Витрати на проживання в готелі. Рахунок потрібний!

Працівник, повернувшись з відрядження, додав до авансового звіту документи на проживання в готелі: касовий чек РРО та квитанцію прибуткового касового ордера. Чи можна компенсувати витрати на проживання на підставі цих документів? Чи обов’язково для підтвердження витрат на проживання додавати ще й рахунок готелю?

Відрядження. Витрати на проживання. Якими документами вони мають бути підтверджені? Давайте розбиратися.

Нормативними документами, до яких має звернутися бухгалтер бюджетної організації в цій ситуації, у першу чергу є:

— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59);

— постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98).

Давайте подивимося, що ж у цих документах сказано щодо цього питання.

Інструкція № 59. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до:

— Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ);

— Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон про РРО).

На це вказує п. 14 розд. I Інструкції № 59.

Виходить, потрібно з’ясувати, що є розрахунковим документом відповідно до ПКУ та Закону про РРО.

Розрахунковий документ відповідно до ПКУ. Слід одразу зауважити, що в ПКУ немає прямої вказівки на таке поняття, як «розрахунковий документ», та на те, що він собою являє. Але водночас у ПКУ зазначено, які витрати на відрядження не є об’єктом обкладення ПДФО.

Так, згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження, зокрема на проживання, не є об’єктом обкладення ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Отже, відповідно до ПКУ для підтвердження витрат на проживання потрібний рахунок.

Розрахунковий документ відповідно до Закону про РРО. Статтею 3 цього Закону передбачено: «суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі зобов’язані: проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій…».

Це означає, що для підтвердження будь-якої розрахункової операції (купівлі-оплати) потрібен розрахунковий документ.

Розрахунковий документ — документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом про РРО, і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну (ст. 2 Закону про РРО).

Таким чином, відповідно до Закону про РРО для підтвердження витрат на проживання потрібен розрахунковий документ (касовий чек РРО, квитанція прибуткового касового ордера тощо).

Крім того, згідно з п. 12 розд. II самої Інструкції № 59 витрати на відрядження, зокрема на проживання, відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Постанова № 98. І ще один вагомий аргумент на користь обов’язкової наявності рахунка ми знайшли в абз. 3 п. 2 постанови № 98:

«Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат».

Звідси випливає, що без рахунка готелю просто не вийде визначити, що входить до вартості послуги, сплаченої за квитанцією. Чи потрапили в оплату готелю витрати на харчування? А можливо, в оплату за квитанцією увійшли витрати, що взагалі не підлягають відшкодуванню направленому у відрядження працівнику? Де шукати відповіді на ці запитання без рахунка готелю, що містить розшифровку наданих працівнику послуг?

З урахуванням сказаного вважаємо, що витрати на проживання потрібно підтверджувати одночасно двома документами: рахунком готелю і, наприклад, чеком РРО (прибутковим ордером, розрахунковою квитанцією). Наявності тільки одного з них недостатньо.

А що робити, якщо працівник не надав рахунок готелю? Ваше завдання як бухгалтера — пояснити працівнику, що без рахунка неможливо буде компенсувати йому витрати на проживання у відрядженні. Тому його завдання як підзвітної особи — отримати від готелю оригінал рахунка.

До речі, звичайна пошта все ще працює. Якщо працівник бажає отримати витрачені на проживання у відрядженні кошти, нехай попросить працівників готелю надіслати йому його рахунок.

Оплата проживання у відрядженні: «за себе та того хлопця»

Для декількох відряджених працівників були заброньовані місця в готелі. Оплату за всіх здійснював директор платіжною карткою. Як оформити витрати на відрядження: включити оплату за готель кожному працівникові окремо до звіту чи якось інакше? Незважаючи на продовження карантину, життя триває: ходить транспорт, працюють готелі, збираються у відрядження працівники, а разом із цим з’являються такі ось запитання. Що ж, відповідаємо.

Про групову оплату витрат на відрядження в нормативних документах прямо нічого не сказано, хоча на практиці трапляється часто*. Розберемо ситуацію на поточний день.

Порядок використання особистих або корпоративних платіжних карток визначений умовами договору з банком і вимогами законодавства (п. 1 розд. III Положення № 705**). Та загалом чинне законодавство не забороняє фізособі за допомогою особистої або корпоративної платіжної картки оплачувати витрати, пов’язані з відрядженням.

За загальним правилом, підприємство повинне забезпечити працівника авансом для оплати витрат на відрядження:

— вартості проїзду до місця призначення і назад;

— витрат з найму житла та добовими за час відрядження (ст. 121 КЗпП, п. 4 розд. I і п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59***).

Зверніть увагу: як і раніше, аванс можна видати як готівкою, так і безготівковою. оскільки вимоги Інструкції 59 обов’язкові лише для бюджетників, для госпрозрахунківців вони носять рекомендаційний характер****.

У свою чергу, працівник за допомогою платіжної картки може здійснювати оплату витрат на відрядження як шляхом безготівкових перерахувань, так і готівкою, знявши попередньо кошти з поточного рахунку. Витрати, оплачені працівником у відрядженні за допомогою платіжної картки, відшкодовуються на підставі Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) (п.п. 170.9.2 ПКУ). Виданими працівникові під звіт вважаються кошти:

— перераховані на відрядження на особисту картку працівника;

— списані з корпоративної картки при проведенні безготівкових розрахунків (у тому числі при розрахунках через Інтернет) або при знятті готівкових коштів з такої картки.

Тому якщо плануєте використовувати корпоративну картку, то в наказі на відрядження відразу слід призначити відповідальну особу, яка від імені і за рахунок юрособи (роботодавця) здійснюватиме всі необхідні платежі у відрядженні з використанням картки (лист ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Відповідно саме такий працівник і повинен відзвітувати про витрачені кошти після повернення з відрядження.

Якщо працівник оплачує витрати на відрядження за допомогою особистої картки (як за рахунок отриманого авансу, так і з власних коштів), то для їх компенсації, знову-таки, саме він (держатель картки) зобов’язаний додати до свого Звіту всі відповідні документи, які підтверджують такі витрати. Тобто,

Звіт про витрати, понесені у відрядженні, надає саме та особа, яка безпосередньо здійснювала оплату витрат

Як сказано в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, підприємство може компенсувати працівникові витрати на проживання (у тому числі на бронювання місць*****) в готелі на період відрядження без утримання ПДФО і військового збору (ВЗ). Обов’язкова умова — наявність документів, що підтверджують вартість понесених витрат.

***** До речі, витрати на броню можна сміливо компенсувати в повному обсязі — без обмеження в 50 % вартості місця за одну добу, яке містить Інструкція № 59. Адже вимоги цієї Інструкції, повторимо, обов’язкові тільки для бюджетних установ.

Зауважимо: суми компенсації витрат на відрядження, перелічених у п.п. 170.9.1 ПКУ, не є доходом саме такого (!) відрядженого працівника. Формально не оподатковуються тільки витрати на проживання одного працівника (автора авансового звіту), а не вартість проживання всіх працівників, за яких здійснювалася оплата.

Проте Мінфін спільно з Нацбанком давно визнали право держателя, зокрема, корпоративної платіжної картки оплачувати витрати на проживання за себе, а також за інших осіб, які одночасно з ним перебувають у відрядженні (листи Мінфіну від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 і НБУ від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767).

Вважаємо, такий же підхід зберігається при використанні особистої картки. При цьому для безподаткової компенсації таких витрат працівник, який здійснював оплату витрат на відрядження, зобов’язаний додати до Звіту належно оформлені документи (лист ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

На нашу думку, підтверджувати витрати слід одразу двома документами: (1) рахунком з готелю та (2) розрахунковим документом.

По-перше, у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ підтвердними документами названі рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання відряджених. У рахунку обов’язково зазначається:

— прізвище відрядженого працівника, за якого була здійснена оплата;

— строк його проживання;

— вартість основних і додаткових послуг, отриманих у готелі або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи.

По-друге, разом зі Звітом (до закінчення 10-го банківського дня після завершення відрядження, а за наявності поважних причин — 20-го банківського дня, згідно з абзацом «б» п.п. 170.9.3 ПКУ (103.17 БЗ)) надаються розрахункові документи (в оригіналі), що засвідчують вартість витрат на відрядження. Розрахунки з використанням платіжних карток оформляються документами в паперовій або електронній формі. Це можуть бути квитанція платіжного термінала, сліп, чек банкомата тощо (п. 3 розд. VII Положення № 705).

У разі застосування корпоративної картки, навіть за відсутності документа, що підтверджує отримання готівкових коштів з карткового рахунку, можна використовувати виписку з банку для підтвердження факту отримання готівки з поточного рахунку підприємства (див. 109.21 БЗ).

Вважаємо, так само можна підтвердити факт списання коштів з поточного рахунку підприємства (у тому числі при оплаті через інтернет-банкінг). Хоча в загальному випадку при оплаті через Інтернет фіскали, крім банківської виписки, наполягають на отриманні від постачальника послуги розрахункового документа (лист ДФСУ від 13.06.2018 р. № 2584/6/99-99-15-01-01-15/ІПК).

Отже, працівник, який фактично оплатив проживання в готелі за себе та своїх колег, до свого Звіту повинен додати:

(1) рахунок з готелю із зазначенням прізвища, строків проживання і вартості послуг кожної особи, за яку була здійснена оплата, та

(2) розрахунковий документ (в оригіналі).