Для чого призначено вкладку Схема даних

0 Comments

Таблиці та бази даних: все, що потрібно знати

Таблиця чи база даних? Чи є відмінності між цими поняттями? Чому ми вирішили порушити цю тему? Це все тому, що неправильні формулювання та некоректний підбір термінології часто призводять до неприємних наслідків. Ні, ніхто не постраждає в буквальному значенні, проте непорозуміння може призводити до великих проблем у процесі роботи. Тому ми пропонуємо називати речі своїми іменами, щоб виключити міс ком’юнікейшн і ускладнення виробничих процесів, а також виправляти інших (ми знаємо, що цим грішить багато хто). Ну все, ліричний відступ закінчився, переходимо до справи.

Таблиця та база даних: визначаємо поняття

Почнемо ми з хвилинки термінології.

База даних. Це інструмент для збору, організації та структурування даних. У базі можуть бути відомості про товари, продукти, компанії, замовлення, відправках тощо.

Більшість баз даних починаються зі створення списків у word-processing program або spreadsheet. Після збільшення кількості інформації починають з’являтися перші «косяки» та невідповідності.

У одній базі даних зберігається відразу кілька таблиць. Наприклад, є база даних запасів товарів на складах, а в ній розташовуються чотири різні таблиці.

Таблиця. Є невіддільною частиною бази даних. Саме в таблиці знаходяться всі відомості, дані та показники компанії. Наприклад:

«У компанії є база даних. А всередині бази міститься таблиця «Контакти». У самій таблиці зберігається інформація про клієнтів та постачальників, телефони, адреси, поштові реквізити та електронні адреси».

Оскільки майже всі бази складаються з різних таблиць, саме з них і треба розпочинати створення бази.

Головне питання ми вирішили: таблиця та база даних – це не одне й теж. Тепер копнемо глибше, щоб зрозуміти загальний устрій та принципи роботи системи.

Структура таблиць та бази даних

Якщо ці об’єкти пов’язані між собою, але є різними поняттями, тоді й структура в них відрізняється. Розберемо, що з чого складається.

Структура таблиці. Кожна таблиця складається з різних записів (рядків) та стовпців (полів), які мають свої параметри та характеристики. Кожна таблиця зберігає інформацію про конкретні об’єкти або елементи, наприклад, дані співробітників, логістики тощо.

Кожна таблиця має свої властивості. Властивістю називаються атрибути, які задають її вигляд та роботу. Усі властивості задаються у «конструкторі».

У «поля» в таблиці є свої властивості, які також можна змінювати та задавати їх параметри вручну.

Гнучкість кастомізації та налаштування таблиць дозволяє створювати унікальні варіанти, щоб оптимізувати робочі процеси.

Структура бази даних. З базою даних ситуація цікавіша і складніша. Оскільки вона є сукупністю різних елементів (включаючи таблиці), то розбити її можна на наступні компоненти:

Таблиця. Ми вже розібралися, що це і як воно виглядає. Завдяки такій структурі таблиці легко переміщати з електронного формату до баз даних. Таблиці всередині баз необхідно піддавати процесу нормалізації. Грубо кажучи, це грамотне структурування даних усередині таблиць та їх елементів.

Форми. Вони допомагають користувачеві вводити та працювати з даними всередині бази. У формах є різні кнопки для команд, управління та редагування даних усередині системи тощо.

Командні кнопки допомагають грамотно вводити дані, відкривають інші форми тощо.

Є “Форма клієнта”. У цій формі співробітник працює з клієнтськими даними: від імені та прізвища до номера телефону. Якщо натиснути на функціональну кнопку, то відкриється, наприклад, «Форма замовлення», де будуть дані про час відправлення, ТТН, поштове відділення».

Звіт. У цьому пункті все логічно. Звіти – це звіти. Вони допомагають подивитися звітність за конкретними метриками: прибутковість, кількість продажів, кількість клієнтів тощо.

Звіти універсальні та дозволяють у будь-який час подивитися всю необхідну інформацію. Зазвичай вони зручні не тільки для ознайомлення на екрані монітора, а й для друку за потреби.

Запит. Цей елемент допомагає знайти щось конкретне всередині бази даних. Якщо потрібно знайти всю інформацію про одного клієнта, запит може звести всю інформацію про нього в одну таблицю за пару секунд. Чи практично це? Так!

Є й категорія «Запити, що оновлюються». Вони не просто виводять необхідну інфу, а й дозволяють її одразу відредагувати. Відповідно, редагування будуть внесені й у «Поле запиту», й у вихідну таблицю. Не забувайте про це.

Макроси. Вони є дуже простою мовою для програмування. Макроси допомагають працювати з функціоналом самої бази даних. Макрос дає можливість прив’язати до натискання однієї кнопки ланцюжок дій.

“Натискання кнопки Х запустить ланцюжок дій = Дія 1 + Дія 2 + Дія 3 . “. Ланцюжок може бути скільки завгодно довгим. Головне – практичність.

Грамотна робота з макросами – правильний шлях оптимізації багатьох процесів.

Модуль. Макрос – це ланцюжок команд, а модуль створюється мовою програмування Visual Basic для програм (VBA). Модуль складається з набору процедур, описів та інструкцій.

Висновки

Сподіваємося, що наш матеріал вніс ясність у відмінності між «таблицями» та «базами даних», тому більше непорозуміння та міс комунікацій у цьому аспекті точно не буде. Під час робочих процесів дуже важливо говорити “одною мовою”. У такому разі в робочих процесах не буде непорозуміння, що не тільки спростить роботу, а й позитивно позначиться на результаті.

Зв’язки між таблицями в моделі даних

Створюючи зв’язки, можна створити різні таблиці, щоб зробити аналіз даних потужнішим. Зв’язок – це підключення між двома таблицями, які містять дані: один стовпець у кожній таблиці – це основа для зв’язку. Щоб зрозуміти користь від зв’язків, уявіть, що вам необхідно відстежувати замовлення клієнтів на вашому підприємстві. Усі дані в одній таблиці можна відстежувати так:

Ідентифікатор клієнта

DiscountRate

Компактна цифрова фотокамера

Цей підхід можливий, однак він призводить до збереження надлишкових даних, наприклад адреси електронної пошти для кожного замовлення. Це дуже просто, однак якщо адреса електронної пошти клієнта зміниться, її необхідно буде оновити в кожному рядку для цього клієнта. Одне із можливих рішень цієї проблеми – розподіл даних між кількома таблицями та визначення зв’язків між цими таблицями. Такий підхід використовується в реляційних базах даних, таких як SQL Server. Наприклад, імпортована база даних може зберігати дані замовлень у трьох пов’язаних таблицях:

CustomerDiscounts

DiscountRate

Компактна цифрова фотокамера

Зв’язки в моделі даних існують явно, або зв’язки, які Excel автоматично створюються від вашого імені під час одночасного імпорту кількох таблиць. Щоб створити модель або керувати нею, Power Pivot використовувати надбудову для керування нею. Докладні відомості див. в Excel.

Якщо ви імпортуєте таблиці з тієї самої бази даних за допомогою надбудови Power Pivot, Power Pivot може визначати зв’язки між таблицями на основі стовпців у [дужках], а також відтворити ці зв’язки в моделі даних, побудованій за лаштунками. Докладні відомості див. в статті Автоматичне виявлення та присутність зв’язків у цій статті. Якщо імпортувати таблиці з кількох джерел, зв’язки можна створювати вручну, як описано в статті Створення зв’язку між двома таблицями.

Зв’язки засновані на стовпцях у кожній таблиці, які містять однакові дані. Наприклад, таблицю “Клієнти” можна зв’яжити з таблицею “Замовлення”, якщо кожен містить стовпець, у якому зберігається ідентифікатор клієнта. У наведеному прикладі назви стовпців однакові, однак це необов’язкова умова. Один стовпець може називатися CustomerID, а інший – CustomerNumber, однак у всіх рядках таблиці Orders має зберігатися ідентифікатор, який також зберігається в таблиці Customers.

У реляційних базах даних є кілька типів ключів. Ключ – це зазвичай стовпець зі спеціальними властивостями. Розуміння призначення кожного ключа допоможе керувати моделлю даних, що складається з кількох таблиць, яка надає дані до зведеної таблиці, зведеної діаграмі або звіту Power View.

Хоча є багато типів ключів, вони найважливіші для нашої мети:

  • Первинний ключ – унікальний ідентифікатор рядка в таблиці (наприклад, стовпець CustomerID в таблиці Customers).
  • Альтернативний ключ (або первинний ключ) – унікальний стовпець, відмінний від первинного ключа. Наприклад, у таблиці Employees можуть зберігатися ідентифікатор працівника та код соціального страхування, обидва унікальні.
  • Зовнішній ключ – стовпець, який посилається на унікальний стовпець в іншій таблиці, наприклад CustomerID в таблиці Orders, який посилається на стовпець CustomerID в таблиці Customers.

У моделі даних на первинний ключ або на альтернативний ключ посилаються як на пов’язаний стовпець. Якщо таблиця містить як первинний ключ, так і альтернативний, будь-який з них можна використовувати як основу для зв’язку між таблицями. Зовнішній ключ називають стовпцем-джерелом або просто стовпцем. У нашому прикладі зв’язок визначено між ідентифікатором клієнта в таблиці “Замовлення” (стовпець) і “Ідентифікатор клієнта” в таблиці “Клієнти” (стовпець підстановки). Якщо дані імпортуються з реляційної бази даних, за замовчуванням програма Excel вибирає зовнішній ключ з однієї таблиці та відповідний первинний ключ із іншої. Однак замість стовпця підстановки можна використовувати будь-який стовпець, який містить унікальні значення.

Зв’язок між клієнтом і замовленням – це зв’язок “один-до-багатьох”. У кожного клієнта може бути кілька замовлень, але для одного замовлення є лише один клієнт. Інший важливий зв’язок між таблицями – “один-до-одного”. У нашому прикладі таблиця CustomerDiscounts, яка визначає єдину дисконтну ставку для кожного клієнта, має зв’язок “один-до-одного” з таблицею “Клієнти”.

У цій таблиці показано зв’язки між трьома таблицями(Customers, CustomerDiscounts іOrders):

Стовпець підстановки

Примітка.: Зв’язки “багато-до-багатьох” не підтримуються в моделі даних. Прикладом зв’язку “багато-до-багатьох” може бути прямий зв’язок між таблицями Products і Customers, у якому один клієнт може придбати кілька продуктів, а один продукт можуть придбати кілька клієнтів.

Коли зв’язок створено, Excel зазвичай потрібно переобчисити всі формули, у яких використовуються стовпці з таблиць у новостворених зв’язках. Обробка може тривати певний час залежно від обсягу даних і складності зв’язків. Докладні відомості див. в області Повторне обчислення формул.

Модель даних може містити кілька зв’язків між двома таблицями. Щоб побудувати точні обчислення, Excel шлях з однієї таблиці до наступної. Таким чином, у певний момент часу лише один зв’язок між двома таблицями буде активним. Хоча інші неактивні, у формулах і запитах можна вказати неактивний зв’язок.

У поданні схеми активний зв’язок – це суцільна лінія, а неактивні – пунктирні лінії. Наприклад, у adventureWorksDW2012 таблиця DimDate містить стовпець DateKey,пов’язаний із трьома різними стовпцями в таблиці FactInternetSales:OrderDate, DueDateі ShipDate. Якщо активний зв’язок міститься між DateKey та OrderDate, він буде зв’язком за замовчуванням у формулах, якщо ви не зазначите інше.

Зв’язок можна створити, коли дотримано такі вимоги:

Унікальний ідентифікатор для кожної таблиці

У кожній таблиці повинен бути один стовпець, який унікально визначатиме кожний рядок у цій таблиці. Цей стовпець часто називають первинним ключем.

Унікальні стовпці підстановки

Значення даних у стовпці підстановки мають бути унікальними. Іншими словами, у таблиці не повинно бути повторень. У моделі даних нульові значення та пусті рядки рівноцінні пустим значенням, які є окремим значенням даних. Це означає, що у стовпці підстановки не може бути кілька нульових значень.

Пов’язані типи даних

Типи даних у вихідному стовпці та стовпці підстановки мають бути сумісними. Докладні відомості про типи даних див. в ційпрограмі.

У моделі даних не можна створити зв’язок між таблицями, якщо ключ – це складений ключ. Також є обмеження для створення зв’язків один до одного та один до багатьох. Інші типи зв’язків не підтримуються.

Складені ключі та стовпці підстановки

Складений ключ складається з кількох стовпців. У моделях даних не можна використовувати складені ключі: таблиця завжди має містити лише один стовпець, який однозначно ідентифікує кожен рядок у таблиці. Якщо імпортувати таблиці, які вже мають зв’язок на основі складеного ключа, майстер імпорту таблиць у Power Pivot ігноруватиме цей зв’язок, оскільки його не можна створити в моделі.

Щоб створити зв’язок між двома таблицями, у яких кілька стовпців визначатимуть первинний і зовнішній ключі, об’єднайте значення та створіть один стовпець для ключа, перш ніж створювати зв’язок. Це можна зробити, перш ніж імпортувати дані, або створивши обчислюваний стовпець у моделі даних за допомогою надбудови Power Pivot.

Зв’язки “багато-до-багатьох”

Зв’язки “багато-до-багатьох” не можна використовувати в моделі даних. Не можна просто додати з’єднувальні таблиці до моделі. Однак для моделювання зв’язків “багато-до-багатьох” можна використовувати функції DAX.

Рефлексивні з’єднання та цикли

Рефлексивні з’єднання та цикли не можна використовувати в моделі даних. Рефлексивне з’єднання – це рекурсивний зв’язок таблиці із самою собою. Рефлексивні з’єднання часто використовуються для визначення батьківсько-дочірніх ієрархій. Наприклад, можна об’єднати таблицю Employees із нею самою, щоб отримати ієрархію для відображення ланцюжка керівництва на підприємстві.

Програма Excel не дозволяє створення циклів між зв’язками в книзі. Іншими словами, наведений далі набір зв’язків заборонений.

Від Таблиці 1, стовпець a до Таблиці 2, стовпець f

Від Таблиці 2, стовпець f до Таблиці 3, стовпець n

Від Таблиці 3, стовпець n до Таблиці 1, стовпець a

Якщо ви спробуєте створити зв’язок, який призведе до створення циклу, буде видано помилку.

Одна з переваг використання Power Pivot полягає в тому, що надбудова Power Pivot може іноді виявляти наявні зв’язки й установлювати нові в моделі даних, створеній у програмі Excel.

Якщо імпортувати кілька таблиць, надбудова Power Pivot автоматично виявляє наявні зв’язки між таблицями. Крім того, якщо створити зведену таблицю, надбудова Power Pivot аналізує дані в таблицях. У ній виявляються можливі, але ще не визначені зв’язки та пропонуються відповідні стовпці для цих зв’язків.

Алгоритм виявлення використовує статистичні дані значень і метаданих стовпців, щоб припустити ймовірність зв’язків.

  • Типи даних у всіх пов’язаних стовпцях мають бути сумісними. Для автоматичного виявлення підтримуються лише типи даних “Ціле число” та “Текст”. Докладні відомості про типи даних див. в цій програмі.
  • Для успішного виявлення зв’язку кількість унікальних ключів у стовпці підстановки має бути більшою за значення в таблиці на стороні “багато”. Іншими словами, ключовий стовпець на стороні “багато” у зв’язку не може містити значення, відсутні у ключовому стовпці таблиці підстановки. Наприклад, у вас є таблиця, у якій наведено список продуктів з ідентифікаторами (таблиця підстановки), і таблиця продажів, яка містить список продажів кожного продукту (сторона зв’язку “багато”). Якщо в одному із записів продажів міститься ідентифікатор продукту, відсутній у таблиці продуктів, зв’язок не буде створено автоматично, однак ви зможете створити його вручну. Щоб програма Excel виявила зв’язок, спочатку необхідно оновити таблицю підстановки Product відсутніми ідентифікаторами продуктів.
  • Переконайтеся, що назва ключового стовпця на множинній стороні відповідає назві ключового стовпця в таблиці підстановки. Назви навіть не мають повністю збігатися. Наприклад, у бізнес-параметрах назви стовпців часто містять однакові дані: Emp ID, EmployeeID, Employee ID, EMP_IDтощо. Алгоритм виявляє схожі назви та призначає вищу ймовірність тим стовпцям, у яких назви схожі або однакові. Таким чином, для підвищення ймовірності створення зв’язку можна перейменувати назви стовпців у даних, які ви імпортуєте, на схожі назви стовпців у наявних таблицях. Якщо програма Excel знаходить кілька можливих зв’язків, то жодний зв’язок створено не буде.

Ці відомості можуть допомогти вам зрозуміти, чому не всі зв’язки виявлено або як зміни в метаданих – наприклад, ім’я поля та типи даних – можуть покращити результати автоматичного виявлення зв’язків. Докладні відомості див. в указівках із виправлення неполадок зв’язків.

Автоматичне виявлення іменованих наборів

У зведеній таблиці зв’язки між іменованими наборами та пов’язаними полями не виявляються автоматично. Їх можна створювати вручну. Якщо потрібно використовувати автоматичне виявлення зв’язків, видаліть кожний іменований набір і додайте окремі поля з іменованого набору безпосередньо до зведеної таблиці.

Припущення зв’язків

У деяких випадках зв’язки між таблицями утворюються автоматично. Наприклад, якщо створити зв’язок між першими двома таблицями з набору, припускається існування зв’язку між іншими двома таблицями, і такий зв’язок буде встановлено автоматично.

Products і Category – створюється вручну

Category та SubCategory – створюється вручну

Products і SubCategory – зв’язок припускається

Щоб зв’язки утворювалися автоматично, такі зв’язки мають бути однаково направленими, як зазначено вище. Якщо початкові зв’язки були, наприклад, між таблицями Sales і Products, а також між таблицями Sales і Customers, зв’язок не припускається. Це відбувається тому, що зв’язок між таблицями Products і Customers – “багато-до-багатьох”.

Створення таблиці в режимі конструктора

Виклик Конструктора можна здійснити, використовуючи:

  • • вкладку Головна – блок Режими – Конструктор ;
  • • контекстне меню на заголовку відкритої таблиці – Конструктор;

Мал. 11.7. Вкладка Створення

Таблиця в режимі Конструктора завжди має три колонки (рис. 11.8). Ім’я поля може містити російські, латинські літери, цифри без пробілів. Після того, як ім’я присвоєно, слід задати Тип даних (але умовчанням вибирається тин “Текстовий”).

Всього можна використовувати кілька типів даних: Текстовий, Числовий, Грошовий, Лічильник, Поле memo, Дата / Час, Логічний, Гіперпосилання, Поле об’єкту OLE, Вкладення (для приєднання файлів таблиць, зображень, діа- грам і т.п.).

Заповнений стовпець Опис додає наочності і містить коментарі до полів БД, призначені для користувача (необов’язковий для виконання елемент).

Переміщення, видалення та додавання полів здійснюються за допомогою миші або команди Робота з таблицями: Конструктор – Сервіс (див. Рис. 11.8).

Для переміщення поля його слід виділити, клацнувши мишею в області маркування записи, і перетягнути в потрібне місце.

Для видалення поля його слід виділити і натиснути клавішу DELETE. Щоб виділити групу полів, слід використовувати спільно з мишею клавіші SHIFT (для суміжних полів) або CTRL (якщо нуля розташовані не підряд).

Мал. 11.8. Режим Конструктора таблиць

Перш ніж зберігати таблицю в файлі БД, слід задати первинний ключ, попередньо виділивши потрібні поля:

  • • в контекстному меню потрібного поля вказати Ключове поле;
  • • вкладка Робота з таблицями: Конструктор – блок Сервіс – Ключове поле.

Якщо поле призначено ключовим помилково, слід використовувати команду Скасувати ключове поле або CTRL + Z, або в контекстному меню цього поля зняти активізацію Ключове поле.

У нижній частині вікна Конструктора вказуються Властивості полів. Для їх визначення необхідно:

  • • встановити курсор на потрібне поле у верхній частині вікна;
  • • перейти в нижню частину (F6 або мишею);
  • • вручну ввести характеристику цієї властивості або вибрати елемент із списку.

Збільшення розмірів області властивостей здійснюється натисканням клавіш SHIFT + F2. Заповнення деяких властивостей можна виконати за допомогою допоміжного вікна Майстра , що викликається кнопкою Будівник , розташованої праворуч від осередку належної якості або кнопкою на стрічці вкладки Робота з таблицями: Конструктор – блок Сервіс – Будівник.

Типи полів можуть бути різними:

  • текстовий (для визначення поля у вигляді текстового рядка до 255 символів);
  • числовий (для полів, в яких може зберігатися числове вміст);
  • грошовий (для полів, в яких можуть зберігатися дані грошового формату будь-якої валюти);
  • лічильник (числове поле, автоматично встановлює значення, причому для кожної наступної записи – на одиницю більше);
  • поле Memo (для полів типу невеликого до 64 000 символів файлу ( “файл в файлі”));
  • дата / час (для полів, що характеризують тимчасові дані);
  • логічний (для полів, які можуть приймати тільки два значення: Так / Ні, Істина / Брехня);
  • гіперпосилання (для полів посилань на відповідні адреси, ресурси і т.п.);
  • поле об’єкта OLE (для полів, в які впроваджуються або зв’язуються різного типу об’єкти: таблиці Excel, відео- та звукозаписи, зображення і т.п.);
  • вкладення (для приєднання файлів таблиць, зображень, діаграм і т.п.).

Властивості кожного поля встановлюються в нижній частині вікна Конструктора. Кожна властивість описує особливості конкретного поля (рис. 11.9).

Мал. 11.9. Властивості полів таблиці

Формат поля задає формат представлення даних при виведенні на екран або друк. Для типів даних Числовий, Грошовий і Лічильник існує набір форматів:

  • • стандартний (відсутні роздільники тисяч і знаки валют, число десяткових знаків залежить від точності даних (встановлюється за умовчанням));
  • • грошовий або євро (символи валют і два знака після десяткового роздільника);
  • • фіксований (один знак до і два знака після десяткового роздільника);
  • • з роздільниками тисяч (два знака після десяткового роздільника і роздільники тисяч);
  • • процентний;
  • • експонентний.

Для типів Дата / Час існує набір форматів:

  • • повний (15.04.94 5:30:10 pm);
  • • довгий (середа, 15 квітня 1994);
  • • середній (15 Квітня 94);
  • • короткий (15.04.90);
  • • довгий формат часу (5:30:10 pm);
  • • середній формат часу (5:30 pm);
  • • короткий формат часу (17:30).

Константи типу Дата / Час обмежуються символами “#” (наприклад, # 01.03.57 #).

Для логічного типу: Так / Ні – Yes / No (за замовчуванням); Істина / Брехня – True / False; On / Off – On / Off.

Число десяткових знаків задає число знаків після роздільник (від 0 до 15).

Розмір нуля задає максимальний розмір даних в поле. Поле з текстовим типом може мати розмір від 1 до 255 символів (за замовчуванням – 50).

Розмір нуля для числового типу даних наведено в табл. 11.1.

Маска введення автоматично зображує незмінні символи поля. При введенні даних в полі, заданий маскою, достатньо заповнити порожні позиції. Маску введення можна ввести вручну або використовувати Майстер масок. При введенні маски вручну застосовуються такі символи (табл. 11.2) (повний список можна подивитися в Довідці).

Виклик Майстра масок здійснюється кнопкою Побудувати. У вікні зі списку готових масок слід вибрати відповідну. Якщо потрібна маска відсутній, то її можна додати за допомогою кнопки Список.

Підпис поля визначає підпис для використання в формах і звітах, якщо вона відрізняється від імені поля.

Значення за замовчуванням визначає значення, автоматично вводиться в усі нові записи.

Таблиця 11.1

Характеристика типів числових полів

Цілі числа від 0 до 255

Цілі числа від -32 768 до +32 767

Довге ціле (4 байта)

Цілі числа від -2 147 483 648 до +2 147 483 647

З плаваючою точкою (4 байта)

З точністю до 6 знаків від-3,4-1038 до + 3,4-1038

З плаваючою точкою (8 байта)

З точністю до 10 знаків від -1,797 • 10308 до +1,797 -10308

Таблиця 11.2

символи поля

# – Цифра, знак +, знак -, пробіл

а – буква або цифра

а – буква або цифра

@ – Будь-який символ або пробіл

С – будь-який символ або пробіл

<(>) – Перетворює все символи праворуч до нижнього (верхнього) регістру

! – Маску слід заповнювати справа наліво

Умова на значення вказує, яким умовам повинні задовольняти значення, що вводяться в цьому полі. Воно задається виразом, що складається з операторів порівняння і значень, які використовуються для порівняння (операндів). При введенні даних здійснюється автоматична перевірка їх відповідності зазначеним типам і перевірка виконання заданих умов. Наприклад, при описі поля Дата народження йому присвоюється тип Дата і задається інтервал можливих значень, наприклад:> 01/01/1920 і

Повідомлення про помилку дозволяє задати текст, що виводиться на екран, якщо значення не задовольняє вищезгаданих стандартних умов па значення.

Обов’язкове поле визначає, чи може це иоле залишитися не заповненим при введенні даних. Якщо стоїть це властивість, то иоле є обов’язковим до заповнення.

Властивість Порожні рядки дозволяє зберігати порожні рядки в текстових і memo нолях.

Індексовані поле задає побудову індексу для полів з типом даних Текстовий, Числовий, Грошовий, Дата / Час і Лічильник. Призначення індексу – прискорення виконання запитів, пошуку і сортування. Можливі значення цієї властивості:

  • Ні (не створює індекс або видаляє існуючий індекс);
  • Так (збігу допускаються) (створює індекс, якщо в ньому допускаються збіги значень для різних записів);
  • Так (збіги не допускаються) (створює унікальний індекс).

Для швидкого створення таблиць використовуються шаблони таблиць ( Списки SharePoint) – спеціальний набір готових таблиць з підібраними полями, які можна просто заповнювати даними або можна відкрити в Конструкторі і відкоригувати.

Можна створити порожню таблицю за допомогою команди Таблиця (при цьому відкривається порожня таблиця з одним полем). Спочатку можна змінити імена нулів, викликавши контекстне меню на заголовку, потім заносити інформацію. Крім того, можна перейти в режим Конструктора , скорегувати структуру таблиці, а потім заповнити її.

Зв’язки між таблицями. Кожна таблиця здатна функціонувати самостійно, але зв’язку з іншими таблицями допомагають отримати більшу гнучкість щодо надання відомостей. Зв’язки встановлюються між двома таблицями.

Одна з них містить поле, значення якого збігається зі значеннями первинного ключа іншої таблиці. Зв’язки бувають трьох типів: “один-ко-многим”, “один-до-одного”, “багато-до-багатьох”.

Головна таблиця містить первинний ключ і становить частину “один” щодо “один-ко-многим”, підпорядкована таблиця містить такий же тип інформації з боку “багато” щодо “один-ко-многим”.

Переглянути, встановити, відредагувати зв’язку можна командою з вкладки Робота з базами даних – блок Показати або приховати – Схема даних. На екрані з’явиться вікно, в якому будуть відображені всі таблиці і зв’язку між ними.

Зв’язки автоматично встановлюються за допомогою Майстра підстановок в режимі Конструктора.

Технологія зв’язування таблиць:

  • • таблиця, в яку будуть підставлятися дані з іншої таблиці (підпорядкована таблиця) відкривається в режимі Конструктора ;
  • • виділяється поле, яке буде полем підстановки і в списку типу даних вибирається Майстер підстановок (рис. 11.10);
  • • програма майстра викликає декількох послідовних вікон, кожне з яких передбачає визначення того чи іншого параметра:

Мал. 11.10. Встановлення зв’язків між таблицями

  • – Визначається джерело для підстановки (з якої таблиці або запиту будуть братися дані або, якщо заздалегідь відомий фіксований набір значень (оцінки за іспити, день тижня, сорт товару і т.п.));
  • – З зазначеної таблиці відбираються поля, які будуть брати участь в підстановці (перше – основне, інші – в якості коментаря до нього);
  • – Сортування полів підстановки за певним принципом;
  • – Встановлюються ширина стовпця підстановки і його підпис, щоб було видно повні поля, ховається ключовий стовпець;
  • – Отримані результати можна подивитися за допомогою команди з вкладки Робота з базами даних – блок Показати або приховати – Схема даних (рис. 11.11).

Для установки зв’язку між таблицями потрібно вручну перетягнути пов’язується иоле з головної таблиці і накласти його на відповідне поле підлеглої таблиці.

Видалення і зміна зв’язків проводиться за допомогою контекстного меню на лінії зв’язку, а також клавішею DELETE.

У вікні Схема даних подвійне клацання по лінії зв’язку дозволить відкрити вікно Зміна зв’язків (рис. 11.12). В ньому

Мал. 11.11. Автоматично встановлена зв’язок між таблицями

Мал. 11.12. Вікно Зміна зв’язків

можна побачити тип відносини, яке автоматично розпізналося системою, і в цьому випадку можна встановити прапорець у опції Забезпечення цілісності даних (лінія зв’язку потемніє і з’являться значки “1” і ” “, що означають відношення “один” або “багато”).

Якщо зв’язок визначена і система взяла на себе підтримку цілісності даних, то при перегляді головної таблиці (відношення “один”) зліва, поруч із смугою виділення з’явиться колонка зі знаками “+”. Клацання на “+” дозволить відкрити підпорядковану таблицю (відношення “багато” або “один”).

Пошук і надання даних з БД – одна з основних задач СУБД. Природно, кошти, що дозволяють отримати інформацію, досить різноманітні. На рис. 11.13 наведено їх класифікацію.

Залежно від інформаційної потреби можна використовувати прості прийоми обшуку чи подібного складніші, що дозволяють формувати непрості критерії відбору.

До найпростішим видам пошуку відноситься використання команд Правка – Знайти і ПравкаЗамінити або кнопка . В умовах пошуку можуть бути використані операції порівняння (>, =, =, <>), а також групові символи:

* (Будь-яка цифра або символ) може бути першим або останнім символом текстового рядка (наприклад, wh * – пошук слів what, white і why);

Мал. 11.13. Класифікація засобів пошуку в програмі MS Access

? (Будь-який текстовий символ) (наприклад, b? Ll – пошук слів ball, bell і bill);

[] Будь-який один символ з ув’язнених в дужки. Наприклад, [*];

В [ае] ll – пошук слів ball і bell, але не bill;

/ (Будь-який символ, крім укладених в дужки). Наприклад, b [! Ае] ll – пошук слів bill і bull, але не bell або ball;

– (Будь-який символ з діапазону). Потрібно вказувати по зростанню (від А до Z, але не від Z до А). Наприклад, b [a-c] d – пошук слів bad, bbd і bed;

# (Будь-яка цифра). Наприклад, 1 # 3 – пошук значень 103, 113, 123.

Фільтр – це спосіб показати у вікні тільки ті записи БД, які задовольняють вимогам користувача, це одноразові запити, без імені. Можна застосовувати фільтри до таблиці, запиту або формі, але фільтруються завжди дані тільки однієї таблиці. У фільтрі відображаються всі поля фільтрованої таблиці.

У СУБД MS Access кілька видів фільтрів.

Для установки фільтрів необхідно виконати команду вкладка Головна – блок Сортування і фільтр – Фільтр або скористатися однією з кнопок на панелі інструментів (рис. 11.14).

Види фільтрів і правила установки:

  • По виділеному: виділити фрагмент вмісту потрібного поля і вибрати Виділення;
  • Текстовий / Числовий / За датою: виклик контекстного меню на поле таблиці і в залежності від типу даних в цьому полі вибрати Текстовий / Числовий / Дата;
  • Розширений фільтр: команда Головна – група Сортування і фільтри – Додатково – Розширений фільтр;

Мал. 11.14. Інструменти фільтрації

За формою : при відкритій таблиці вибрати команду Додатково – Змінити фільтр і в що з’явилася від згортання таблиці порожній рядку задати критерій відбору. У критерії можна використовувати логічні оператори AND, OR, NOT та елементи шаблону.

Запити є об’єктом і являють собою сформульовану інформаційну потребу. Основна функція запитів – вилучення даних з таблиць за заданими критеріями. У запитах можна використовувати поля з різних пов’язаних таблиць і отримувати в результаті тільки ті нуля, які потрібні.

Існує два основних типи запитів: на вибірку і на зміну.

Запити на вибірку витягають дані, дозволяють згрупувати і підсумувати їх. Результати запиту можна переглянути на екрані, роздрукувати або скопіювати в буфер обміну, їх можна використовувати як джерело записів для форми або звіту.

Запити на модифікацію виконують дії з даними, їх можна використовувати для створення нових таблиць, додавання даних в існуючі таблиці, їх поновлення або видалення записів.

При роботі із запитом можна виділити два етапи: формування (проектування) і виконання.

Формування запиту здійснюється в Конструкторі або Майстрі запитів (Створення – Запити – Конструктор запитів / Майстер запитів) (рис. 11.15).

Мал. 11.15. Бланк запиту

Бланк запиту має два розділи:

  • • у верхній частині вікна розміщуються таблиці, вибрані з діалогового вікна або за допомогою команди Додати таблицю контекстного меню у верхній частині бланка;
  • • в нижній частині вікна розташований бланк запиту. Інформація в нього заноситься шляхом перетягування потрібних полів з таблиць у верхній частині вікна в рядок Поле або подвійним клацанням миші по потрібному полю.

Наявність “галочки” в рядку Вивід на екран означає присутність даного поля в таблиці результатів пошуку. Критерії запиту встановлюються в рядку Условие отбора і наступних рядках, пов’язаних логічним оператором “OR” ( “АБО”). Всі критерії відбору, зазначені в одному рядку, об’єднуються оператором “AND” ( “І”).

Як Умови відбору можуть бути вирази (обчислюване поле), дати, текст, які або вносяться вручну, або інструментом, або за допомогою команди контекстного меню Побудувати . Константи типу Дата / Час полягають в #.

Запити на вибірку бувають різних типів: вибірка, перехресний, підсумковий, параметричний. За замовчуванням створюється запит на вибірку. Тип запиту може бути перетворений в будь-який інший тип: 1) командою з блоку Тип запиту (рис. 11.16); 2) за допомогою блоку Показати або приховати ; 3) контекстне меню на вільному просторі в розділі таблиць – Тип запиту.

Виконання запиту здійснюється командою Результати – Виконати.

У запит можна включати нові поля, відсутні у вихідних таблицях і обчислювані на основі полів різних таблиць. Для створення нового поля в порожньому осередку рядки Поле в бланку запиту вводиться формула за такою структурою: Ім’я поля: вираз.

Для побудови виразів є спеціальний засіб – Будівник виразів, що викликається правою кнопкою миші на поле або кнопкою Побудувати , діалогове вікно якого представлено на рис. 11.16.

У верхній частині розміщується вікно формування формули. Нижня містить три списки для вибору імен полів і функцій. З папок Таблиці , Запити , Форми , Звіти можна вибирати відповідний об’єкт, при виділенні якого в центральному списку з’являються все поля цього об’єкта.

Мал. 11.16. Будівник виразів

В папці Функції розміщуються вбудовані функції, згруповані за категоріями, за допомогою яких можна формувати складні формули для обчислення нових полів.

В умови запиту можуть бути включені конкретні значення і умови відбору потрібних нулів (наприклад, місто або значення), але для того, щоб зробити запит більш універсальним і мобільним, можна замість конкретного значення включити в запит параметр – змінюється позицію, тобто створити параметричний запит .

Для цього в рядок Условие отбора вводиться фраза в квадратних дужках, яка буде виводитися як “підказки” -Коментарі в процесі діалогу (рис. 11.17). Таких параметрів в одному запиті може бути кілька, кожен – для свого поля. При завданні декількох параметрів ім’я кожного має бути унікальним.

Мал. 11.17. Параметричний запит

При виборі даних може знадобитися агрегувати дані, знайти яку-небудь функцію (наприклад, суму або максимальне значення в поле). Запити, які виконують обчислення над групою записів, називаються підсумковими. Для їх складання слід виконати команду Робота із запитами: Конструктор – блок Показати або Сховати – Підсумки. У бланку запиту з’явиться новий рядок з найменуванням Групова операція (в ній міститься слово “Угруповання”, а в активізованому списку можна вказати функцію для розрахунку: SUM – складання; AVG – середнє значення; MIN – мінімальне значення; МАХ – максимальне значення; COUNT – кількість записів зі значеннями (без порожніх значень); STDEV – стандартне відхилення; VAR – дисперсія; FIRST – значення в першому записі; LAST – значення в останньому записі). Після виконання підсумкового запиту виходить таблиця з підведеними підсумками.

Особливий тип підсумкових запитів, що представляють результати пошуку у вигляді матриці, називається перехресним. Для його створення потрібно виконати команду Робота із запитами: Конструктор – Тип запиту – Перехресний запит.

При активізації цієї команди в бланк запиту додаються два рядки (рис. 11.18): “Групова операція” і “Перехресне таблиця”. У першій з них потрібно встановити оп-

Мал. 11.18. Перехресний запит

цію угруповання або функцію для розрахунку підсумку, у другому для кожного поля такого запиту може бути обрана одна з установок: “Заголовки рядків”, “Заголовки стовпців”, “Значення”. Для перехресного запиту треба обов’язково визначити хоча б по одному полю як заголовок рядків, стовпців і значення. Можна використовувати додаткові умови відбору і сортування.

Запити на модифікацію дозволяють вносити зміни в БД: створювати нові таблиці на основі наявних даних інших таблиць (запити на створення), змінювати значення окремих полів (запити на оновлення), переміщати або копіювати дані з одних таблиць в інші (запити на додавання), видаляти записи з БД (запити на видалення).

Запити на модифікацію призводять до незворотних змін даних, що містяться в БД, і тому доцільно виконувати їх в два етапи. На першому етапі слід провести відбір модифікуються даних запитом на вибірку, переконатися в правильності вибірки. На другому – змінити статус запиту на вибірку, встановивши його відповідно до завдання, потім повторно виконати запит з новим статусом.

Статус запиту змінюється командою Робота із запитами: Конструктор – блок Тип запиту (див. Рис. 11.15).

В результаті виконання запиту на створення таблиці виходить нова таблиця серед об’єктів Таблиці. У неї можуть входити поля з різних таблиць бази і розрахункові нуля. Для створення такого запиту використовується команда Створення таблиці (див. Рис. 11.15).

Запит на оновлення використовується при внесенні змін у безліч записів БД, тому попередньо доцільно зробити резервну копію таблиці.

Виконується цей вид запиту в два етапи: спочатку перевіряється правильність відбору оновлюваних записів за допомогою запиту на вибірку, потім він перетворюється в запит на оновлення і виконується повторно.

У наведеному на рис. 11.19 прикладі запит на оновлення збільшує розмір окладу співробітникам, які займають посаду “менеджер з обслуговування клієнтів”.

При оновленні полів слід мати на увазі, що якщо під час проектування таблиці у властивостях нуля було задано Умова на значення , то при оновленні цього поля умова може бути порушено, чого не допустить MS Access, тому потрібно або змінити умова на значення, або видалити цю умову в Конструкторі.

Мал. 11.19. Запит на оновлення

Запити на додавання дозволяють маніпулювати записами і фрагментами таблиць: копіюючи їх в інші таблиці, додаючи нові дані з іншої бази, з переносних комп’ютерів, періодично прибираючи “старі” записи в архівні таблиці, можна збільшити швидкодію основних частин і поліпшити оглядовість БД.

При встановленні для запиту статусу На додавання в бланку запиту з’являється рядок Додавання, де вказуються назви тих рядків таблиці приймача, в які копіюються дані. У наведеному на рис. 11.20 прикладі запиту відбираються дані за 2012 р і копіюються в іншу таблицю – проводиться архівація неактуальних даних.

“Старі” або невживані записи таблиць з БД не видаляються зовсім, а копіюються в архівні таблиці. Після їх дублювання вони можуть бути видалені з робочих таблиць бази для її актуалізації. Для цієї мети використовуються запити на видалення, які відрізняються в даному випадку від запитів на додавання статусом – на видалення. Попередньо доцільно зробити копію.

Багатотабличного запит здійснює об’єднання даних, розділених на етапі проектування відповідно до вимог нормалізації на безліч таблиць (для

Мал. 11.20. Запит на додавання

ліквідації повторюваності нулів). В результаті виконання запиту формується ненормалізованих таблиця з повторюваними даними, в якій кожен запис збирає необхідні дані з різних таблиць. При цьому дані головної таблиці дублюються в різних записах результуючої таблиці.

В Access є можливість задати спосіб об’єднання записів двох зв’язаних таблиць при створенні як загальної схеми БД, так і схеми даних запиту.

Для будь-якої пари пов’язаних таблиць може бути обраний один з трьох способів об’єднання записів:

  • 1) внутрішнє об’єднання тільки тих записів, в яких пов’язані поля обох таблиць збігаються (найбільш часто зустрічається тип);
  • 2) зовнішнє об’єднання тих записів, в яких пов’язані поля обох таблиць збігаються, а також об’єднання всіх записів з першої таблиці, для яких немає пов’язаних у другій, з порожньою записом другої таблиці;
  • 3) зовнішнє об’єднання тих записів, в яких пов’язані поля обох таблиць збігаються, а також об’єднання всіх записів з другої таблиці, для яких немає пов’язаних в першій, з порожньою записом першої таблиці.

Два останніх способу є запити зовнішнього об’єднання, вони є спрямованими і можуть бути лівими або правими.

При лівому об’єднанні в запит включаються всі рядки з першої таблиці в реченні FROM інструкції SQL, і тільки ті рядки з іншої таблиці, в яких значення пов’язаних полів збігаються.

При правом об’єднанні в запит включаються всі рядки з другої таблиці в реченні FROM інструкції SQL, і тільки ті рядки з іншої таблиці, в яких значення пов’язаних полів збігаються.

Діалогове вікно Параметри об’єднання (рис. 11.21) дозволяє зрозуміти тип і спрямованість об’єднання, викликавши його подвійним клацанням на лінії зв’язку.

Оскільки деякі рядки з одного боку зовнішнього об’єднання не матимуть в іншій таблиці відповідних їм рядків, деякі поля, що належать іншій таблиці і які повертаються в результатах запиту, матимуть порожні значення.

Зовнішні об’єднання створюються шляхом зміни внутрішніх об’єднань.

Мал. 11.21. Вікно Параметри об’єднання

У режимі Конструктора запиту змінюване об’єднання активізується подвійним клацанням. Па екрані з’явиться діалогове вікно Параметри об’єднання , в якому перераховуються варіанти об’єднання 2 і 3. Вибирається потрібний варіант.

При встановленні в схемі даних зв’язку між таблицями за замовчуванням обраний перший спосіб об’єднання. При обробці таблиць цей спосіб об’єднання використовується, якщо він спеціально НЕ перевизначений.

Якщо в запит включається незв’язана таблиця, то вона впливає на результат пошуку (оскільки в запиті формуються всі комбінації записів, відбувається об’єднання “все з усіма”, це називається “повне об’єднання” або “декартовій твір”) – вибірка стає значно більше.

До запитів спеціального типу відносяться:

  • • пошук записів без підлеглих;
  • • пошук повторюваних записів.

Цей вид запитів застосовується для перевірки цілісності даних, а також у безлічі інших специфічних пошукових запитів.

Пошук записів без підлеглих можна здійснити за допомогою вкладки Створення – Запити – Майстер запитів – Записи без підлеглих (рис. 11.22).

Розглянемо приклад складання запиту Клієнти без контрактів.

У цьому запиті братимуть участь дві таблиці Клієнти і Договори , пов’язані між собою як “один до багатьох”. Щоб зрозуміти, які з зареєстрованих клієнтів не уклали договори, на першому кроці майстра визначається головна таблиця – Клієнти . На наступному кроці – підлегла таблиця Договори. Визначення полів, за якими пов’язані вибрані таблиці, відбувається на наступному

Мал. 11.22. Новий запит

кроці. Його програма виконує автоматично, або користувач може вибрати поля вручну. Вибір нулів, які повинні увійти у відповідь, здійснюється на наступному кроці (наприклад, код клієнта, його назва та номер телефону).

Запит можна зберегти в базі даних під типовим ім’ям “Клієнти без підлеглих в Договори” або дати свій варіант.

Мал. 11.23. Записи без підлеглих

Отриманий результат представлений на рис. 11.23. У режимі Конструктора можна звернути увагу на особливість зв’язку між таблицями (це – “ліве з’єднання”, тобто для зв’язку в параметрах об’єднання була обрана опція “Об’єднання всіх записів з першої таблиці і тільки тих записів з другої таблиці, в яких пов’язані поля збігаються “).

Інший тип спеціальних запитів ( що повторюються записи) дозволяє знайти записи, що мають в певних полях однакове значення (наприклад, не зареєстрований чи один договір двічі на одного і того ж клієнта).

Технологія створення такого запиту подібна запитом на “пошук без підлеглих”, тільки у вікні Новий запит (див. Рис. 11.22) вибирається варіант , що повторюються, записи. Далі вибираються таблиця / запит, де треба знайти записи з повторюваними значеннями (в нашому випадку – Договори) ; потім визначаються поля, дублювання яких буде виявлятися ( Код туру, Код клієнта, Дата початку туру , Код співробітника); вибір полів, додатково відображаються у відповіді – Номер договору; завдання імені запиту, за замовчуванням – Пошук повторень для Договори. Будуть знайдені всі повторювані значення по заданих полях. Отриманий запит в режимі Конструктора буде виглядати, як показано на рис. 11.24.

При роботі із запитом, таблицею або формою можуть бути отримані зведені таблиці і діаграми – спосіб отримання даних в різних розрізах.

Для створення зведеної таблиці потрібно, відкривши таблицю, запит або форму в режимі Конструктора , за допомогою Головна – Режим – вибрати режим Зведена таблиця. У формі (рис. 11.25) можна перетягнути потрібні для розрахунків поля до відповідних області зведеної таблиці за допомогою підключеного Списку полів зведеної таблиці , отримуючи підсумки в різних розрізах.

Переключившись в режим Зведеної діаграми , можна візуалізувати отримані дані в графічному вигляді (рис. 11.26).

Форма в MS Access – це об’єкт бази даних, який можна використовувати для введення, зміни або відображення даних з таблиці або запиту (рис. 11.27). Форми можуть застосовуватися для управління доступом до даних: з їх допомогою можна визначати, які поля або рядки будуть відображатися (деяким користувачам достатньо бачити лише

Мал. 11.24. Запит на пошук повторюваних записів

Мал. 11.25. Створення зведеної таблиці

Мал. 11.26. Створення зведеної діаграми

Мал. 11.27. Форма Співробітники

кілька нулів великий таблиці). Раціонально побудована форма прискорює роботу, робить її більш приємною і ефективною і може запобігти невірний введення даних.

Для автоматизації часто виконуваних дій в форму можна додати кнопки та інші функціональні елементи.

Форма може представлятися в трьох режимах: макета; конструктора і форми. Перемикання між ними здійснюється з вкладки Головна – блок Режими – Режим (рис. 11.28).

Мал. 11.28. Група Форми вкладки Створення

Режим макета – наочний режим для внесення практично будь-яких змін в форму і її структуру, що дозволяє задавати розміри елементів управління і виконувати інші завдання, пов’язані з зовнішнім виглядом і зручністю форми. Але деякі завдання в цьому режимі виконати не можна – потрібен режим конструктора.

Режим конструктора призначений для детального перегляду структури (додавання різних елементів управління (написів, малюнків, ліній і прямокутників), зміни джерела елемента управління “Поле” і ін.). У цьому режимі неможливо переглядати дані з таблиць і запитів (для цього призначений режим Форми).

Форми можуть створюватися для вибраної таблиці:

  • 1) Форма (форма для відображення запису таблиці);
  • 2) за допомогою Майстра форм , в якому крім більшої свободи у виборі полів, що відображаються на формі, можна вказати спосіб угруповання і сортування даних, а також включити в форму поля з кількох пов’язаних таблиць або запитів;
  • 3) за допомогою Конструктора форм (рис. 11.29).

Розділена форма – це форма з одночасним синхронізованим відображенням даних в двох виставах: в режимі форми і в режимі таблиці (рис. 11.30). Дані можна модифікувати в кожній частині форми за умови, що джерело записів допускає оновлення, а параметри форми не забороняють такі дії.

Для її створення потрібно виділити або відкрити таблицю / запит і активізувати інструмент Інші форми – Розділена форма. Робота з розділеною формою дає пре-

Мал. 11.29. Форма в режимі Конструктора

Мал. 11.30. Розділена форма

майна обох типів форми (наприклад, за допомогою табличній частині форми можна швидко знайти запис, а потім переглянути або змінити її в іншій частині).

Якщо потрібна форма, в якій відображається відразу кілька записів, і при цьому потрібні ширші можливості настройки, ніж у таблиці, можна скористатися інструментом Кілька елементів. Ця форма зовні нагадує таблицю: дані розташовані в рядках і стовпцях, але вона надає більше можливостей настройки, ніж таблиця: до неї можна додавати графічні елементи, кнопки та інші елементи управління.

Можна швидко побудувати форму з декількох полів, скориставшись інструментом Порожня форма , при цьому відкривається порожня форма в режимі макета і підключається Список полів (рис. 11.31), з якого можна перетягнути відкрите поле або групу полів (виділених за допомогою клавіші CTRL).

У форму можна додавати об’єкти, що поліпшують її зовнішній вигляд і спрощують роботу з БД: поля введення, написи, кнопки, лінії і прямокутники, емблему компанії, заголовок, номери сторінок або дату і час. Більшість з них розміщуються в стрічці Робота з макетами форм: Конструктор – Елементи управління (рис. 11.32). Після виділення потрібного елемента його потрібно розтягнути на поле форми.

Розрізняють такі елементи управління:

Додані (джерелом даних служать поля таблиці / запиту);

Мал. 11.31. Порожня форма

Мал. 11.32. Група Елементи управління

  • Вільні – нс мають джерела даних (поля або виразу) (використовуються для виведення на екран відомостей, ліній, прямокутників і малюнків);
  • Обчислювані (джерелом даних є вираз, що служить джерелом даних елемента, а не поле). Вираз – це поєднання операторів, імен інших елементів управління, імен нулів, функцій, які повертають єдине значення, і констант (наприклад, [ціна за одиницю] * 0 , 75). Вони додаються в режимі Конструктора інструментом Поле ).

Підпорядкована форма – це форма, яка перебуває всередині іншої форми, такий варіант називають ієрархічна або “батьківська / дочірня” форма. Первинна форма називається головною , а форма всередині форми – підпорядкованої формою.

Підпорядкована форма зручна для виведення даних з таблиць (запитів), пов’язаних ставленням “один до багатьох”, “один до одного”, причому в головній формі відображаються дані на стороні відносини “один”, а в підлеглій – “багато”, тобто . в підлеглій формі виводяться тільки ті записи, які пов’язані з поточним записом в головній формі (рис. 11.33).

Мал. 11.33. Підпорядкована форма

Головна форма може містити будь-яке число підлеглих форм, якщо кожна підпорядкована форма поміщається в головну форму. Є також можливість створювати підлеглі форми двох рівнів вкладеності. Перед створенням підлеглих форм слід перевірити зв’язку “один до багатьох” між таблицями.

Створити підлеглі форми можна кількома способами, але найпростіший такий: відкрийте головну форму в режимі Конструктора ; в області переходів на об’єкті Форма виберіть підпорядковану форму і перетягніть її в головну форму; подивіться на результат в режимі Форми.

Дані, що зберігаються в таблицях і запитах, можуть бути оформлені у вигляді звіту , який дозволить надати інформацію на друк в бажаному форматі, в сгруппированном і сортованому вигляді з додатковими елементами у вигляді малюнків і написів.

Існує два основних інтерактивних режиму роботи зі звітами:

  • Конструктор – для створення нових звітів і зміни існуючих, виконання “тонкої” роботи;
  • Режим макета – для зміни структури звіту (додати поле, перетягнувши його з нової області Список полів або змінити властивості), а також створення нових макетів в стовпчик і стрічкових, груп елементів управління, з якими можна працювати, як з єдиним цілим; легко видаляти поля, застосовувати форматування.

Створити новий звіт за допомогою таких дій (рис. 11.34):

  • Звіт – для вибраної таблиці швидко створюється звіт з професійним оформленням, нижніх колонтитулів, що включають логотип, назву, дату і час, інформативні кінцеві рядки і підсумки;
  • Майстер звітів ;
  • Конструктор звітів ;
  • Порожній звіт.

Мал. 11.34. Створення Звіти

До розділів звіту відносяться Область даних , де розташовані записи з джерела даних; Тема і Примітка звіту , які розміщуються відповідно на початку і кінці звіту (рис. 11.35). Додаткові розділи Тема і Примітка групи пов’язані з угрупованням записів. Кількість цих розділів відповідає числу рівнів угруповання.

Група – це набір записів, відібраних за певним критерієм. Вона складається з заголовка, включених в неї записів і примітки. Угруповання дозволяє розбити записи на логічні групи і надрукувати для кожної вступну та підсумкову інформацію.

Угруповання може бути:

• для чисел (але десяткам, сотням і іншим діапазонами значень, які задаються у властивості Інтервал );

Мал. 11.35. Звіт в режимі Конструктора

  • • для текстових нулів (за першою літерою, але двом першими літерами і т.д.);
  • • для полів типу Дата (по роках, кварталах, місяцях і т.д.).

У звітах, як і в формах, можна використовувати обчислювані нуля, які в режимі Майстра встановлюються за допомогою кнопки Підсумки , а в режимі Конструктора – кнопкою Поле.

Поштові наклейки є різновидом звіту. Для їх створення виконується команда: Створення – Звіти – Наклейки – вибрати джерело і формат наклейок.