Що робити якщо порвав сторінку в книзі

0 Comments

Податківці розповіли, як правильно вести касову книгу

У Центральному міжрегіональному управлінні ДПС по роботі з великими платниками податків нагадали про правила ведення касової книги.

Так, згідно з п.п. 9 п. 3 розд. I Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, касова книга – це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.

Відповідно до абзаців п’ятого та шостого п. 39 розд. IV Положення аркуші касової книги нумеруються та прошнуровуються, опечатуються відбитком печатки, за наявності її в установі/на підприємстві. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчуються підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги – «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги – «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Пунктом 35 розд. III Положення передбачено, що касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов’язок щодо їх зберігання.

При цьому установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення й роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму й зміст касової книги в паперовому вигляді.

Подати звітність без помилок та вчасно допоможе онлайн-сервіс Liga:REPORT. У ньому все, що потрібно підприємцю – усі актуальні форми звітів з підказками, шаблони первинних документів, Електронна книга обліку доходів. Переконайтеся самі

Протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства – юридичної особи, а підшивки формуються в книгу. Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.

Згідно з п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) з дня подання податкової звітності, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності. У разі ліквідації платника податків документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Разом з тим, відповідно ст. 352 п. 4.2 глави 4 розд. І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, строк зберігання книг, журналів, карток обліку, у тому числі касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) становить 3 роки з урахуванням примітки 2 до ст. 186 п. 3.1 глави 3 розд. І Переліку № 578/5.

Отже, форма касової книги (типова форма № КО-4) визначена у додатку 5 до Положення, яким передбачено ведення цієї книги впродовж одного календарного року. При цьому, якщо у касовій книзі залишились не заповненні сторінки (пусті), то на таких сторінках проставляються прочерки або на наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги та засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи). Порядок закриття касової книги у випадку зміни її форми відповідно до законодавства, здійснюється таким чином, як і по закінченні календарного року. У разі, якщо протягом календарного року касова книга закінчується або змінюється її форма, то нумерація сторінок у наступній касовій книзі повинна розпочинатись з «1».

Якщо касова книга велась в електронній формі, то після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку, які формуються в книгу. Така книга засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, і передається для зберігання відповідно до законодавства України.

При цьому платники податків зобов’язані після закінчення касової книги, яка велась на паперових або на електронних носіях, зберігати її протягом не менш як 3 роки з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 3 роки з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 3 роки з дня завершення терміну їх дії).

Малий бізнес потребує великих зусиль. LIGA360 допоможе тримати на контролі свою підприємницьку діяльність й економити час. Отримайте повну базу законодавства, контролюйте звітність та заборгованість перед державою. Перевіряйте постачальників і клієнтів. Спробуйте всі переваги LIGA360: Підприємець, замовивши тестовий доступ.

Виправлення неправильного запису на титульному аркуші трудової книжки

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки відображаються відомості про працівника. До них належать прізвище, ім’я, по батькові, дата народження. Ці дані вносяться повністю, тобто без скорочень або заміни на ініціали.

Дані про працівника вносять до трудової книжки на підставі паспорта чи свідоцтва про народження (п. 2.11 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 № 58; Інструкція № 58).

У частині другій пункту 6.1. Інструкції № 58 мовиться про те, що бланк трудової книжки або вкладиша до неї вважається зіпсованим, якщо первинне внесення інформації було неправильним. У такому разі складається акт про списання зіпсованих бланків за формою, що затверджена наказом Мінстату від 27 жовтня 1995 № 227. Працівнику в такому випадку оформлюють нову трудову.

Працівник може скористатися правом на отримання дубліката трудової книжки (п. 5.6 Інструкції №58), якщо:

  • трудову загублено;
  • працівник не має доступу до неї, зокрема, внаслідок надзвичайної ситуації;
  • трудова книжка — непридатна до використання (якщо її було забруднено, розірвано, вона обгоріла, тощо).

Унесення запису про зміну дати народження, прізвища, імені, по батькові

Інструкцією № 58 визначено порядок унесення записів про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження до трудових книжок.

Про внесення таких змін до трудової книжки ідеться в пункті 2.13 Інструкції № 58. Підставою для них можуть бути такі документи:

  • паспорт;
  • свідоцтво про народження, зміну прізвища, ім’я та по батькові, шлюб або розірвання шлюбу.

При внесенні змін зазначається номер та дата цих документів за останнім місцем працевлаштування.

Ця інформація відображається на першій сторінці (титульному аркуші) трудової. Порядок такий:

  • інформація, що підлягає зміні, закреслюється однією рискою;
  • нові дані вписуються з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки. Такий запис завіряється печаткою відділу кадрів та підписом керівника установи.

Однак йдеться лише про зміни прізвища, імені, по батькові, дати народження, а не про їх виправлення.

Виправлення помилки на титульному аркуші трудової книжки

Як уже було зазначено, якщо при первинному заповненні трудової книжки було допущено помилку, таку трудову книжку списують та оформлюють нову.

Проте якщо помилку виявлено згодом — ситуація складніша. Розгляньмо декілька варіантів її вирішення.

Якщо помилку на титульному аркуші трудової виявлено під час оформлення або власне трудових відносин, роботодавець видає цьому працівникові дублікат трудової книжки.

Якщо працівник приносить трудову книжку з уже внесеними виправленнями (що є не правомірним), потенційний роботодавець направляє цього працівника до попереднього роботодавця, щоб той або оформив нову трудову книжку (якщо то було перше місце роботи), або видав дублікат трудової книжки (якщо виправлення внесено не за попереднім місцем роботи).

Роботодавець не повинен приймати від працівника трудову книжку, оформлену чи заповнену з порушеннями. У разі виявлення при прийнятті на роботу помилок на титульній сторінці трудової книжки роботодавець має спрямувати потенційного працівника на попереднє місце роботи для оформлення трудової книжки на новому бланку, або ж — дубліката трудової книжки (залежно від ситуації).

Стаття підготовлена за матеріалами журналу “Кадровик-01”

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар « Огляд Закону про мобілізацію: до чого готуватися роботодавцям », який відбудеться 28 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся