Які документи мають бути у кафе

0 Comments

Зміст:

Як відкрити ресторан? З чого почати і які документи отримати?

Йокогава Електрик Україна Лтд. може рекомендувати Володимира Гурлова та його команду як надійного юридичного партнера в Україні для іноземного бізнесу.

Президент АСБУ Тедеєв Е.С., Асоціація спортивної боротьби України

Асоціація спортивної боротьби України щиро дякує колективу юридичної компанії “Правова допомога” за взаємовигідне співробітництво.

Компанія Віталюкс високо цінує результати співпраці з ЮК «Правова допомога», і, грунтуючись на власному досвіді, готова рекомендувати її зацікавленим особам.

Товариство з обмеженою відповідальністю “Авіакомпанія Браво” висловлює подяку за співпрацю Юридичній компанії “Правова допомога” за якісне та оперативне надання юридичних послуг.

Головний офтальмолог України, Оксана Вітовська, Громадська спілка «Всеукраїнський альянс офтальмологів»

висловлюємо щиру подяку коллективу юридичної компанії «Правова допомога» та особисто Гурлову В. за професіоналізм і цілеспрямованість в роботі.

Останнім часом Україна стає все більш інвестиційно та туристично привабливою для іноземних відвідувачів, що значною мірою зміцнює економічний добробут українського населення.

Тому з кожним днем з’являється все більша кількість людей, які замислюються над відкриттям власного ресторанного бізнесу, бару, кафе чи іншого закладу громадського харчування.

Для внесення ясності в юридичну частину цього питання, ми вирішили написати цей матеріал. Ми поговоримо про те, як відкрити ресторан або кафе і що потрібно зробити для правильного оформлення Вашого ресторанного бізнесу.

Етап перший: вибір приміщення і фінансове планування бюджету (витрат) з метою мінімізувати ризики простою

Перше, що потрібно взяти до уваги при пошуку приміщення, це ДБН (державні будівельні норми) В.2.2-25: 2009 оскільки вони:

  • передбачають основні критерії до характеристик приміщень для ресторанного господарства (ресторани, бари, кафе);
  • встановлюють оптимальні і необхідні величини, такі як кількість місць, розмір приміщення; вимоги до обладнання та облаштування залів, кухні.

Але перед початком цього етапу необхідно визначиться з типом закладу, оскільки кожен з них має свої особливості. Законодавством передбачені такі типи закладів:

  • фабрики-кухні;
  • фабрики заготівельні;
  • кафе;
  • столові;
  • закусочні;
  • буфети;
  • магазини кулінарних виробів;
  • кафетерії;
  • ресторани і бари (які мають класи: перший, вищий, люкс).

Відповідно до кожного з них є свої вимоги щодо площі, облаштування обладнанням, кількості приміщень, вивіски, тощо.

Є й загальні вимоги до приміщень такого типу: наявність водопостачання, електропостачання, телефонного зв’язку, систем каналізації, вентиляції, тощо.

Важливо! Також має значення і те, в якому будинку розміщено приміщення (ТЦ, житловий, офісний, комерційний), оскільки перебування в житловому будинку відразу створює обмеження до режиму роботи та рівню дозволеного шуму (до 10 вечора і без супроводу музики).

При оренді приміщення також необхідна ретельна перевірка документів орендодавця, наявність у нього належних документів, тех. паспорту та відсутність обтяжень його майна (арешти, іпотеки чи ризикові судові спори), адже Ви зацікавлені у стабільності відносин з орендодавцем, аби можна було перейти до наступного етапу розбудови Вашого бізнесу

Етап другий: реєстрація потужностей, або отримання експлуатаційного дозволу від Держпродспоживслужби

Реєстрація потужностей – це дозвільний документ, який потрібен не тільки ресторанним господарствам, а й усім, хто здійснює операції з харчовими продуктами (виробництво, реалізація).

Винятком є ті заклади громадського харчування, які здійснюють діяльність, пов’язану з виробництвом та/або зберіганням харчових продуктів тваринного походження. Такі суб’єкти повинні отримати експлуатаційний дозвіл.

Неподання заяви про державну реєстрацію потужностей тягне за собою накладення штрафу на суб’єктів господарювання від 48 000 тис. гривень, а неотримання експлуатаційного дозволу на відповідну потужність, якщо обов’язковість його отримання встановлена законом – може загрожувати порушнику штрафом у розмірі від 120 000 тис. гривень.

Етап третій: безпека ресторанного бізнесу

Коли приміщення готове, а потужності вже зареєстровані, час подумати і про безпеку свого бізнесу:

  • поставити пожежну та охоронну сигналізацію;
  • отримати декларацію від ДСНС.

Крім того, спочатку, важливо, щоб приміщення було правильно сплановано і не викликало питань у разі перевірок. Не останню роль в успішному проходженні перевірок грає і те, в якому будинку знаходиться приміщення і що воно являє собою.

Наприклад, розташування в будинках особливого історичного значення або на терасах, вимагає додаткових дозвільних документів, а тому до такого вибору і планування треба підійти більш ретельно.

Стаття на тему: Чому так важливо завчасно звернутися за юридичною допомогою при ліцензійній перевірці?

У випадках, коли наш Клієнт має на меті створити якийсь дійсно унікальний продукт на ринку ресторанного бізнесу, хоче представити свій ресторан як індивідуалізований бренд, бажає запровадити новий формат послуг, особливий дизайн чи рецепти страв, ми пропонуємо йому подумати про реєстрацію торгової марки чи патентування окремих рецептів страв чи напоїв, що подаються у такому кафе чи ресторані. Ми можемо допомогти з цим процесом і навіть скоротити час очікування марки до мінімуму.

Етап четвертий: оформлення трудових відносин в ресторанному бізнесі

Вкрай важливим кроком в процесі відкриття ресторану є правильне оформлення, з точки зору трудового законодавства, всіх своїх співробітників і створення безпечних умов для їх роботи.

Цей процес необхідно продумати ще на етапі планування приміщення і врахувати наступні моменти:

  • поділ “холодного” і “гарячого” цеху;
  • уникнення постійної зустрічі відвідувачів і працівників Вашого закладу;
  • оформлення дозволів на обладнання підвищеної небезпеки, тощо.

Паралельно з етапом оформлення співробітників, можна зайнятися також питанням отримання для них медичних книжок та проходження медоглядів.

Існує перелік кола осіб, які зобов’язані пройти медогляд до прийому на роботу, а також регулярно під час роботи, а саме:

  • адміністратори;
  • завідувачі по кухні;
  • ті, хто безпосередньо готують їжу на кухні (кухарі, кондитери);
  • офіціанти;
  • працівники складів і холодильників;
  • прибиральники та клінінговий персонал.

Організувати таку кількість персоналу самостійно і правильно може бути непростим завданням, особливо з огляду на той факт, що після останніх змін в законодавстві, у Держпраці значно збільшилися повноваження у сфері перевірок.

Етап п’ятий: отримання ліцензій на алкоголь і тютюн

Для цього необхідно придбати РРО та оформити його в податковій, після чого отримати відповідні ліцензії.

Тут треба також проявити пильність, адже торгувати на єдиному податку повним спектром алкоголю неможливо. Для цього необхідно переходити на загальну систему оподаткування.

Але існує практика, коли декілька суб’єктів господарювання об’єднують свої зусилля і працюють в одному приміщенні на різних умовах оподаткування та з різними дозвільними документами, відпускаючи Клієнтів на різні чеки.

Таким чином оптимізується їх податкова база і зникає проблема ліцензування. Однак для розробки такої схеми не обійтися без кваліфікованого юриста. Адже продаж підакцизних товарів без належних на те дозволів тягне за собою штрафи, що починаються від 17 000 тис. гривень.

Етап шостий: розробка меню і прейскуранта для куточка споживача

У чому ж різниця між цими документами? Різниця полягає в тому, що меню містить позиції власного виробництва. А прейскурант містить в собі куплені товари. Але ця вимога наявності двох документів не поширюється на те меню, яке Ви будете надавати своїм відвідувачам.

Отже, для того щоб відкрити ресторан, доведеться пройти велику кількість етапів, кожен з яких вимагає не тільки уважності, але і великої бази специфічних знань. Відсутність такої бази може затягнути весь процес на місяці, а то й роки, що, безумовно, не вигідно для будь-якого бізнесу.

Для того щоб цей ризик не став реальністю, краще звернутися до кваліфікованих фахівців самого початку. Якщо Ви все ж відчуваєте в собі сили впоратися із завданням самостійно, але на одному з етапів розумієте, що Вам не вистачає підтримки – наші фахівці з радістю Вам допоможуть.

Звісно, не варто забувати і про ключовий елемент зовнішнього вигляду Вашого закладу харчування – вивіски, яку варто відмежовувати від реклами закладу. Розміщення вивіски з достовірною інформацією на ній приписує підприємцю законодавство у сфері захисту прав споживачів. В цій сфері є також певні труднощі, що полягають у тому, що у кожному населеному пункті владою затверджені свої особливості розміщення не тільки зовнішньої реклами, але і вивісок, недотримання яких тягне за собою штраф та їх демонтаж.

Літні майданчики – чудова можливість урізноманітнити локації закладу у теплу пору року та дати можливість Вашим майбутнім відвідувачам затриматися як можна довше в улюбленому закладі для проведення літніх вечорів, однак підприємцю варто пам’ятати, що і тут діє дозвільна система на такі територіальні зміни закладу. Так, якщо говорити про столицю, Київська міська державна адміністрація зобов’язала отримувати строковий дозвіл у вигляді довідки про функціональне призначення, без якої літній майданчик може бути знесено. Варто наголосити, що в інших містах можуть діяти власні процедури отримання та дозвільні документи.

Наша команда пропонує вам комплексну допомогу у відкритті ресторану в Україні:

  • консультуємо з питань відкриття ресторанного бізнесу та вибору організаційно-правової форми для ресторану;
  • проводимо перевірку нерухомості (приміщення для ресторану) у разі купівлі, а також супроводжуємо угоду купівлі/продажу;
  • розробляємо Дорожню карту під вимоги Клієнта (покрокова інструкція з відкриття закладу громадського харчування);
  • проводимо аналіз наданих Клієнтом документів для відкриття ресторану на предмет відповідності їх нормативним вимогам;
  • розробляємо необхідні договори, внутрішню документацію, необхідну для ведення даної діяльності;
  • готуємо повний пакет документів, необхідний для отримання дозволу СЕС, органів пожежного контролю, ліцензії на роздрібну торгівлю алкоголем і тютюновими виробами та інші;
  • консультуємо з питань процесу отримання дозвільних документів та ліцензії: підготовка документів, строки, подальші дії;
  • консультуємо з питань оформлення закладу: розміщення вивіски, реклами, оформлення куточка покупця, відтворення музичних треків у закладі.

За окремою домовленістю повністю беремо на себе юридичний супровід відкриття закладу громадського харчування з отриманням усіх необхідних дозвільних документів та ліцензії на продаж алкоголю.

Вартість пакетів послуг з реєстрації ресторану або іншого закладу в Україні можна дізнатися тут, або звертайтеся до наших спеціалістів для формування персонального пакета послуг.

Збираєтесь відкрити ресторан у Києві? Звертайтесь до нас! Ми запропонуємо вам комплексну юридичну допомогу для зручного та безпечного старту ресторанного бізнесу.

Не знайшли відповідь на своє запитання?

З будь-яких питань, пов’язаних з юридичним забезпеченням відкриття ресторанного бізнесу, звертайтеся до наших юристів!

Ми готові Вам допомогти!

Зв’яжіться з нами через пошту [email protected], за номером телефону +38 044 499 47 99 чи через форму:

Які документи потрібні для відкриття кафе та ресторану в Україні

Контент-маркетолог Poster. Пише про нюанси відкриття та управління бізнесом. Проводить інтерв’ю з експертами та власниками ресторанного бізнесу.

Зміст статті

Збір документів — перше, з чим ви зіткнетеся після вибору приміщення для кафе, бару або ресторану. Рекомендуємо детально вивчити це питання на етапі складання бізнес-плану кафе. Тільки після подання всіх заяв та отримання дозволів варто думати про наступні етапи. Радимо вам одразу вирішити, ви будуватимете кафе з нуля (шукати приміщення, обладнати його, робити перепланування) або підшукаєте вже готове місце. Другий варіант набагато менш клопіткий, вам не потрібно буде отримувати більшість проблемних дозволів, проте ви не зможете повністю підлаштувати приміщення під себе.

Також, щоб не втрачати дані про продажі, відстежувати наймаржинальніші позиції вашого меню, убезпечити себе від крадіжок зі сторони персоналу та коректно збирати дані для податкової, радимо на самому початку встановити у своєму закладі програму для обліку в кафе. Наприклад, програму для ресторану та кафе Poster можна спробувати безплатно протягом 15 днів, щоб зрозуміти, як працюють подібні системи обліку і для чого вони потрібні. Якщо ви шукаєте систему обліку для вашого бізнесу, дізнайтеся більше про переваги Poster перед іншими pos-системами на сторінці порівняння з альтернативою r-keeper. А тепер докладніше про документи.

Тож який вибрати шлях та які документи потрібні для відкриття кафе в Україні?

Готове приміщення

Оренда приміщення, де раніше вже було кафе, бар або ресторан. Усередині все облаштовано, обладнано, є розподіли: зал, кухня, туалети, склад. Плюси у виборі такого варіанту:

  • економія початкових вкладень;
  • швидкий запуск проєкту;
  • мінімум часу для отримання документів та підтвердження дозволів від різних органів (водопостачання, електрика, пожежна служба, СЕС, енергозбут та інші).

Для повноцінного старту свого бізнесу з таким приміщенням вам залишиться лише розв’язати організаційні питання:

  • вибрати форму оподаткування;
  • подати документи до податкової інспекції;
  • забрати всі дозвільні документи у власника та віднести їх до служб, вже зі своїм договором оренди;
  • переукласти договори на себе та почати працювати.

Мабуть, єдиний мінус за такого варіанта — обмеженість у виборі концепції, напрямку закладу. Припустимо, ви хочете відкрити винний бар із піцерією. Але частина приміщення, виділена під кухню, дуже маленька, і, згідно з нормами санепідемслужби, ви не можете отримати на це дозвіл, до того ж вам потрібно виділити місце під бар.

Хмарна каса Poster

Під’єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Відкриття з нуля

Якщо приміщення, яке вам сподобалося, раніше не використовувалося в громадському харчуванні, спочатку краще звернутися в проєктну компанію. Бажано, щоб вона була членом саморегулівної організації (СРО) з проєктних робіт. Більшість звичайних дизайнерських фірм не зможуть повноцінно допомогти вам отримати всі необхідні дозволи. Проєктна компанія допомагає вам на етапах:

— отримання дозволу на реконструкцію;

— отримання дозволу на введення приміщення в експлуатацію;

— затвердження нового технічного плану у БТІ.

Не забудьте перед початком будь-яких проєктних робіт укласти договір оренди мінімум на рік та зареєструвати його у Держреєстрі. Це обов’язкова умова, щоб отримати ліцензію на торгівлю алкоголем. Без договору оренди та документів на нерухомість ви не зможете отримати ліцензію.

При відкритті кафе з нуля доведеться тісно співпрацювати з різними інстанціями:

  • СЕС (будьте готові до дотримання норм, що стосуються вентиляції, освітлення, вологості, розмірів та структури приміщення).
  • Пожежна інспекція (вимагатиме наявність протипожежного захисту, сигналізації, плану евакуації, норми вентиляції тощо).
  • Водоканал, енергозбут.

Реєстрація у податковій

Якщо ви збираєтеся продавати алкоголь, краще одразу реєструвати юридичну особу, тільки так ви зможете робити це законно. Проте більшість власників невеликих закладів в Україні йдуть на хитрість та реєструють кафе з кухнею на ФОП (фізична особа-підприємець), а бар, який продає весь алкоголь, — на ТОВ. Ви, мабуть, не раз помічали, як у закладі вам віддають два чеки: окремо для кухні та для напоїв. Ось це якраз той яскравий приклад. Реєстрація як ФОП значно спрощує ведення податкової та бухгалтерської звітності.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Ще трохи про ФОП в Україні

Великий недолік такої форми ведення бізнесу — підвищена відповідальність. Ви будете відповідати своїм майном за будь-які зобов’язання та штрафи за вашим ФОПом. Так, і якщо ви збираєтеся ділити бізнес із партнерами або знайшли інвестора, така форма вам також не підійде.

Підготовка документів до податкової

Щоб успішно зареєструватися у податковій інспекції, одразу підготуйте весь пакет документів. Не варто залишати деякі з них на потім: так ви затягнете і без того нешвидкий процес.

Реєстрація ФОП в Україні потребує мінімальних матеріальних та тимчасових витрат. Достатньо:

  • заповнити реєстраційну форму;
  • принести та показати паспорт та довідку з ІПН.

Реєстрація ТОВ. Головна особливість цієї форми в тому, що весь статутний капітал розділений на частки, кожен з учасників ТОВ несе відповідальність лише в рамках своєї частки. Розмір часток ви вибираєте самостійно та вносите до статуту ТОВ.

Таким чином, ви можете вільно відкрити заклад із партнером, інвестором або просто убезпечити своє особисте майно від форс-мажорів. Мінус у тому, що витрати на реєстрацію ТОВ значно вищі, а необхідний пакет документів більший. Крім документів, потрібних для реєстрації ФОП, вам ще знадобляться:

  • протокол установчих зборів;
  • статут ТОВ;
  • якщо учасники ТОВ — юридичні особи — ще і їхні установчі документи.

Вибір виду діяльності

Тепер, коли ви будете заповнювати документи та дійдете до пункту «Види діяльності з КВЕД», ви не розгубитесь. Для ресторанного бізнесу в Україні це:

56.10 — діяльність ресторанів, надання послуг харчування. Блок включає послуги з надання харчування споживачам незалежно від того, де вони надаються: у спеціалізованих місцях громадського харчування або в ресторанах самообслуговування, споживають у приміщенні, забирають із собою або замовляють додому. Сюди також відноситься приготування та подача їжі для швидкого споживання з автомобілів чи пересувних вагончиків.

Існують і спеціальні пункти з більш конкретними видами діяльності (наприклад, якщо ви плануєте надавати послуги кейтерингу ):

56.21 Постачання готових страв для подій.

56.29 Постачання інших готових страв.

Вибір форми оподаткування

В Україні існує дві форми: загальна та спрощена. Але якщо ви плануєте продавати тютюн та алкоголь, спрощену вибрати не можна. Основна перевага загальної системи — податок сплачується не з усього виторгу, а тільки з доходів, до того ж ви можете займатися будь-яким видом діяльності (звісно, за наявності потрібних дозволів та ліцензій). У вас може бути необмежена кількість працівників та обсяг прибутку. Зворотний бік загальної системи — складне ведення бухгалтерського та податкового обліків.

Заклади, які не планують продавати алкоголь та тютюнові вироби, сміливо можуть переходити на спрощену систему оподаткування. Підійде як друга, так і перша група платників податків — вони описані нижче.

Друга група — кількість осіб, які перебувають з вами у трудових відносинах, не перевищує 10. Обсяг доходу не повинен перевищувати 1 500 000 грн. Податкова ставка — до 20% від розміру мінімальної заробітної плати.

Третя група — кількість людей, які перебувають із вами у трудових відносинах, не обмежена. Обсяг доходу не повинен бути більшим за 5 000 000 грн. Податкова ставка — 3% від доходу при реєстрації ПДВ або 5% для неплатників ПДВ.

Ліцензія на алкоголь

Зазвичай у кафе намагаються додати в меню алкоголь: його продаж значно підвищує обіг закладу та розширює коло потенційних гостей. Тут не обійтись без ліцензії на роздрібний продаж алкоголю. І не забувайте про термін та тип ліцензій. Наприклад, перед тим як відкрити пивний бар, подумайте, чи плануєте ви надалі продавати міцний алкоголь, адже від цього залежатиме тип ліцензії, а вона видається на певний термін.

Ліцензію в Україні можна отримати у Мінекономрозвитку, термін — 1 рік. Ліцензія видається упродовж 10 днів. Потрібні такі документи:

— довідка з податкової про взяття на облік;

— копія документа про реєстрацію електронного касового апарату з підписом керівника.

Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Документи СЕС для кафе

Необхідно обов’язково отримати висновок санітарно-епідеміологічної служби. Він не знадобиться вам тільки в тому випадку, якщо в приміщенні, що орендується, до цього був інший заклад громадського харчування і ви не плануєте реконструювати або переобладнувати його.

Щоб отримати висновок СЕС, потрібно надати:

  • посвідчення про держреєстрацію;
  • паспорт платника податків;
  • довідку з БТІ;
  • архітектурний та технологічний проєкт, що включає схему кондиціювання, вентиляції;
  • заяву власника;
  • копію статуту ТОВ (якщо ви оформляєте заклад на юрособу);
  • договір купівлі-продажу чи оренди приміщення;
  • погодження введення об’єкта в експлуатацію із боку СЕС.

Отримати заповітне узгодження СЕС можна у дозвільному центрі у районі, де знаходиться ваш заклад.

Безперечно, ви можете довірити збір документів стороннім компаніям під ключ, але вам у будь-якому випадку потрібно знати, що і для чого вони збирають. Як мінімум, щоб потім перевірити їхню роботу і контролювати процес збору.

Які ще необхідні дозвільні документи для відкриття кафе в Україні?

Крім виконання основних процедур, таких як реєстрація у податковій, оформлення договору оренди та отримання ліцензій на продаж алкоголю, вам потрібно укласти договори на:

— обслуговування з організацією, що забезпечує протипожежну безпеку;

— дератизацію та дезінсекцію.

Ці документи допоможуть вам під час проходження перевірок Державної інспекції України з питань захисту прав споживачів та ДСНС.

Підсумки

Бізнес з нуля — це завжди великі витрати, у тому числі й на документи, необхідні для відкриття ресторану. Не варто забувати також про оренду, купівлю нового або б/в обладнання, зарплатний фонд на перші місяці та інше. Про все це докладніше ви можете дізнатись у нашій статті «Як відкрити кафе». Відкриття вашого закладу та його подальша робота багато в чому залежать від правильно зібраних документів. В Україні законодавчі норми змінюються щороку — не пошкодуйте часу на їхнє вивчення. Навіть матеріал з нашої статті через деякий час може бути вже не зовсім актуальним або неповним, хоч ми намагаємося постійно оновлювати його. Бережіть свої нерви, уважно й неквапливо збирайте документи для відкриття кафе. Краще кілька разів все перевірити та уточнити у відповідних службах.

Матеріали за темою

  • Як відкрити ресторан в 2022?
  • Як відкрити кафе в 2023: скільки це коштує і що потрібно?
  • Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе
  • ТОП-10 помилок під час відкриття ресторану
  • Як вибрати приміщення під кафе і ресторан
  • Переваги купівлі готового ресторанного бізнесу
  • Яке холодильне обладнання потрібне для кафе та ресторану?
  • Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
  • Як вибрати та облаштувати складське приміщення ресторану: норми та вимоги
  • Розробка меню для кафе або ресторану
  • Яке обладнання необхідне для кафе та ресторанів: повний список
  • Як правильно оформити літні майданчики для кафе та ресторану
  • Тренди в дизайні інтер’єру кафе на 2022 рік
  • Як проаналізувати ринок, перш ніж відкривати кафе
  • Як відкрити кейтерингову компанію з нуля: бізнес-план кейтерингу
  • Як правильно скласти бізнес план для ресторану
  • Готовий план робіт з відкриття ресторану

Читайте також

Як відкрити ресторан в 2023?

Податковий та бухгалтерський облік ресторанів та кафе в Україні

Зі статті ви дізнаєтеся про особливості бухгалтерського обліку в закладі громадського харчування, як розрахувати рентабельність закладу та інші тонкощі оформлення документації.

Мабуть, основна складність ведення бухгалтерського обліку ресторану в Україні полягає в тому, що в одному закладі проходять три паралельні процеси, облік яких вам потрібно вести: виробництво, роздрібна торгівля та надання послуг. Але не все так складно. Головне, на початковому етапі розмежувати тип вашого бізнесу: малий бізнес — з одного боку, великий — з іншого. Від цього залежить вибір системи оподаткування, отже, і подальший бухгалтерський облік.

Податковий облік ресторану в Україні

Система оподаткування залежить від категорії закладу. Наприклад, якщо у вас кав’ярня, піцерія чи кафе без продажу підакцизних товарів, найкраще вести облік на єдиному податку 2 групи ФОП в Україні.

Малий бізнес організовують у вигляді ФОП чи ТОВ. Тут і є головна відмінність ведення обліку: товариство з обмеженою відповідальністю має вести бухгалтерський облік, крім податкового, а індивідуальним підприємцям це робити необов’язково, що спрощує їхнє життя. Якщо ви плануєте заклад з усіма комплексами, то це, швидше за все, буде загальна система юридичної особи.

ФОП

За спрощеної форми ведення бухгалтерського та податкового обліку в кафе ресторані підприємець обирає організаційно-правову форму для своєї ресторанної діяльності — ФОП.

ФОП відповідає за своїми зобов’язаннями всім своїм майном, яке має на праві власності, на відміну від ТОВ, яке відповідає тільки в межах статутного капіталу. Вибір ФОП як організаційно-правової форми підходить за умови одночасного вибору спрощеної системи оподаткування. Проте, якщо бар чи ресторан планує подавати алкогольні коктейлі, то ФОП на спрощеній системі оподаткування реалізувати алкогольні напої (підакцизний товар) не зможе.

Доходи враховуються касовим методом: все, що приходить на розрахунковий рахунок від покупців, вважається доходом, за винятком деяких випадків — наприклад, при поверненні від підзвітної особи або від постачальника, коли ми заплатили якусь суму, а потім постачальник повертає нам гроші, тому що не зміг виконати постачання, але це вже не покупці чи гості, а інші люди, з якими ви співпрацюєте.

В Україні касовий метод застосовують, як правило, тільки для ФОПа на загальній системі, де потрібно стежити, щоб кожен місяць були оформлені та оплачені всі постачання, інакше підприємство втрачає витрати та збільшує собі податок на прибуток.

Зрештою завдання підприємця, ресторатора — вести лише облік доходів, що зробити досить просто. Вам навіть не потрібне якесь спеціалізоване програмне забезпечення, потрібно просто підрахувати суми за банківськими виписками та по касі.

ТОВ

Якщо ресторан або бар має кілька власників, то ФОП не підходить і тоді варто зареєструвати ТОВ, засновниками якого будуть майбутні власники (інвестори) бару або ресторану. ТОВ має ряд переваг, серед яких відокремленість відповідальності ТОВ та його засновників, тобто власників ресторану чи бару.

Майбутні власники формують статутний капітал ТОВ, який може мати розмір бодай 100 гривень. Тоді ТОВ несе відповідальність за зобов’язаннями лише у межах 100 гривень. Крім того, якщо ресторан або бар має кілька власників, то шляхом внесення до статутного капіталу грошових сум різного розміру, можна визначити частку кожного з них, наприклад 70% на 30% або навіть 90% на 10%.

Працюючи з ТОВ в Україні, доведеться вести також повноцінний бухгалтерський облік та касову дисципліну. Податковий облік ведеться, як і у ФОП. Головний біль — формування регістрів бухгалтерського обліку, або, як їх ще називають, «проводок». Їх треба робити на кожну господарську операцію:

  • придбали товари у постачальника;
  • продали товари;
  • виплатили зарплату;
  • сплатили податки;
  • розрахували чи нарахували податки тощо.

На будь-який факт господарської діяльності потрібно формувати реєстри та показувати у відповідних звітах. Крім цього, здаються ще бухгалтерський баланс та звіт про фінансові результати. У цьому звіті показуються основні показники бізнесу на 31 грудня:

  • стан активів: обладнання для виробництва та торгівлі, меблі тощо;
  • скільки грошей у залишках, скільки вам винні покупці;
  • інформація про пасиви: заборгованості та джерела доходу.

Є ще таке поняття, як дебіторська заборгованість. Зараз пояснимо, як вона може виникнути, на прикладі. Припустимо, ви отримали щось від постачальника, але ще не заплатили йому — ось це і відбивається у пасиві балансу. Або засновники внесли якусь суму на придбання обладнання, все це — нерозподілений прибуток і збиток.

На превеликий жаль підприємців, подібна звітність цінності для них не має. Але ви повинні це робити, оскільки це частина бухгалтерського обліку, а ваш бізнес — юридична особа.

Для України ми розібралися, як можна заощадити на послугах бухгалтера та організувати облік, яку форму оподаткування краще вибрати для середнього та великого бізнесу в окремій статті « Які документи потрібні для відкриття ресторану».

Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Функції бухгалтера у ресторані

Професія бухгалтера є одним із затребуваних для малих і великих підприємств у сфері громадського харчування. Бухгалтерія в громадському харчуванні займається:

  1. Розрахунком фінансової частини бізнесу та документацією.
  2. Нарахуванням зарплати.
  3. Підготовкою та надсиланням звітності до податкової служби.
  4. Веде облік продуктів виробничих витрат тощо.

За даними аналітиків Work.ua бухгалтер повинен мати такі навички:

  • Знання математики та основ економіки.
  • Знання статистики та фінансів, трудового законодавства, законодавства у бухгалтерській галузі, основ аудиту.
  • Як вести бухоблік у кафе у програмах.
  • Здатністю до самоосвіти, зокрема покращювати навички ведення обліку у громадському харчуванні.
  • Любити цифри та розрахунки.

Основний документообіг ресторану в Україні

Які документи мають бути у ресторані?

Для відкриття бару або ресторану необхідно виконати такі дії та отримати документи зі списку:

  1. Витяг з Єдиного державного реєстру.
  2. Договір оренди приміщення від одного року/Свідоцтво про право власності на приміщення.
  3. Рішення ДПС про реєстрацію РРО.
  4. Реєстрація потужностей оператора ринку (ніякий документ за результатами реєстрації не розголошується).
  5. Сертифікат про впровадження ХАССП за стандартом ISO 22000:2007 (не обов’язково, але рекомендується).
  6. Виведення державної санітарно-епідеміологічної експертизи.
  7. Реєстрація пожежної декларації (ніякий документ за результатом здійснення такої реєстрації не видається).
  8. Ліцензія на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями.
  9. Трудові договори із працівниками.
  10. Медичні книги для працівників.

«З працівниками можна укладати трудові чи цивільно-правові договори про виконання робіт. З постійним штатом, як офіціантами, кухарями та барменами рекомендується укладати саме трудові договори. Адже часто спроби укласти цивільно-правові договори про виконання робіт, наприклад, з офіціантами, призводять до того, що Держпраці під час перевірок бачить, що мають місце саме трудові договори», — наголосила адвокат Вікторія Тютюнникова.

Відносини без укладання трудового договору, що закінчується притягненням до відповідальності за порушення трудового законодавства.

Також для запуску ресторану в Україні обов’язково знадобляться документи на касовий реєстратор.

Документи на касовий реєстратор

Які документи знадобляться на касовий реєстратор:

  1. Паспорт реєстратора.
  2. Свідоцтво про реєстрацію.
  3. Договір на обслуговування у сервісному центрі.
  4. Довідка про пломбування.
  5. Технічний висновок.
  6. КОРО (книга обліку розрахункових операцій).
  7. Опломбовані квитанції.

На цьому організація бухобліку у ресторані та звітності не закінчується.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Договір оренди приміщення для ресторану

У договорі оренди важливо вказати:

  • терміни оплати;
  • ціноутворення оренди за квадратний метр та її зміна;
  • періодичність зміни орендної плати (підвищення) та до чого воно прив’язується;
  • правила використання приміщення, що орендується;
  • терміни та відшкодування під час розірвання договору з боку орендодавця або орендаря.

Далі у статті ми ще розглянемо договори з постачальниками.

Договір про матеріальну відповідальність (ДМО)

Це угода між працівником та організацією, у нашому випадку закладом, де:

  • обумовлюються обов’язки адміністрації та працівника щодо забезпечення збереження майна закладу, з яким працює співробітник;
  • встановлюється матеріальна відповідальність працівника за небезпеку збереження цього майна.

При цьому неотримані доходи (втрачений зиск) стягненню з працівника не підлягають. ДМО важливий не тільки для роботодавця, тому що дає впевненість у тому, що продукцію чи обладнання не зіпсують, а й для самого працівника, оскільки він захищає його від безпідставних підозр та претензій.

Крім договору матеріальної відповідальності, до бухгалтерського обліку можна віднести товарні звіти.

Облік виробництва в ресторані

Заклад громадського харчування пов’язаний більше не з торгівлею, а саме з виробництвом. Ви купуєте інгредієнти, перетворюєте їх та продаєте у готовому вигляді як окремий товар. А облік виробництва є досить складним. Найчастіше використовують метод «партіон» — виробництво та продаж готової продукції партіями, наприклад, 15 піц або 10 салатів, де на кожну партію списується певна кількість окремих інгредієнтів.

Складність полягає в тому, що вам потрібно відстежувати всі ці витрати, а ще не забувати про працю персоналу, обслуговування обладнання, його зношування та інше. Для цього і потрібна автоматизація бухгалтерського обліку в програмі для ресторану. Щоб у реальному часі вести такий детальний облік роботи закладів, варто впроваджувати систему автоматизації, яка передаватиме всі дані у вашу бухгалтерську програму. Щоб зрозуміти, як працює система автоматизації, спробуйте Poster у тестовому режимі.

Бухгалтерські додатки не можу забезпечити такий детальний облік, там потрібно вбивати всю інформацію вручну — це дуже довгий і копіткий процес, і великі шанси, що ви внесете дані неточно. Так, сам бухоблік найчастіше ведуть в 1С, і саме з нею Poster повністю інтегрований, вміє вивантажувати та завантажувати накладні, звіти — повна двостороння синхронізація даних. Вашому бухгалтеру не потрібно розбиратися в обліку, яким користуватиметеся ви, як власник, або ваш керівник, а спокійно працювати у звичній системі.

Якщо не впровадите систему автоматизації на самому початку, організувати коректний та достовірний облік, у тому числі податковий, буде дуже складно. Чим краще і функціональніша ваша система, тим менший обсяг бухгалтерських робіт потрібно буде робити. Сподіваємося, з податковим обліком та автоматизацією процесів ми розібралися, тому йдемо далі, щоб зрозуміти як вести бухгалтерський облік у ресторані.

Облік сировини, товарів, тари на складі та в бухгалтерії

Бухгалтерський облік включає також фіксування всіх надходжень товарів, сировини та їх оцінку. Все починається, як завжди, з оформлення договорів на запит від закладу до постачальника. Постачальник повинен надіслати вам:

  1. Два примірники договору
  2. Статутні документи підприємства
  3. Прайс його продукції
  4. Санітарні сертифікати на продукцію

У договорі з постачальником важливо вказати:

  • терміни постачання після заявки;
  • час доставки;
  • відшкодування у разі порушення цих термінів;
  • терміни оплати та відстрочення оплати продукції;
  • відшкодування під час прострочення оплати;
  • повернення при неліквідності продукції та відшкодування у таких випадках.

Якщо ви працюєте із закупником, гроші йому потрібно видавати лише під звіт. Наприкінці дня закупник заповнює авансовий звіт на підставі чеків, товарних накладних та здає залишок або йому повертають перевитрату. Як показує практика багатьох успішних закладів, можна працювати і з постачальниками, і із закупником, тому що періодично постачальники не встигають поставити продукцію в потрібний час і ваш закупник набагато швидше купить, що потрібно, прямо зараз, щоб заклад не простоював, або якщо ці позиції набагато вигідніше купити на ринку чи супермаркеті.

Нарівні з урахуванням постачань вашому бухгалтеру або особисто, якщо ви не збираєтеся нікому довіряти свою бухгалтерію, доведеться враховувати також і списання.

Які бувають списання витрат у громадському харчуванні

  • Псування
  • Харчування персоналу
  • Частування гостя
  • Пророблення страв
  • Пророблення страв для ознайомлення офіціантів
  • Пророблення страв для фотографій
  • Перевірка смакових якостей страви
  • Перевірка ваги страви
  • Страви для СЕС на укладання санітарних норм

Посуд та прилади у громадському харчуванні

Мінімальні вимоги до підприємств громадського харчування:

  • Металевий посуд та столові прилади з мельхіору, нержавіючої сталі та інших сучасних сплавів.
  • Сортовий скляний посуд: кришталь, скло з малюнком або без.
  • Посуд з кераміки та дерева.

Щодо норм забезпечення підприємства громадського харчування посудом та приладами, то розрахунок ведеться так: мінімум один набір на одне посадкове місце. Але, як правило, для початку купують вдвічі більше.

Документально посуд та прилади оформляються, так само як і продукти.

Товарний звіт матеріально відповідальних осіб

Це облік у громадському харчуванні з руху запасів, товарів та тари. Його складають у двох примірниках за підписом бухгалтера та матеріально відповідальної особи. До першого екземпляру прикріплюють усі прибуткові, видаткові накладні та здають у бухгалтерію, а другий залишають у себе. Періодичність та строки складання звіту встановлюються наказом. На практиці ж у громадському харчуванні його роблять окремо за кожен день.

Товарний звіт складається з прибуткової частини, що заповнюється матеріально відповідальною особою на підставі первинних документів, що підтверджують надходження товару. Перед складанням бухобліку в барі всі документи мають бути розсортовані як «прихід» та «вибуття» товару. Видаткова частина заповнюється на підставі товарних чеків, Z-звітів та видаткових накладних.

Порядок заповнення звіту:

  1. Титульна сторінка.
  2. Суми залишку товару та тари на початок дня. Залишки повинні сходитися на кінець дня попереднього звіту.
  3. У хронологічному порядку заповнюються дані про надходження та вибуття товару за день відповідно до первинних документів, на підставі яких робилися операції.
  4. Сума залишку наприкінці дня.

Облік продажу алкоголю у ресторані

Для роздрібної торгівлі підакцизних товарів (алкогольні напої та тютюн) необхідно отримати ліцензію. Ліцензію може отримати ФОП чи юридична особа, яка планує здійснювати оптову чи роздрібну торгівлю алкогольними напоями, або виробляти їх. Під час здійснення торгівлі підакцизними товарами без ліцензії передбачено штраф.

СПД (ФОП чи ТОВ) на загальній системі здійснює продаж алкоголю через РРО. У цьому випадку облік у барі чи ресторані слід організувати так:

  • реєструється РРО, на які слід отримати реєстраційні посвідчення;
  • при обліку алкоголю в барі у розрахунковому документі РРО необхідно вказувати відомості про штрих-код марки акцизного податку — серія та номер.

При розрахунку бухгалтером податку на прибуток із суми, отриманої від продажу алкоголю за місяць, потрібно відняти закупівельну вартість напою та інші постійні витрати, як оренда, зарплата та інше. Далі по різниці оплатити 18%.

Звіт та сплата податку на прибуток має проводитися щороку. У разі якщо сума реалізованого алкоголю перевищить 1 млн/рік, тоді потрібно подати заяву до податкової для реєстрації платника ПДВ. Надалі ПДВ треба враховувати у сумі продажу.

Тепер поговоримо про персонал: як правильно вести бухгалтерський облік у ресторані та прописувати витрати на працівників.

Облік оплати праці

Вимоги до виробничого персоналу

Перше, що вам потрібно, це прописати посадові інструкції по кожній з наступних позицій:

  • бармен;
  • офіціант;
  • прибиральниця;
  • кухар (залежно від категорії або від займаної посади на кухні);
  • адміністратор;
  • закупник;
  • інші.

Саме посадові інструкції офіційно та документовано визначають, що саме має робити працівник у ресторані. Також цей документ має визначальне значення при вирішенні конфліктних ситуацій, коли співробітник не виконує своїх прямих службових обов’язків або не дотримується правил внутрішнього розпорядку закладу.

Як вести облік оплати праці персоналу ресторану?

Бухгалтерський облік у кафе включає контроль за чисельністю працівників, відпрацьованого ними часу та вироблення.

Для початку вам потрібно визначити кількість працівників, які будуть залучені на кожній ділянці, виходячи з площі та заповнюваності закладу. Крім того, не забувайте про дотримання норм охорони праці.

Як правило, це графік роботи 2 через 2, 40 годин на тиждень з окремою оплатою за вечірні, нічні, святкові, вихідні відповідно до КЗпП.

Є дві форми оплати праці, які найчастіше застосовуються у громадському харчуванні:

  1. Погодинна форма оплати: розрахунок заробітної плати, виходячи з окладу або тарифної ставки за фактично відпрацьований час.
  2. Почасово-преміальна система оплати праці: зарплата складається з оплати праці за фактично відпрацьований час та премії (місячної чи квартальної) за якісне виконання робіт та надання послуг.

Окремою темою під час бухгалтерії в ресторані це оформлення відпусток та лікарняних персоналу. Для цього потрібно скласти графік відпусток на кожного співробітника, видати наказ на відпустку та виплачувати відпускні за три дні до початку відпустки.

Хмарна каса Poster

Під’єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Ціноутворення у ресторані

Для початку розберемося, як формується ціна на страву, точніше, як це виглядатиме для вашого бухгалтера, адже для бухобліку ціна складається з величезної сукупності факторів:

  1. Собівартість страви (змінна складова).
  2. Заробітна плата всього персоналу: кухарі, закупники, офіціанти, прибиральниці, посудомийки тощо.
  3. Оренда приміщення.
  4. Податкова ставка.
  5. Інші витрати (пошиття форми персоналу, витрати на маркетинг та інше).
  6. Амортизація, ремонт приміщення, кухонного обладнання, передрук меню та ін.

Не забувайте, що ціна також залежить від концепції, цінового сегмента, цільової аудиторії та загальної ситуації на ринку громадського харчування. Якщо заклад демократичний і розрахований на великий оборот, то й ціна буде нижчою, з розрахунком більш заможну ЦА ціна зросте і т. д.

Що робити, якщо постачальник змінився або змінилися ціни?

Як правило, всі ціни на ринку приблизно однакові, ніхто не хоче втрачати прибуток, тому учасники ринку намагаються не демпінгувати, а залучати клієнтів якістю продукції та сервісом, умовами співробітництва.

До того ж варто щомісяця складати звіти про рентабельність та продаж продуктів і після цього коригувати ціни.

Що робити, якщо продукти зіпсувалися?

Спеціально для цього у бухгалтерському обліку є списання продуктів на псування. Такі списання зазвичай закладаються у собівартість у звіті про фінансові результати.

Як визначити асортимент страв?

Щоб скласти план-меню, спочатку потрібно обрати категорію, формат закладу (кафе, ресторан, кальянна, їдальня тощо). Потім ви аналізуєте ринок страв та, орієнтуючись на статистику, вводите найпопулярніші позиції, додаючи нові страви з інших країн. Далі дивляться за статистикою продажів: що йде, а що треба прибрати чи замінити. Статистику зручно відстежувати та аналізувати за допомогою систем для обліку у їдальнях, ресторанах, кафе. Докладніше про складання меню ви можете прочитати в окремій статті « Розробка меню для кафе або ресторану».

Встановлення норми вкладення сировини

Норми зазвичай встановлюються на підставі збірки рецептур або самостійно через так званий акт опрацювання, коли у вас велика недостача та відсоток норми збірки суттєво відхиляється від відсотка обробки сировини за фактом.

Розглянемо це на прикладі.

Обчислення вартості сировинного набору страв (порції)

Калькуляційна карта «Сендвіч з шинкою»

Найменування продукту

Кіл-сть, кг

Ціна

Сума

Шинка зачищена, н/ф

Помідор свіжий зачищений, н/ф

Помідор черрі зачищений, н/ф

Салат айсберг зачищений, н/ф

Хліб «Американський», шт.

РАЗОМ

32,2 грн

Встановлення продажної ціни однієї страви (порції)

Продажна ціна страви «Сендвіч з шинкою»:

  • Вихід страви — 200 г
  • Собівартість — 32,20 грн
  • Продажна ціна — 60 грн
  • Націнка — 28, або 86,34%

У цьому прикладі націнка для ресторану невелика, тому що позиція розрахована на велику оборотність страви.

Інвентаризація у ресторані

Як правило, інвентаризація в ресторані проводиться кожне 1-ше число місяця, перед нею обов’язково потрібно проводити всі прибуткові та видаткові документи. Якщо у вас є бар, то інвентаризацію бухгалтеру краще проводити разом із старшим барменом чи уповноваженою особою. На кухні інвентаризація проводиться з шеф-кухарем та технологом.

Як провести інвентаризацію в Poster

У програмі обліку Poster можна проводити як повну, так і часткову інвентаризацію складу. Наприклад, часткову інвентаризацію можна проводити раз на тиждень і тільки по позиціях, що швидко псуються. А повна, зазвичай, проводиться щомісяця.

Після проведення інвентаризації дані обробляються і залишки вводяться в програму автоматизації кафе, як це, наприклад, робиться в Poster. Всі напівфабрикати по кухні та бару розкладаються на окремі складові та додаються до фактичного залишку. Далі проводимо аналіз результатів інвентаризації. Якщо є розбіжності чи інші питання, робимо перевірку приходу-витрати, технологічної карти, відсотки обробки продукту.

Якщо є помилка, її потрібно обов’язково виправити, щоб не вносити неправильні дані до системи. Потім ви можете забути про це і лише збільшите проблему.

Якщо питання виникло за відсотком втрати при первинній обробці продукту:

  • проводимо додаткове опрацювання;
  • створюємо акт опрацювання та перераховуємо відсоток втрати.

Якщо проблема в тех. карті, тоді робимо додаткове опрацювання страви і перераховуємо всі витрати за залученими продуктами за період. Також є ще часткова інвентаризація, яка проводиться для перевірки лише однієї категорії продуктів, якщо при виправленні всіх недоліків у вас все одно залишається недостача або надлишок. Насамкінець відповімо на запитання, яке задають багато початківців і навіть досвідчені ресторатори.

Poster QR — меню, оплати і відгуки для вашого закладу

  • Без витрат на розробку та наповнення
  • Зрозумілий і звичний інтерфейс
  • Інтегровано з системою обліку

Зручно для закладу, зручно для гостей:

  • Оплати — ваш гість зможе оплатити замовлення за допомогою лише свого телефону.
  • Відгуки — збирайте відгуки по замовленням і стравам. Миттєво реагуйте на негатив, щоб виправити ситуацію тут і зараз.