Які терміни зберігання документів відповідно до законодавства України 2020?

Закони вимагають, щоб бізнес зберігав документи. Пункт 44.1. Податкового кодексу України говорить, що “платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників … на підставі первинних документів” та іншої звітності. Перелік типових документів для українського бізнесу можна знайти тут. А в пункті 44.3 Податкового кодексу України зазначено, що «Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті протягом строку не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності або граничного терміну подання такої звітності, або з дня здійснення відповідної господарської операції, або з дня завершення терміну дії, якщо мова йде про дозвільні документи».

Для документів та інформації, пов’язаних з трансферним ціноутворенням, цей термін збільшується до 2555 днів.

1095 днів — це 3 роки. А 2555 днів — це 7 років. Кредитні договори, договори про переведення боргу та договори застави слід зберігати 5 років.

Відлік цих строків може бути тимчасово зупиненим. Це відбувається у двох випадках. Термін зберігання документів продовжується на період, протягом якого контролюючому органу заборонено проводити перевірку платника податків. І в разі, якщо платник податків перебуває за межами України, якщо таке перебування безперервне та продовжується більше ніж 183 дні, тобто пів року.

У деяких документів, зокрема нотаріальних та кадрових, термін зберігання перевищує 10 років. Трудові книжки тих, хто звільнився, але не забрав їх, потрібно зберігати 50 років. А звіти про перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування співробітника необхідно зберігати постійно, до ліквідації компанії.

Reisswolf Ukraine не тільки зберігає Ваші документи, а й впорядковує їх, описує, класифікує та при необхідності — оцифровує. У разі будь-якої перевірки у Вас буде швидкий і легкий доступ до них. Технологічні архівні послуги Reisswolf доступні будь-якому бізнесу, незалежно від його розміру. Звільніть робочий простір від паперу та зберігайте документи компанії надійно й впорядковано.

Як розрахувати терміни зберігання документів на підприємстві

Не впевнені, скільки років потрібно зберігати кадрові документи? Ми підготували роз’яснення. Строк зберігання документа, що цікавить саме вас, миттєво встановить онлайн сервіс.

Строки зберігання документів, у тому числі кадрових, відрізняються залежно від цінності інформації, що міститься в них.

Під час проведення експертизи цінності документів використовують типові та галузеві переліки. Основним загальнодержавним переліком, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Сервіс «Строки зберігання документів»

Тимчасовий термін зберігання документів

Частіше за все тимчасове зберігання документів триває:

Приклад:

На підприємстві зберігають 3 роки документи, які не ввійшли до складу особових справ, зокрема заяви, довідки, подання, та значну частина листів.

Строк зберігання «5 років» встановлено, зокрема, для документів (планів, звітів, листів) про стажування, а також для певних видів листування тощо.

Тривалий термін зберігання документів

До документів, що мають тривалий строк зберігання (понад 10 років), належать, зокрема, деякі види документів з питань охорони праці — акти розслідування професійних захворювань та отруєнь, акти, висновки, протоколи розслідувань нещасних випадків тощо.

Окрему групу у категорії документів з тривалим строком зберігання (75 років) становлять документи з кадрових питань (особового складу) — накази про прийняття на роботу, звільнення з роботи, суміщення та сумісництво тощо, картотеки до наказів з особового складу, книги реєстрації видачі дипломів у навчальних закладах тощо.

До категорії документів, що мають тривалий (понад 10 років) строк зберігання, належать також документи, для яких Переліком № 578/5 передбачено зберігання «До ліквідації організації». Це документи, що характеризують основні напрями діяльності організацій, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду. Такі організації не передають свої документи до державних архівів для постійного зберігання. У державних архівних установах їх включають до так званого Списку № 3. У переважній більшості це — підприємства, засновані на приватній та іншій недержавній формі власності (публічні та приватні акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю), а також організації, діяльність яких має допоміжний характер та основною функцією яких є господарське обслуговування.

Постійний термін зберігання

Цей термін означає, що документи заборонено знищувати незалежно від того, як довго їх зберігали. Якщо підприємство, що зберігає документи, ліквідується або якимось іншим чином припиняє свою діяльність, документи з цієї категорії потрібно передати до державних архівних установ.

Який термін зберігання на підприємстві для Додатка № 2 до Форми державних статистичних спостережень № КН (річна) «Список кандидатів наук, які вибули у звітному періоді»?

Річні зведені таблиці по області про кандидатів наук (форма № КН (річна) «Картка обліку кандидата наук», затверджена наказом Держстату від 13.11.2014 № 343 ; далі — форма № КН, Наказ № 343) постійно зберігають у територіальному органі статистики. Підстава — Методичні рекомендації щодо комплектування державних архівних установ статистичною документацією, схвалені Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву від 22.12.2015, протокол засідання № 7. Список кандидатів, які вибули у звітному періоді (далі — Список), — це додаток № 2 до форми № КН. Його також зберігають постійно в тому самому органі статистики.

На підприємстві Список зберігають 5 років (ст. 303 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар « Огляд Закону про мобілізацію: до чого готуватися роботодавцям », який відбудеться 28 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся