Коворкінги: якими вони бувають, як вибрати найкращий і що туди з собою брати

До війни мільйони українців працювали віддалено вдома, без прив’язки до офісів. Зараз через постійні відключення світла та перебоїв з інтернетом стало неможливо – всі кинулися в коворкінги.

Coworking flat web infographic concept vector. Co-working group of people by the table. Office agency work process. Creative people collection.

Редакція MC.today розібралася, що таке коворкінг, яким він буває, що з собою туди потрібно брати і в чому його переваги.

• Що таке коворкінг
• Історія появи коворкінгів у світі
• Хто користується послугами коворкінгів
• Види коворкінгів
• Переваги та недоліки коворкінгів
• Поради, як вибрати коворкінг
• Найкращі коворкінги України з генераторами та «Старлінками»
• Creative Quarter (Київ)
• Creative States (Київ, Дніпро)
• Territory Coworking територія коворкінгу (Львів)
• Coworking Futura (Львів)
• Cooffice (Одеса)
• Коворкінг «UNIT.City Kharkiv» (Харків)
• Infinity Space (Суми)
• Креативний простір Артинов (Вінниця)
• Коворкінг центр «Дія.Бізнес» (Тернопіль)
• Promprylad.Coworking (Івано-Франківськ)

Що таке коворкінг

Коворкінг – це комфортний простір для спільної роботи або колективний офіс, де кожен може орендувати робоче місце на короткий (від 1 години) або довгий період, скористатися інтернетом та офісною технікою, перекусити та знайти однодумців.

Що таке коворкінг

Іншими словами, це щось середнє між офісом та кафе, де ви зазвичай зустрічаєтеся з друзями. Як і в офісі, у вас є свій робочий стіл, переговорні кімнати та зони відпочинку, ви можете користуватися ноутбуком та офісною технікою. Але немає чіткого графіка роботи, не потрібно дотримуватися дрес-коду і якихось строгих правил.

Концепцію коворкінгу можна розділити на кілька складових. По-перше, це можливість заощадити на окремому офісі, яка особливо актуальна для фрілансерів та підприємців. По-друге, місце, де за необхідності можуть розташуватися люди у відрядженні та ті, хто через війну не може працювати у своїх постійних офісах. І, по-третє, це простір, де фахівці різних професій можуть вільно спілкуватися та обмінюватися досвідом, чого часто не вистачає під час роботи з дому.

Не пропустіть жодної важливої новини від МС.today

Іноді коворкінги називають «гнучкими офісами». Ці поняття близькі, але мають низку відмінностей. « Гнучкі офіси» більше орієнтовані на корпоративних клієнтів. Орендарі мають виділені приміщення, які можуть трансформувати і оформлювати під свої потреби. Відвідувачі коворкінгів, навпаки, оплачують робоче місце в Open Space (відкритому просторі), але не можуть перебудовувати його за своїм бажанням.

Історія появи коворкінгів у світі

Винахідником коворкінгу вважають програміста Бреда Ньюсберга із Сан-Франциско. У 2005 році він шукав для себе офіс і був дуже засмучений, коли дізнався, що за приміщення потрібно викласти непідйомну для підприємця-початківця суму.

В ході курсу студенти навчаться техніці збору і аналізу вимог, документуванню та управлінню документацією, управлінню ризиками та змінами, а також навчаться моделювати процеси і прототипуванню.

Бред почав аналізувати ситуацію і зрозумів, що проблема актуальна і для багатьох його колег. Він вирішив зняти велике офісне приміщення та за невелику суму здавати місця в ньому для інших фрілансерів. Незабаром така система показала свою ефективність та отримала назву коворкінг від англійських слів collaboration (співпраця) та working (робота).

Цікавий погляд на історію колективних офісів пропонує ігровий серіал “Не спрацювало” (WeCrashed), який у березні цього року вийшов на канал Apple TV+. У 2010 році головний герой серіалу – підприємець Адам Нейман створив компанію WeWork . Її основною діяльністю стало створення коворкінгів, де люди могли б не лише працювати, але ще приємно проводити час, підвищувати продуктивність та заводити друзів.

Ідея припала до смаку споживачам у всьому світі, і компанія Неймана стала швидко зростати. У 2019 році WeWork вже відкрила понад 600 коворкінгів у 123 містах і перетворилася на світовий бренд вартістю $47 млрд . Однак потім всього за рік втратила близько $40 млрд: далися взнаки нестабільність цін на нерухомість і загальний спад економіки через пандемію коронавірусу.

Відвідувачі в коворкінгу

В Україні бізнес коворкінгів балансував на межі виживання під час локдаунів, але пережив друге народження із початком аварійних відключень електрики. Попит на оренду робочих місць, де працюють генератори та є стабільний доступ до інтернету, різко зріс. Місячна оренда без закріпленого місця у столичному коворкінгу коштує в середньому 4 500–4 800 гривень (приблизно $120). Ціни на закріплене робоче місце знаходяться в діапазоні від $150 до $270 на місяць.

Хто користується послугами коворкінгів

1. Підприємці-початківці – орендують робочі місця, зали для конференцій, переговорні кімнати. Це дозволяє знизити витрати в порівнянні з орендою постійного офісу і змінювати кількість місць, що орендуються.
2. Фрілансери та віддалені працівники – орендують робочі місця та офісну техніку. Користуються додатковими послугами, які включають обіди, тренажерні зали, навчальні курси, семінари.

Отримайте персональну стратегію як стати QA Engineer та одержіть свій перший офер у $ уже через 6 місяців.

Види коворкінгів

Сьогодні існує безліч видів коворкінгів, які відрізняються за доступністю, облаштуванням, наявністю додаткових сервісів, цільовою спрямованістю та іншими факторами.

Майстер-клас для дошкільнят у коворкінг-центрі “Світогляд”, Чернігів

• Офісні – місця в них орендують програмісти, копірайтери, маркетологи, фахівці з SEO. Зазвичай вони обладнані найнеобхіднішим: столами, стільцями, найпростішою оргтехнікою, кулерами з водою.
• Творчі – можуть взагалі не мати стандартних робочих місць, але відрізняються яскравістю та неординарним дизайном.
• Спеціалізовані – обладнані спеціальним інвентарем для майстер-класів, малого виробництва чи надання послуг. Наприклад, швейні коворкінги надають відвідувачам приміщення зі швейними машинами, розкроювальними столами, манекенами, лекалами та іншими швейними приладдями.
• Дитячі – призначені для навчання дітей творчим професіям, проведенню майстер-класів з ліплення, в’язання, бісероплетіння тощо.
• Для молодих мам – у таких коворкінгах обладнані дитячі кімнати, де діти можуть грати під наглядом вихователів, доки їхні мами працюють по сусідству.

Як керувати робочим простором: 5 базових навичок

Сучасний коворкінг бізнес – це не просто спільне використання офісної інфраструктури з метою здешевлення її вартості. Промисловість швидко розвивається. Коворкінг-центри перетворюються на осередок інновацій, творчості та нових можливостей для бізнесу. Звичайно, майбутнім та нинішнім власникам коворкінг-просторів необхідно скоригувати стратегії управління, щоб йти в ногу з цією еволюцією.

Мета цієї статті – допомогти вам впоратися із цим завданням. Тут ви знайдете поради щодо підвищення ефективності робочого простору, посилення вашого бренду, зміцнення спільноти резидентів та масштабування вашого бізнесу.

Ставте спільноту в основу

Орієнтованість на спільноту – це критично важливий чинник успіху будь-якого коворкінг-простору. Перш за все вам необхідно вирішити, хто є вашими цільовими клієнтами. Кожна аудиторія має свій набір вимог, а значить, структуру управління гнучким робочим простором і ваші дії змінюватимуться відповідним чином.

Але якщо ви хочете залучити підприємців та компанії, будьте готові надати їм окреме місце, організоване в офісі з можливістю кастомізації, а також переговорні кімнати. Короткий перелік послуг для цієї аудиторії може включати Wi-Fi, оргтехніка, секретаря, архів, невелику кухню, вбиральню, а також можливість приймати гостей. Цінова політика тут буде заснована на пропонованих послугах та піврічній чи річній оплаті.

Наймайте правильних людей

Коли ви знаєте, хто є вашими клієнтами та чого хочуть ці люди, настає час наймати ефективну команду, яка стане душею та серцем вашого простору. Кількість та навички персоналу, який вам необхідний, залежать від розміру закладу та послуг, які ви пропонуєте.

Ось мінімальний список основних вакансій, на які вам необхідно найняти людей, передати на аутсорс або закрити самостійно:

• Технічний експерт – допомагає клієнтам у вирішенні проблем з доступом до WiFi, налаштуванням і т.д., можливо, розробляє та керує веб-сайтом коворкінгу.
• Менеджер коворкінг-простору – ви чи інша людина, яка керуватиме бізнесом, розвиватиме його відповідно до бачення бренду, розв’язуватиме проблеми з резидентами, плануватиме фінанси, прийматиме рішення та буде робити все необхідне для задоволення потреб клієнтів.
• Менеджер приймальні – відповідає за щоденні та щотижневі перепустки, платежі, телефонні дзвінки та електронні листи потенційних клієнтів.
• Менеджер спільноти – відповідає за створення, залучення та розширення спільноти, а також за всю комунікаційну діяльність на сайтах, у соціальних мережах, на заходах тощо.
• Маркетолог – допомагає просувати коворкінг як онлайн, так і офлайн, підвищувати впізнаваність бренду, залучати нових якісних клієнтів.

Нічого страшного, якщо люди, яких ви наймаєте, не мають досвіду роботи у коворкінг-просторах. Ключем до побудови ефективної команди є потенціал кандидатів та їх відповідність унікальній культурі вашого коворкінг-простору, особливо якщо ви формуєте коворкінг в Києві

Уникайте поширених помилок

Багато коворкінг просторів зазнають невдач з певних причин, таких як недостатнє планування, брак реклами, невдале розташування, де немає попиту, і т.д.

Якщо ви читаєте цю статтю, ви маєте всі шанси обійти поширені помилки. Розгляньмо п’ять основних помилок, які вже притягли на дно багато коворкінг-бізнесів ваших колег.

• Погане планування
• Недостатній розвиток спільноти
• Управління коворкінгом як офісним центром
• Недостатні інвестиції у комунікацію та взаємодію
• Намагатися впоратися з усім самостійно

Інструменти для керування коворкінгом

Без спеціального програмного забезпечення керувати сучасним коворкінг-простором надзвичайно складно. ПЗ необхідне кожному оператору для організації роботи, розвитку бізнесу та спільноти, а також для спрощення та оптимізації щоденного використання робочого простору клієнтами.

Ось короткий список переваг, які ви отримаєте, використовуючи платформу для керування робочим простором:

• єдина база резидентів;
• автоматизація адміністративних завдань;
• перевірка доступності приміщень у режимі реального часу;
• онлайн-бронювання офісних приміщень, робочих місць та переговорних кімнат;
• веб та мобільні програми самообслуговування для резидентів;
• реєстрація гостей та безконтактний доступ до робочого простору;
• виставлення рахунків та віддалена оплата;
• зовнішні продажі;
• управління заходами;
• підтримка клієнтів;
• стрічка новин, переваги резидентів та просування додаткових послуг;
• оптимізація витрат та моніторинг ефективності;

Як бачите, система для керування коворкінгом робить практично все. Вам, можливо, знадобляться ще кілька додаткових інструментів для маркетингу та просування в соціальних мережах, управління паролями та побудови сайтів і блогів. Більшість таких ресурсів пропонують безплатні плани, яких має бути цілком достатньо для ваших потреб.