункту 139.1.9 пункту 139.1 статті 139, пунктів 198.1, 198.3, 198.6 статті 198 Податкового кодексу України господарські операції для визначення податкового кредиту мають бути фактично здійсненими та підтвердженими належним чином оформленими первинними бухгалтерськими документами, які відображають реальність таких операцій, та спричиняти реальні зміни майнового стану платника податків.

Іншими словами платник податку не повинен для підтвердження реальності господарської операції надавати інші, часом вигадані або надумані фіскальним органом документи, якщо такі документи не передбачені діючим законом